從報社重建看單位基建檔案管理及對策

在社會主義建設中，許多單位都享受到改革發展的成果，對本單位的辦公場所進行擴建、改建、重建。2008年“5·12”大地震后，綿陽市許多單位都積極開展重建工作，綿陽日報社辦公大樓也成為危房，被拆除重建。在災后重建的進程中，涉及大量基建檔案，基建檔案的管理對于一個新聞業務單位來說很陌生卻很重要，說其陌生是因為報社的日常檔案管理很少會涉及基建內容，不僅報社，市級其他單位也與報社情況類似。鑒于此，筆者認為有必要對基建檔案的管理進行一些探討。說其重要，一方面是單位自身建設的需要，另一方面是各級部門監督審查的需要。檔案人員必須高度重視基建檔案的歸檔率、完整率、準確率，為子孫后代積累寶貴的歷史資料，為援建單位和各級管理部門提供翔實的重建憑證，這是檔案工作者義不容辭的責任。

一、基建檔案在單位管理中的作用

（一）基建檔案對完善本單位乃至全市的檔案結構具有十分重要的意義

基建檔案是單位建設活動中形成的第一手材料，它記載著單位的建設、改建、維修、使用過程和結果。及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種資料是基建檔案管理的重點。綿陽日報社的基建項目是列入國家重建規劃的重點項目，由于投資較大、內外協作關系復雜、社會影響和關注度高，因而形成的檔案有多種載體，檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是報社工程建設的真實記錄，也是整個報社檔案的重要組成部分，它既為報社的建設、維修、管理、改擴建服務，又為綿陽市的經濟建設和宣傳事業尤其是災后重建的宣傳工作服務。所以，做好工程項目檔案管理工作，對完善和豐富本單位乃至全市檔案結構具有十分重要的意義。

（二）基建檔案為單位的進一步發展提供建設依據

基建檔案完整地記錄了單位的建設工程，反映著單位建筑物的前因后果。隨著時間的流逝，單位需要改建時，基建檔案不僅是重要的改造依據，也為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材。它服務于今天，有利于未來。綿陽日報社的重建項目就凝聚了國家的關懷、援建單位的關愛和社會各界人士的支持，它是國家災后重建戰略規劃的重要組成部分，更是在危難關頭全國人民眾志成城和社會各界人士大愛的見證，它不僅僅是一個建設項目，還是這一歷史時段的歷史記錄。

（三）基建檔案具有不可再生性，是單位不可或缺的重要信息資源

基建檔案是不可再生的，收集、管理和保護好這種資源是每個員工的義務和責無旁貸的職責。隨著報社災后重建工作的逐步推進，重建工作也面臨許多新的問題，這就需要查閱大量的相關資料和信息。綿陽日報社的一些老職工，他們在報社辛辛苦苦工作了幾十年，上對報社大樓的每塊瓦片、下對報社地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。在舊房拆除時，報社原大樓資料嚴重不全，這些老同志拿著報社僅有的一些資料圖，仔細、認真地在建筑物旁標注出了建筑年代、面積和隱藏水電的位置，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了報社建筑物的基本情況，彌補了綿陽日報社在災后重建進程中原始資料極度缺失的遺憾，為危房的評估和拆除提供了重要的信息支持，大大提高了重建工作效率。

二、單位基建檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏基建專業知識，基建檔案管理工作缺乏政策性指導

單位的檔案管理員，往往都不具備工程建設的經驗。工程建設項目在投資、管理、建設等方面要求高、頭緒多、歸口部門復雜，工程建設的要求又日趨嚴格和規范，這都為單位的基建檔案工作帶來了全新的挑戰。報社的重建工作也經歷了政策落實、資金爭取、招投標、施工監理、驗收備案等等環節，每一個環節對我們來說都是一次新的嘗試和學習過程。由于檔案人員包括單位負責建設的經辦人員對相關政策、工程性質、業務流程等方面均不太了解，導致在工程檔案的收集、整理、歸檔、流向等環節上認識不夠、輕重不分、資料不全。

（二）檔案業務培訓不夠，從業人員檔案知識缺乏

由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業與所從事的工作常常不一致，一般單位中從事檔案工作的人員大多不是專職檔案工作，以兼職的為主，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏專業知識的學習。這次綿陽日報社基建辦公開招聘的工作人員中，依然缺乏有檔案工作經歷和經驗的人員。原單位中的檔案人員也大多是兼職人員，沒有系統的專業知識，加之又同時承擔著其他的工作，導致對檔案業務主動學習動力不足，更缺乏深入的鉆研。

（三）對檔案工作認識不到位，經辦人員檔案意識普遍不強

單位中的人員，大多滿足于干好本職工作，對檔案工作重視程度不夠，沒有收集檔案的意識，導致一些重要檔案資料流失。而基建檔案資料又特別要求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中我們常發現與施工單位和相關單位簽訂的合同、協議中，有的內容有缺失，有的日期不明確；有的報批材料缺少中間環節；施工單位來往函件有的編號不規范，有的重復編號，有的沒有編號；請示報告之類的函件有的還沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接受上級審查時也不符合要求。

（四）檔案人員流動快，檔案交接不嚴格，檔案工作容易斷檔

由于單位普遍存在對檔案工作重視不夠的問題，所以在人員配備上，往往都是兼職，很少配備專職檔案人員，單位根據工作的需要，經常變動他們的工作崗位。此外，現在人才市場化，辭職跳槽越來越普遍，從業人員流動性很大，這些人員的工作變動后，往往都一走了之，對檔案交接工作缺乏嚴謹的態度，導致新接手的人員對檔案業務一問三不知，很長時間都進入不了角色,面對專業性很強、情況很復雜的基建檔案，工作效率必然十分低下，問題百出，甚至無法整理裝盒，直接堆砌在角落，成為死檔案。

三、對單位基建檔案管理工作中存在問題應采取的措施和建議

（一）建立制度、依靠制度，按制度管人、管物、管業務

樹立依法管理的思想，依靠制度管理，穩定高效地開展檔案工作。建立健全基建檔案管理制度是做好單位基建檔案科學管理的保證，它直接影響到工程項目檔案的收集、整理、保管等系列環節。綿陽日報社的災后重建項目是全國關注的重建項目，時間緊、要求高，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發生，這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便，應制定相應的基建檔案工作管理制度，兌現獎懲。從每個部門、每個經辦人開始，嚴格執行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。

（二）對單位人員進行檔案意識的引導和教育，加強文件形成者的業務培訓

開展宣傳教育，增強全員檔案意識。一套完整、準確、系統的檔案，必須激發全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家相互配合，把好自己的關口，這樣才能有效地做好基建檔案工作。

（三）對檔案人員進行業務能力培訓，不斷提高基建檔案的科學管理水平

檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平，以適應基建檔案管理的現代化、科學化、系統化發展。現在單位檔案管理人員不能僅僅滿足日常文書檔案、業務檔案的管理，還要多方涉獵，以檔案素質的總體提高為著重點，爭取各種機會參加有關基建政策、檔案知識的學習，拓寬知識面，優化知識結構，對基建這個領域多研究，具備一定基建方面的專業知識，通過電子、網絡等現代管理技能，做好基建檔案管理工作，讓基建檔案為單位的持續發展提供有力的助益。