淺談少數民族人物檔案的整理方法
——以“內蒙古‘三少民族’檔案資源建設及數字化共享平臺研究”項目為例

烏 冰

內蒙古自治區檔案局(館) 內蒙古 呼和浩特 010000

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。著名人物檔案作為檔案的一個單獨門類,記載著杰出人物成長、發展的革命足跡,總結著歷史經驗,是進行愛國主義和革命傳統教育的寶貴財富。內蒙古自治區是我國成立最早的少數民族自治區。70年來,在中國共產黨的正確領導下,內蒙古一代又一代領導人團結在黨中央周圍,帶領全區各族人民艱苦奮斗、開拓創新,全區經濟、政治、社會、文化和民族團結進步事業取得了歷史性的輝煌成就,發生了翻天覆地的變化;一代又一代科技、文學藝術工作者和各方面優秀人才無私奉獻,頑強拼搏,為自治區各項事業的發展做出了杰出貢獻。內蒙古波瀾壯闊的革命、建設和改革開放歷程,凝結著為崇高理想而奮斗的堅定信念,反映著為強區富民而艱辛探索的崇高品德;一代代仁人志士在長期的革命和建設中形成的優良傳統,為內蒙古今后的發展提供了精神動力和寶貴的經驗,奠定了堅實的基礎。著名人物檔案從一個側面生動地反映了歷史留給我們的這些寶貴財富。做好名人檔案工作,更好地繼承優良傳統,結合新的時代和實踐要求,不斷發揚光大,必將為打造祖國北疆亮麗風景線提供強大的精神動力。

內蒙古檔案館于1989年正式開展為自治區各行業、各領域著名人物建立檔案的工作。1990年,正式為自治區各行各業、各界著名人物建立名人檔案全宗。經過近30年的不懈努力,現已征集到包括烏蘭夫、楊植霖、高克林、王鐸、王再天、吉雅泰、奎璧等各界170余位名人的文書、照片、證件、實物等不同載體的檔案檔案31898件。2016年,國家檔案局批復了內蒙古自治區檔案館申報的“內蒙古‘三少民族’檔案資源建設及數字化共享平臺研究”科技項目任務,項目為期三年。筆者作為項目組成員,通過參與整理“三少民族”人物檔案的征集與整理工作,結合往年開展的名人檔案工作實踐經驗,現就該項目中少數民族人物檔案的整理工作簡述如下。

一、少數民族人物檔案的整體情況

自上世紀八十年代以來,全國多個省、市因地制宜形成了適合本地區的著名人物檔案管理制度和具體整理方法。1989年,內蒙古自治區檔案館以王再天檔案為試點,較早地開展了著名人物檔案的探索工作。自1990年起自治區檔案局先后3次制訂了關于名人檔案整理的試行辦法,在新的檔案理論和信息技術的推動下,不斷探索更適宜的名人檔案整理方法。少數民族人物檔案整理工作也在以往名人檔案整理方法的基礎上進行總結推進。

二、少數民族人物檔案的整理方法

(一)分類。少數民族人物檔案有多種分類方法,為便于實際操作和以及檔案的保管利用,依據少數民族人物檔案不同的載體特征,其類別大致可分為：文書、書畫、簡報、簿冊、證件、照片、聲像電子、實物等八大類。

(二)組卷。組卷的原則要遵循少數民族人物檔案形成的客觀規律,保持文件材料之間的內在聯系,真實反映少數民族人物工作、學習、生活的本來面貌。依據檔案的不同內容、時間及載體特征進行整理。文書類、剪報類、簿冊類可采取單份材料為單位,附“文件簽”詳細填寫文件標題等內容,單獨編頁,按年度排列,依問題組卷,對無標題文件,按照文件標題“三要素”：責任者、內容、文種進行擬寫。書畫類按照卷筒狀(裱糊好的)和可折疊(未裱糊的)兩種進行整理。卷筒狀書畫在檔案背面加蓋專用檔號章或粘貼檔號即時貼,可折疊書畫則以A4尺寸為標準折疊,將右上角回折標注頁碼,再附以“文件簽”進行整理。參照《中華人名共和國國家標準照片檔案管理規范(GB/T11821-2002)》整理照片檔案。依據時間排列,按照內容組卷,照片的數量無論多少,均應將同一內容的照片組合為一卷。聲像電子檔案和實物檔案依據載體特點,靈活采用裝具。為保證電子類檔案的安全性和永久性,可將磁帶、硬盤、U 盤等載體檔案轉換成光盤載體。

