辦公室文書檔案收集與歸檔工作的相關探究

張 欣

陜西榆林能源集團有限公司 陜西 榆林 719000

想要了解社會以及經濟的發展歷程,必須要通過文書檔案的記載進行 了解,因此文書檔案在辦公室檔案管理工作中占據著重要的地位。文書檔案的收集和歸檔工作是一種服務型的工作,想要完成好改工作必須要具備很高的技術以及專業能力。只有努力保證各單位的文書檔案是真實并且完整的,才能夠使得文書檔案能夠更好的服務于社會。只有保證文書檔案管理工作的質量,才能夠合理的利用和開發辦公室文書檔案的信息資源。本文對辦公室文書檔案管理工作的意義進行了分析,同時分析目前存在的一些問題,最后提出了一些有效的改進措施。

一、辦公室文書檔案的收集與歸納工作管理的重要性

在我國的事業單位工作中,最基礎的工作中包含了辦公室文書檔案的收集和回納工作,雖然是屬于最基礎的工作,但是同時也是最關鍵的工作,在事業單位文檔管理工作中,為了能夠順利開展其他工作,必須要首先完成好該工作。文書檔案中記載著事業單位的重要發展歷程,如果某個單位需要做出重要的決策時,必須首先參考相關的文書檔案,這也是在單位決策過程中非常重要的最關鍵的參考文件,文書檔案中記錄者單位的重要會議內容,審批情況以及請示情況,因此文書檔案能夠為單位和公司的發展提供戰略發展方向,對單位和公司的發展有些非常重要的作用和意義。

二、我國辦公室中文書檔案的收集和歸納工作管理存在的現狀和問題

1.文書檔案管理的工作人員的管理意識較低。在這之前,人們并沒有重視起辦公室文書檔案管理工作,這就導致工作人員并沒有注意力集中的努力工作,這就導致了辦公室文書檔案的收集和歸檔工作完成的不夠好。大部分的文書檔案管理工作人員的管理意識比較差,這就導致文檔管理工作的質量和效率大大降低,導致工作中經常會出現檔案缺損,檔案的時間不對,以及檔案并不真實的情況。工作人沒有足夠的責任心對待工作,使得文書檔案的管理和查閱難度增加,很大程度導致文檔不能夠為公司或者是單位的發展提供有效作用。

2.文書檔案的收集和歸納力度太小。由于檔案管理工作人員沒有進行努力的收集和歸檔,以及歸檔的力度太小,這導致文書檔案出現了丟失遺漏和缺損的情況。造成這些問題的主要原因就是因為歸檔的方法不夠科學,大部分仍然是文字檔案,沒有普及采用電子檔案進行收集管理。文書檔案的收集和歸納沒有正確的流程,導致資料文件隨便擺放,導致資料很亂,這樣不僅增加了管理量而且甚至導致無法歸檔,很大程度降低的文檔的可靠性。由于應付式工作的存在,導致文檔嚴重缺失了真實性和歷史性,文書檔案缺乏連續性和完整性。

3.沒有進行全面的文書檔案的收集歸納。在對辦公室文書檔案進行收集和歸納的過程中,經常會出現文檔信息收集不完全的情況。如果沒有進行全面的收集,這將會很大程度增加文書檔案管理工作人員的歸檔工作。另外,對于文書檔案管理工作人員的招聘過程中會聘用一部分非專業人人進行兼職工作,這部分工作人員由于沒有充足的時間和精力進行檔案收集和歸檔工作,這些都會導致無法進行全面的辦公室文書檔案收集和歸納工作。

三、有效改進辦公室文書檔案管理工作的措施

1.增強辦公室文書檔案管理工作人員的管理意識。只有對工作富有責任心,有很強的工作管理意識,才能夠把辦公室文書檔案管理工作認真努力完成好。除此之外,還需要具備專業的知識能力和管理技能。對管理工作人員進行定期的培訓,不斷增強工作人員對文書檔案資料的敏感度和管理意識,這樣才能夠有效的進行管理工作。還需要對能力不夠的工作人員進行技能培訓,提升管理工作人員的專業知識和管理能力,同時需要讓管理工作人員學習文書檔案管理工作的重要性,使得管理人員的素質能夠有所提高,這樣才能夠最終實現高效高質量的文書檔案收集和歸納工作。

2.文書檔案的收集和歸納管理制度需要完善和提高。對文書檔案進行管理時,對文書檔案的收集時間,保管的期限,檔案屬于什么范圍以及要注意哪些問題必須進行詳細明確的記載,這樣才能夠使得文檔的收集,整理以及歸檔工作能夠更加有效的進行。根據單位的實際情況,進行相關的分工制度,科學合理的明確文檔范圍。對于歸檔的期限也必須要設有相關的制度,這樣才能夠更好的進行統一管理工作,這樣才能夠更好的提高辦公室文書檔案管理工作的質量和效率。

3.辦公室文書檔案收集以及歸檔工作模式必須有所創新。使用傳統的文書檔案管理模式時,管理工作一直不斷地出現資源的缺失或者是或于被動等問題,所以我們必須對文書檔案工作的收集和歸納工作模式進行有效的改進和創新,可以使用主動的收集文書檔案的工作模式。為了做到管理工作的創新,第一辦公室文書檔案管理工作人員在工作時必須要與相關單位的各個部門進行密切的聯系,文書檔案信息的收集和歸納才能夠及時的進行,并且需要定期進行,這樣才能夠盡可能的防止發生文檔資料收集不及時或者出現遺漏等情況。第二,在文書檔案管理工作中一旦出現問題,必須要及時進行處理,解決問題,這樣才能夠防止問題的出現影響后面工作的繼續進行。第三,文書檔案的建立和完善的過程中,必須要主動利用現代信息技術來完成,這樣才能夠盡可能的減少由于人工收集而出現問題。這些都能夠最大程度的提高辦公室文書檔案收集和歸檔管理工作的質量和效率。

四、結束語

辦公室的文檔管理工作中最關鍵最基礎的工作就是文書檔案的收集和歸納工作,只有做好文書檔案的管理工作,才能夠使得文書檔案更好的服務于社會,才能夠使得發揮其最好的作用,為社會做出更大的貢獻。本文對辦公室文書檔案收集和歸納管理工作的現狀和存在的問題進行了簡要分析,同時提出了能夠有效改進文檔管理工作的措施。希望本文能夠對相關工作人員提供有效參考。