對高校財務工作中電子發票運用的思考

馬尚

（安徽財經大學，安徽 蚌埠 233030）

1 電子發票的內涵與特征

1.1 電子發票的內涵

電子發票是發票的電子化存在形式，包括發票使用、管理全過程的電子化。電子發票不依托任何紙質憑證，獨立以數據電文形式存在，內容包含交易雙方購銷商品，提供或者接受服務以及從事其他經營活動中產生的所有細節信息，具備發票的完備形式，滿足作為商事憑證、會計憑證和稅務憑證的要求[1]。

1.2 電子發票的特征

1.2.1 發票使用管理過程的全電子化

發票使用管理過程的全電子化，是電子發票最基礎也是最重要的特征，包含發票發行印制、領用領購、開具保存、獲取傳輸、查詢的電子化等。

1.2.2 過程去紙化

電子發票的去紙化不等于無紙化，去紙化意味著電子發票在其使用、管理的全過程都應該全部或部分實現電子化。一方面符合“互聯網+”時代稅控的信息化管理，另一方面也符合厲行節約，建設生態文明的時代要求。

1.2.3 平臺集中化

電子發票需要一個功能完備、性能優越、可覆蓋海量用戶使用的集中系統和平臺，以供支撐電子發票的整體構架。電子發票管理系統應包括電子發票服務平臺和稅務管理后臺兩個部分，前者負責電子發票的開具等功能，后者負責電子發票的監管等功能。

2 電子發票入賬的挑戰

2.1 重復報銷

一方面，電子發票由商家開具，提供給購買者的通常是PDF文件，無論是何種格式，就如一張圖片，可多次打印，且多次打印均一模一樣。電子發票雖與紙質發票都有發票號碼、發票代碼等檢驗真偽、唯一性的標識，可是在報銷環節中，紙質發票一經入賬，無法由報銷人取回重復報銷，而電子發票因自身可多次打印的特點，若繼續沿用紙質發票在領導審批、財務監管方面的報銷制度，容易出現重復報銷的情況。另一方面，電子發票的可重復打印特點也會造成報銷人非主觀層面的重復報銷行為。紙質發票會隨著報銷結束而留存于會計檔案中，而電子發票的出現，報銷人忘記本次報銷的電子發票已經報銷，造成重復打印的局面，進而導致重復報銷。

2.2 真偽難辨

機打發票為稅務機關聯網開具，一般情況下對票據的合法性無法造假。故而接收機打發票對于財務監督審核來說幾乎沒有造成額外的壓力和工作量。而核查電子發票的真偽，擠占了財務人員處理業務的時間，增加了財務人員的工作量，為會計核算工作增加了難度。

電子發票是一個電子文件，可以對其進行PS處理，一旦對其金額、單位等信息進行修改，便加大了發票核查風險。惡意報銷人通過簡單的PS操作便可修改電子發票內容，蒙混過關便獲得套取資金的不法得利。而財務人員面對被修改的電子發票需要花費時間、精力去官網核查，而且發票代碼、發票號碼等標識一長串數字在輸入環節容易出現錯誤，加大了核查的難度。如果財務人員未能發現電子發票已被修改而進行核算入賬，這不僅是惡意報銷人的責任更是財務人員的過失，審計財務人員難辭其咎[2]。顯然，電子發票的修改成本遠遠低于核查成本，修改風險遠遠低于核查風險。

3 高校電子發票入賬現狀

3.1 建立臺賬

許多高校目前對于電子發票的報銷處理多為建立臺賬、備查簿等人工處理方法，將已審核的電子發票信息記錄在備查賬簿或Excel文件中，處理含有電子發票業務的單據時，還需比對備查賬簿或Excel文件，防止出現電子發票的重復報銷的情況。此種方法會耗費大量時間、精力去處理會計票據的基礎性審核工作。由于全部是人工登記，容易發生漏記、錯記的情況，從而失去會計審核、監督的意義。

3.2 報銷人誠信承諾

還有許多高校對于報銷人提供的電子發票以誠信約束來完成對票據真實性、合法性的監督。要求報銷人在打印成紙質版的電子發票空白處手寫“保證不重復報銷”并簽名，否則不予報銷。僅僅將電子發票提供者的“背書”作為財務審核的手段之一，內控從何而談？

4 高校電子發票財務管理的應對措施

4.1 制度建設方面

2015年11月，國家稅務總局發布第84號公告《關于推進通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》。同年12月，中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號發布修訂后的《會計檔案管理辦法》。這兩項公告為電子發票入賬及會計電子檔案提供了政策依據，給電子發票在財務中得以運用提供了土壤。高校為了適應“互聯網+”時代對現代財務管理的沖擊和影響，應主動學習國家出臺的新規章、新辦法，借鑒國內優秀企業先進的電子發票入賬經驗。更新原有發票入賬文件，制定新的電子發票報銷標準，為電子發票在財務管理中提供依據，做到所有電子發票報銷程序有章可循。

4.2 技術支持方面

面對電子發票由其特性衍生出“重復報銷、真偽難辨”的財務管理困難，從技術上鎖定電子發票的唯一性，確定真實性，是電子發票入賬難題最直接、最根本的解決辦法。隨著技術的開發，不需要財務人員建立臺賬重復勞動，也不需要報銷人手動錄入發票信息，僅需在手機或電腦中安裝一個類似“發票管家”的軟件，即可完成用戶對電子發票的查驗、錄入工作。

目前，電子發票右上角都有一個二維碼標識，電子發票上的二維碼記錄著關于“發票號碼、代碼、金額、日期”等最基礎的發票信息。掃描該二維碼可確定此電子發票的內容及開票單位，從而獲取電子發票的數據流[3]。

“發票管家”軟件內接高校財務系統，通過掃描電子發票的二維碼抓取發票關鍵信息，自動錄入財務報銷系統，生成報銷單據，并在附件中顯示原有發票的PDF或圖片格式文件，供項目簽批領導及財務審核查驗。外接國稅、地稅部門網上服務大廳接口，直接對接官方發票真偽查詢系統。當高校人員需要報銷電子發票時，只需用手機掃描電腦中電子發票的二維碼或直接在手機中打開電子發票文件，即可上傳該電子發票。錄入過程中，財務系統自動對報銷人上傳的電子發票進行檢測。該檢測既是對電子發票真偽性的甄別，又是對是否重復報銷的查驗。高校財務報銷系統對以往已成功報銷的電子發票建立一個數據庫，記錄發票號碼及代碼，一旦報銷人錄入的電子發票與數據庫中的發票重合，則視為重復報銷，報銷頁面將出現報錯，財務報銷系統也不予通過和保存。

4.3 人員培養方面

4.3.1 內部人員培養

再先進的技術也需要懂得操作的人來運行才能實現預期效果。財務系統需要高校財務人員定期維護，檢測電子發票數據庫是否實時更新，校驗電子發票報銷、入賬結果。隨著信息化技術的深入應用，高校財務人員不僅要具備財務方面的知識，還要掌握如計算機、網絡信息技術、電子商務等各方面的新技能，提高自身在新形勢下解決新問題的能力。高校財務部門也應主動更新觀念，積極應對“互聯網+”時代對財務領域的新挑戰，主動擁抱電子發票全面入賬的新時代、新機遇、新成果。

4.3.2 外部人員培養

高校財務部門還需對財務外部人員開展系統操作及財務報銷業務的培訓。引導報銷人正確使用財務報銷系統及“發票管家”軟件，打通電子發票報銷的各個環節，解決電子發票在高校財務部門順利報銷的“最后一公里”。