(三)檔案排列。少數民族人物檔案案卷的排列應當按照不同載體分別進行。先將文字類、聲像類和實物類分開,各類單獨排列。在每一類具體排列過程中方法又可選擇按案卷的起止日期排和案卷所反映內容的重要程度來排,但案卷排列方法應統一,前后要保持一致。

(四)編號。少數民族人物檔案檔號參照名人檔案,一般由全宗號、目錄號、案卷號和件號四部分組成,檔號編制的關鍵在于如何將不同載體、不同類別的檔案進行區分。根據館藏檔案的統一管理要求及全宗數量不斷增加的現狀,人物檔案的入庫編號,由1位人物為一個全宗號,變更為后續的進館人物都放在一個聯合全宗內,內蒙古檔案館先后制定的三次人物檔案整理暫行辦法,對于人物檔案編號都進行了不同的探索與調整。

第一種：按照檔案類別的不同,用大寫英文字母區分案卷號。

(1.2...)—1—(A.B...)—(1.2...)

全宗號 目錄號 案卷號 件號

本研究病例為2012年1月—2018年4月在我院門診就診或住院患者57例，其中男性40例，女性17例，年齡51～91歲，平均年齡（69.9±8.9）歲。主要臨床表現為不同程度的頭暈、上肢麻木、無脈、患側上肢乏力，雙上肢血壓壓差＞20mmHg。

第二種：按照檔案類別的不同,用不同的目錄號進行區分。

(1.2...)—(1.2...)—(1.2...)—(1.2...)

全宗號 目錄號 案卷號 件號

第三種：在一個聯合全宗內,用不同的目錄號代表人物和類別,中間加上“· ”進行區分。

聯合全宗號 目錄號 案卷號 件號

(1)—(1.2...)·(1.2...)—(1.2...)—(1.2...)

人物 類別

由于少數民族人物檔案有載體多樣、持續時間長的特點,檔號的編制也有一定的要求,既不能重號,又要方便新增卷的補充。

(五)編目。打印或填寫卷內文件目錄和備考表,卷內有存在問題的,在備考中注明,盒外表明檔號章、日期等。案卷標題的擬寫既要包含人物姓名,也要體現案卷組成的內容及文種。

隨著網絡媒體的誕生和信息技術的不斷更新,少數民族人物檔案的內容和載體也隨之發生變化,傳統形式的紙質人物檔案逐漸減少,電子形式的人物檔案大量增加,如少數民族人物出席各種社會活動的數碼照片、網絡媒體對于相關人物的報道、各研究機構建立的著名人物數據庫等等,需要在少數民族人物檔案整理工作的道路上繼續探索、前行。

三、加強少數民族人物檔案整理工作主要措施

此次項目征集工作共征集入館的少數民族人物檔案十余位,涉及文學、音樂、舞蹈、文化傳承等不同領域,豐富了自治區檔案館名人檔案館藏,是開展愛國主義教育和民族文化傳承,進一步增強“四個自信”的重要依據和寶貴資料。少數民族人物檔案整理工作作為檔案資源建設的重要內容,需要長抓不懈、抓細抓實,以推動檔案資源建設深入發展。

(一)全面征集整理內蒙古“三少民族”各個歷史時期、各界著名人物的個人檔案,作為一項長期任務長抓不懈、持續發力,努力把少數民族人物檔案資料完整、齊全地征集進館,科學管理、永久保存。

(二)宣傳鼓勵社會各界積極參與并大力支持少數民族人物檔案工作,積極踴躍推薦并捐贈檔案。這需要檔案工作者的不懈努力,也需要社會各界的普遍關注與支持,特別是“三少民族”文化傳承人及其親友的大力配合與支持,盡可能地把保存的有價值的文稿、證件、重要函件、日記、筆記、家譜、族史、照片、錄音錄像、實物等捐贈檔案館,作為反映少數民族歷史文化的重要見證永久珍藏。

(三)檔案部門應該開辟多種途徑和渠道方便接收征集少數民族人物檔案。特別是適應信息時代的要求,充分利用網絡資源和媒體空間,通過網站平臺等媒介,方便捐贈人的捐贈工作,減少中間環節,爭取高質量、高效率地接收征集少數民族人物檔案。

(四)發揮好少數民族人物檔案的重要作用。在充分尊重少數民族人物檔案所有權、隱私權的前提下,通過舉辦展覽、媒體展示、出版印刷等多種方式和手段加強宣傳,充分挖掘少數民族人物檔案的價值,有效發揮檔案記錄歷史、傳承文明、造福人民的重要作用。