事業單位檔案信息管理化建設的問題及應對策略

徐 紅

吉林省通化市東昌區婦幼保健計劃生育服務中心 吉林 通化 134001

引言

檔案信息化管理中為了達到檔案的實體模式向檔案實體數字化信息這種檔案管理模式的轉變,必須對有關檔案信息的資源進行管理,以便可以對相關的檔案信息進行更好地分類、分析、提取和加工。使檔案管理模式可以更加完善。事業單位檔案管理信息化建設檔案信息化的管理,使檔案信息資源能夠形成電子信息資源中心,管理人員可以方便直觀的讀出信息資源,減少工作量,降低工作負擔,從而可以使管理人員的工作效率顯著提升,以便使檔案信息的資源可以從中發揮最大的效益。即使電子檔案與傳統的檔案管理相比,有諸多優點,如既可以使檔案管理更加的快速便捷,安全環保,并且也能夠提供更加高效優質的社會服務,同時還能降低檔案管理的成本。對檔案管理的手工操作在絕大多數的事業單位中還是保留下來。事業單位改變這一傳統模式,采用檔案信息化管理,確保檔案管理更加專業化,電子化,技術化,以此來讓事業單位的檔案管理更好地適應時代發展的需要。

1 加強事業單位檔案管理工作的意義

(一)提高檔案管理的整體工作效率事業單位的檔案管理工作主要是將數據信息以及事業單位的歷史發展資料進行全方面的歸納與整理在信息化的時代,如果可以將信息化技術合理應用于檔案管理的優化中,能夠顯著提高事業單位檔案管理的工作效率。(二)信息化發展的必然趨勢現如今,信息化不斷發展,多媒體技術日漸發達,各行各業都開始順應如今時代的發展趨勢將內部管理技術以及手段逐漸結合信息化技術進行創新和優化,這樣不僅能夠顯著提高生產力,而且有助于事業單位的可持續發展。

2 事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

信息資源建設“重開發,輕利用”檔案部門為了做“面子工程”片面追求檔巡查館藏數字化的數量,未做館藏資源分析就盲目展開數字化工作。一方面,浪費了本就有限的人力物力,分散了開展檔案信息資源其他方面工作的精神;另一方面,這些大量的信息數據造成了不必要的存儲壓力,增加了基礎設施建設的負擔。信息資源開發“表層化”。檔案的信息資源開發工作過于“表層化”,仍停留在目錄錄入,數字化掃描上。若開發工作中只注重改變檔案信息的存儲方式——從傳統保管轉化為數字化、網絡化保管、而非尋求轉變帶來的信息利用方式的改變——從手工檢查索閱轉變為隨時隨地網絡檢索查詢,那么,信息資源建設就成了一道擺設,失去了它的真正意義。信息資源開發各自為政,缺乏溝通。目前有大量已開發的目錄信息資源無法實現聯網互通、數據共享。各館的信息資源無法適應跨系統,跨平臺的網絡化應用需求,使信息資源開發出現各自為政、無法連通的現象,而檔案信息的機密性又加劇了這現象的出現。在檔案信息資源的開發工作中,大多數檔案部門法律意識淡薄。事業單位中專職工作人員的職業性不強。大部分的事業單位對于檔案管理不給予培訓導致其落后于現代化的進程,而且我國檔案管理信息化建設的部分工作人員仍然表現出了職業素質低、專業性不強。缺乏保障檔案信息內容的安全。日常生活中,這個問題很容易被檔案管理人員所忽視,機密資料的信息安全便常常受到威脅。

3 信息化管理策略

3.1 管理方案 在采集和形成檔案時,主要包括以下幾個步驟：(1)可直接在計算機系統從錄入、掃描到上傳一體化完成紙質文件的數字化;(2)可在系統中批量新建檔案條目,并可對應繼承屬性;(3)可利用Excel批量導入案卷目錄與卷內目錄,讓檔案錄入更輕松;(4)可根據順序、文號、檔號等條件,批量更換條目正文,輕松完成檔案數字化;(5)利用方便的歸檔編輯工具,對待歸文件實現集中式歸檔操作;(6)可職能歸檔文件,實現案卷級的流程化歸檔,減輕檔案管理人員的負擔,保證檔案資料的完整性。在存儲與積累檔案時,可以進行分布式的多全宗管理,各全宗管理既相對獨立,又互聯互通;可以自由配置檔案管理分類,自由賦予信息屬性,適應個性化的檔案分類管理以及管理不同門類檔案的需要;可對檔案進行專業的自動編號、標引、注冊與注銷,檔案注冊后,自動化生成歸檔編號、統計文件數及頁數;過期檔案進行快速查詢、注銷與刪除,可打印注銷清冊,并支持注銷數字化檔案的存儲。

3.2 積極開展人員培訓教育 事業單位作為檔案信息化建設的重要參與者,需要檔案管理人員具備一定的綜合能力,不僅能夠全面掌握檔案管理相關內容、檔案業務、信息化技術等內容,還要對“互聯網+”的檔案管理發展方向有著一個大概的掌握。這就需要事業單位積極開展人員培訓教育工作,引入綜合性人才,以此保證檔案管理人員的專業水平提高。除此之外,事業單位要根據當前檔案信息化建設的發展方向,對檔案管理隊伍進行針對性的培訓工作,以此優化隊伍結構,提高檔案管理人員的綜合素質。

3.3 構建信息化平臺推廣 在事業單位的信息管理系統中建立檔案管理系統,使其成為一個一體化系統是非常有必要的,通過資源的共享,可以使檔案管理系統獲得綜合效益。將信息化技術應用于檔案管理系統中,可以使其具有強大的檢索功能,這樣就可以將計算機網絡所具有的優勢充分發揮出來。

結語

在科技高速發展的今天,許多的企事業單位中,檔案的信息管理還處于起步階段,還存在著各種各樣的問題。各企事業單位的檔案管理信息化建設還會是一個長期的過程,各單位應找準不足,與時俱進,吸納高新技術,廣納賢才,不斷完善檔案信息化管理系統,從而提高自身的社會競爭力。