淺談機關文件與檔案一體化管理

王耀輝

（吉林省四平地質工程勘察院，吉林 四平136000）

1 文檔一體化管理概述

就文檔一體化管理來說，其是借助計算機及其技術的功能，以文件生命周期理論為基礎，進行文件制作、使用、暫存、永存四個階段的管理，從而實現文件的全過程管理，進而達到文件與檔案管理的最佳效果[1]。對于企業來說，文檔一體化管理不僅是檔案管理的發展趨勢，而且是現代企業發展的需要，更是電子檔案文件發展的必然要求。為了實現企業的現代化發展，做到與時俱進，則需要加強企業檔案的管理工作，將文件與檔案的一體化管理落實到位，提高文檔管理工作的效率，節約企業發展過程中人力、物力的消耗，從而為企業的長久發展提供保障。

2 文檔一體化管理思路

2.1 文檔應用系統設計思路

為了實現文檔一體化的管理，則需先進行管理應用系統的設計，即借助網絡服務器、數據管理平臺等方式對文件和檔案進行有效管理。就應用系統來說，工作人員可以對文件進行瀏覽、修改，在進行檔案歸檔時，可對電子文件和檔案進行篩選和整理，從而對文件和檔案進行相應的處理，即需保存的文檔進行保存，需傳送的文檔進行傳送。電子文檔已成為現代辦公常用的一種文檔方式，通過使用管理應用系統，可以幫助文檔管理工作人員進行相應的工作，減輕工作人員的負擔，同時能夠保障文檔的完整性、可靠性，從而降低文件傳輸、保存等過程中錯誤發生的概率。

2.2 文檔一體化管理的互動性

文書工作是企業文件管理工作中的基礎環節，其與檔案工作存在一定的聯系，為了進一步提高文檔的管理水平，則需要加強兩者間的關聯性，將兩者有效地結合在一起，從而提升企業文檔管理的質量和服務水平。在實現文檔一體化管理的過程中，檔案工作與業務系統存在相互作用，即業務系統的工作可以為檔案工作人員提供幫助，在一定程度上強化了社會積累財富的執行力。同時檔案工作可以完成業務工作的信息積累和經驗總結，為企業開展業務工作奠定基礎。除了業務部門外，其與財務部門、人力部門等都有一定的聯系。總之，在文檔一體化管理的實現過程中，應加強文檔管理與其他部門的互動性，從而促進各部門的共同發展，進而推動企業的持續穩定發展。

2.3 工作流程的集成化

就傳統文件管理來說，無論是文件的形式、歸檔，還是檔案管理的提供利用、保管等，都將文件生命周期劃分為現行期、半現行期、非現行期三個過程，且三者間存在相互獨立的關系，通過對應的三個部門（現行業務工作部門、機構檔案室、檔案館）進行工作[2]。而文檔一體化管理，則是將文件、檔案的管理流程進行了集成化處理，即保障系統、控制中心、工作制度、工作程序等方面的統一性，將檔案的著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿到文件的形成、流轉、移交、保存等各個環節，從而保障工作流程的集成化、信息的共享化。另外，還應優化工作流程，使其能夠對不同的文件進行針對性的處理，從而簡化文檔管理的流程，提高文檔管理工作的效率，保障文檔信息的有效性、完整性。

2.4 業務處理的自動化

安全網絡、計算機技術、信息系統等方面是文檔一體化管理實現的重要基礎，先進的管理理念是發揮文檔一體化管理職能的重要前提，在先進的理念、技術等方面的條件下，能夠實現自動化的信息系統構建，從而提高文檔一體化管理的效率和質量。另外，業務工作是企業經濟效益增加的重要途徑，為了保障業務工作的高效率、高質量，則需要增加業務處理相關的系統自動處理技術，比如，電子文件處理的責任鏈信息記錄、電子文件版本信息的自動跟蹤等，這些文件自動處理技術的應用使得業務處理工作的自動化程度大大提高，同時降低了人工操作的復雜程度[3]。此外，在業務的自動化處理過程中，會在系統身份認證后有相關記錄的生成和保存，極大程度上保障了電子文件生命周期內活動信息記載的有效性、真實性。

3 結語

總而言之，文檔一體化的管理是現代化企業發展的必然選擇，通過對文件和檔案的有效管理，在促進其與各個部門工作效率的同時，使得各部門間的溝通交流增多，減少錯誤操作，促進部門之間的共同發展。在進行文檔一體化管理建設的過程中，應加強文檔應用系統的設計質量，強化部門間的互動性、提升工作流程的集成化和業務處理的自動化，從而真正落實文檔一體化管理，進而推動企業的現代化發展。