淺談醫(yī)院建筑工程檔案管理要求

劉麗

（濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院后勤管理處，濟(jì)寧272000）

1 引言

醫(yī)院建筑工程檔案管理是建筑工程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它記錄著建筑工程活動(dòng)的全過(guò)程，記載了醫(yī)院在行政批文、申請(qǐng)、可行性論證報(bào)告、建設(shè)、改建、維修、使用過(guò)程和結(jié)果等方面的技術(shù)狀態(tài)，這些文檔材料全面反映了建筑工程建設(shè)的詳細(xì)情況，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備都具有重要的利用價(jià)值。醫(yī)院后勤應(yīng)組建建筑工程檔案中心，負(fù)責(zé)工程文書、工程基建等各類檔案資料的統(tǒng)一管理，配備專職的檔案管理員來(lái)負(fù)責(zé)管理工作，建立完整、準(zhǔn)確的工程管理檔案。

2 醫(yī)院建筑修繕或改擴(kuò)建工程的特殊性

在醫(yī)院建筑施工過(guò)程和使用中，由于醫(yī)院施工環(huán)境特殊，涉及環(huán)境、設(shè)施、消防等安全，不可避免地會(huì)對(duì)患者和員工帶來(lái)或多或少的的影響，工程設(shè)計(jì)前要充分評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，確保施工中、施工后建筑與環(huán)境符合消防等方面的要求，保證建筑施工現(xiàn)場(chǎng)安全質(zhì)量，提供安全可靠的運(yùn)行環(huán)境。

實(shí)施過(guò)程中，醫(yī)院多部門、監(jiān)理單位、施工單位三方人員密切配合、全程跟蹤施工過(guò)程，從申請(qǐng)、論證、設(shè)計(jì)、工程概算、立項(xiàng)、審批、招標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收、結(jié)算及工程資料的整理歸檔等方面層層把關(guān)、嚴(yán)格管控。同時(shí)不斷學(xué)習(xí)國(guó)家的新的管理政策、行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并不斷修訂和完善，必須保證不帶來(lái)醫(yī)院感染、人員安全等方面的隱患，維持建筑設(shè)施符合感控、有害物質(zhì)和消防要求。

工程竣工后，工程全套資料整理歸檔，即施工前準(zhǔn)備、施工過(guò)程、工程竣工施工資料上交，從產(chǎn)生到做卷歸檔涵蓋了整個(gè)工程管理的全過(guò)程，鑒于醫(yī)院建筑修繕或改擴(kuò)建工程的特殊性，工程檔案尤為重要，它可為運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題、以后的修繕或改擴(kuò)建提供有力的技術(shù)支持和幫助。

3 醫(yī)院如何做好建筑修繕或改擴(kuò)建工程檔案管理工作

①建立健全檔案資料的收集與管理制度，明確施工檔案的歸檔范圍。

②對(duì)從事檔案管理專職人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高專業(yè)技能，可以通過(guò)外出檔案方面的專業(yè)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)，把學(xué)到的知識(shí)運(yùn)用到具體實(shí)踐中[1]。

③工程資料的一般要求：

歸檔的工程文件應(yīng)為原件，實(shí)在不能提供原件的，注明原件位置并簽名，比如招標(biāo)工作需要原件，那就注明“原件***時(shí)間轉(zhuǎn)招標(biāo)辦”；

工程文件內(nèi)容必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程，工程文件必須真實(shí)、準(zhǔn)確、與工程實(shí)際相符合；

工程材料的應(yīng)采用耐久的書寫材料，采用藍(lán)黑墨水或簽字筆。紙張采用標(biāo)準(zhǔn)A4（297 毫米×210 毫米）打印紙；

工程文件字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，蓋章簽字手續(xù)完備。若復(fù)印文件要清晰，竣工圖要蓋有竣工圖章和監(jiān)理單位的公章；

大號(hào)圖紙可存放在合適的資料櫥內(nèi)，不同幅面的圖紙統(tǒng)一折疊成A4 幅面，圖標(biāo)欄露在外面，便于查閱，較大號(hào)或量大型圖紙可成冊(cè)成本存放；

建立影像資料庫(kù)，工程完成后整理歸類影像資料并存入資料庫(kù)。

4 建立后勤工程檔案收集的流程

4.1 工程編號(hào)建檔

工程開(kāi)工前，由負(fù)責(zé)人簽發(fā)工程開(kāi)工通知單，交工程檔案管理人員確認(rèn)無(wú)誤后，根據(jù)工程性質(zhì)（大、小型工程、零星改造工程）發(fā)放工程開(kāi)工編號(hào)，并做好工程建檔工作。

①零星工程：工程造價(jià)五萬(wàn)元以下，****醫(yī)院工程-LX-201600。

②小型工程：工程造價(jià)五萬(wàn)元至五十萬(wàn)元，****醫(yī)院工程-XX-201600。

③大型工程：工程造價(jià)五十萬(wàn)元以上，**** 醫(yī)院工程-DX-201600。

4.2 工程驗(yàn)收后資料存檔

①工程竣工驗(yàn)收后，一周內(nèi)工程監(jiān)管人員負(fù)責(zé)將施工過(guò)程中所有文檔資料及影像資料交由科室負(fù)責(zé)人審核，工程檔案管理人員審核無(wú)誤后，雙方辦理資料交接手續(xù)。

資料包括工程前期資料（行政批文、科室申請(qǐng)、論證報(bào)告、辦公會(huì)紀(jì)要、方案設(shè)計(jì)、招標(biāo)技術(shù)要求、合同等）；工程監(jiān)管資料（風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表、風(fēng)險(xiǎn)分析及風(fēng)險(xiǎn)控制措施、危害通知及風(fēng)險(xiǎn)措施表、工程危害預(yù)防控制措施、感染控制施工許可證、工程施工許可證、工程施工監(jiān)督日志等）；竣工驗(yàn)收資料（工程竣工報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)、施工竣工技術(shù)資料、工程驗(yàn)收問(wèn)題記錄表、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）；竣工結(jié)算資料（工程結(jié)算申請(qǐng)、工程結(jié)算書、工程竣工結(jié)算圖紙及相關(guān)變更簽證審計(jì)結(jié)算報(bào)告等）。

②工程檔案管理人員負(fù)責(zé)將全部工程資料裝訂成冊(cè)放入檔案盒內(nèi)，檔案盒標(biāo)簽應(yīng)標(biāo)明工程名稱、開(kāi)工編號(hào)及樓宇號(hào)碼[2]。

③資料目錄一式兩份，一份放入檔案盒內(nèi)存檔，一份做為資料交接憑證。工程檔案管理員初步審核后，交負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)資料完整無(wú)誤后歸檔（內(nèi)容缺失、會(huì)簽不齊全不予存檔）。

其他要求：

①工程施工進(jìn)行時(shí)，工程監(jiān)管人員要隨時(shí)收集完善工程資料。

②工程竣工驗(yàn)收之日起一月內(nèi)，準(zhǔn)備工程結(jié)算資料。

③工程資料建檔后，結(jié)算資料可隨時(shí)完善、歸檔。

4.3 借閱、借閱登記

①已歸檔資料如有特殊情況需要查看或帶走的，要由科室負(fù)責(zé)人同意后方可借閱，使用完畢后及時(shí)歸還。資料員做好借閱臺(tái)賬登記和資料催換工作，保證資料完整性。

②施工人員因工作調(diào)離本項(xiàng)目的，需將其簽收負(fù)責(zé)的有關(guān)工程質(zhì)檢資料以書面形式移交接收人，并將移交清單交工程資料管理員核實(shí)后方可離場(chǎng)。

5 結(jié)語(yǔ)

工程檔案不僅是建筑規(guī)劃及使用、建筑改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)，更是工程負(fù)責(zé)查證的重要法律依據(jù)，同時(shí)它更是工程建設(shè)的潛在生產(chǎn)力。醫(yī)院后勤要高度重視建筑工程檔案管理工作，從醫(yī)院百年大計(jì)出發(fā)，加強(qiáng)工程檔案資料的科學(xué)管理工作，為醫(yī)院今后的發(fā)展建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。