健全結(jié)算內(nèi)控體系建設(shè) 強(qiáng)化物貿(mào)企業(yè)合規(guī)管理

中交一公局集團(tuán)北京凱通物資有限公司 李娟仿

1 結(jié)算內(nèi)控體系建設(shè)的重要性

結(jié)算是物資采購(gòu)與供應(yīng)進(jìn)度及狀況的反映，加強(qiáng)結(jié)算內(nèi)控體系建設(shè)，一方面可以抓實(shí)業(yè)務(wù)根基、強(qiáng)化內(nèi)控管理；另一方面還可以通過結(jié)算促進(jìn)業(yè)務(wù)流程過程的合規(guī)性。

對(duì)于物資貿(mào)易企業(yè)，經(jīng)營(yíng)過程是緊密圍繞著物資的采購(gòu)、銷售、運(yùn)輸、結(jié)算而進(jìn)行，企業(yè)的應(yīng)收應(yīng)付也是由結(jié)算做支撐的，資金的運(yùn)轉(zhuǎn)效率也在一定程度上受結(jié)算執(zhí)行速度的影響。另外，合規(guī)結(jié)算，反作用于采購(gòu)、銷售、運(yùn)輸過程，促使各過程執(zhí)行趨于合規(guī)順暢，促進(jìn)提升企業(yè)合規(guī)管理。因此，加強(qiáng)結(jié)算內(nèi)控體系建設(shè)，確保結(jié)算合規(guī)進(jìn)行，是內(nèi)控管理的基礎(chǔ)，是提能增效的基礎(chǔ)。

簡(jiǎn)而言之，物貿(mào)企業(yè)的持續(xù)向好發(fā)展，就要強(qiáng)化企業(yè)合規(guī)管理，而合規(guī)管理的基礎(chǔ)就是健全結(jié)算內(nèi)控體系建設(shè)。

2 物貿(mào)企業(yè)結(jié)算內(nèi)控管理現(xiàn)狀

2.1 內(nèi)部控制環(huán)境還不完善

管理思想的被動(dòng)和經(jīng)營(yíng)方式的無序使得物貿(mào)企業(yè)在發(fā)展的時(shí)候沒有做到責(zé)任分工，企業(yè)財(cái)務(wù)管理的時(shí)候，管理人員沒有全面控制的意識(shí)和正確對(duì)待經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的態(tài)度，相關(guān)人員也沒有掌握規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的方法，造成企業(yè)發(fā)展存在著一定問題，容易對(duì)企業(yè)之后的經(jīng)營(yíng)管理造成阻礙。這一內(nèi)容主要是企業(yè)內(nèi)部控制方面的不足，不僅是對(duì)工作人員的監(jiān)督和協(xié)調(diào)方面存在著問題，也是在實(shí)施企業(yè)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)控制方面還不夠完善，尤其是財(cái)務(wù)管理方面。在結(jié)算內(nèi)控處理的時(shí)候，企業(yè)重要數(shù)據(jù)需要有值得信賴的人把控，但是也不能過度專權(quán)，在物業(yè)管理的體系中如果沒有構(gòu)建完整的資金管理制度企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)候也具有比較多的問題。

2.2 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系的構(gòu)建存在問題

物貿(mào)企業(yè)沒有健全的內(nèi)部控制體系的情況下也就無法及時(shí)對(duì)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)加以監(jiān)控處理，同時(shí)無法預(yù)測(cè)企業(yè)發(fā)展的異常情況，在沒有設(shè)置日常經(jīng)營(yíng)工作的相關(guān)規(guī)定及風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避方式等基礎(chǔ)上，就容易造成企業(yè)各個(gè)部門執(zhí)行人出現(xiàn)更加注重個(gè)人利益而忽視企業(yè)需要承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)的現(xiàn)象，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員無法及時(shí)監(jiān)控就容易造成企業(yè)公司風(fēng)險(xiǎn)被放大。企業(yè)資金結(jié)算內(nèi)控體系本身可以促使其在日常業(yè)務(wù)中的結(jié)算功能發(fā)揮出來，充分體現(xiàn)集中管理的規(guī)模優(yōu)勢(shì)，在這一基礎(chǔ)上得到企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展實(shí)時(shí)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)的相關(guān)數(shù)據(jù)信息。但是企業(yè)資金結(jié)算管理實(shí)際運(yùn)行的時(shí)候，其對(duì)資金數(shù)據(jù)的分析體系還沒有得到有效完善，對(duì)撥付出去的資金在具體應(yīng)用的時(shí)候，其使用情況和后續(xù)資金流向等方面仍然沒有構(gòu)成反饋或監(jiān)控體系，無法對(duì)防控資金風(fēng)險(xiǎn)問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)，也就無法采取必要的防控措施。資金表面上是集中存在的，但是也容易出現(xiàn)由于信息不對(duì)稱而發(fā)生各個(gè)子公司各自為政私自開設(shè)監(jiān)管外賬戶等現(xiàn)象，造成企業(yè)資金分散失控現(xiàn)象明顯，容易出現(xiàn)違背整體資金運(yùn)作目標(biāo)等問題，這就需要加強(qiáng)企業(yè)結(jié)算內(nèi)控體系的構(gòu)建和完善。

2.3 預(yù)算管理效果有待提高

資金預(yù)算管理屬于當(dāng)前企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管控的重要環(huán)節(jié)，這屬于比較常見的管理方式和控制手段，這一內(nèi)容始終發(fā)揮事前計(jì)劃和統(tǒng)籌安排的效果。物貿(mào)企業(yè)在資金結(jié)算的時(shí)候，通常需要各個(gè)子公司按照具體規(guī)定上報(bào)資金預(yù)算，但預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行情況之間也具有較大差異，這就不利于資金中心實(shí)施有效地配置和對(duì)整個(gè)集團(tuán)資金調(diào)動(dòng)，這一現(xiàn)象的出現(xiàn)多數(shù)情況下是由于對(duì)預(yù)算的編制缺乏必要的衡量手段，企業(yè)結(jié)算管理的相關(guān)機(jī)制還不健全。

3 如何健全結(jié)算內(nèi)控體系建設(shè)

在結(jié)算內(nèi)控體系建設(shè)中，可以按照“四化一效要增值”的思路，即按照“制度流程化、流程標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)模板化、數(shù)據(jù)信息化”的原則，以制度為保障、流程做導(dǎo)向，通過制度與流程要效率，最終實(shí)現(xiàn)合規(guī)結(jié)算、結(jié)算增值，進(jìn)而強(qiáng)化物貿(mào)企業(yè)合規(guī)管理。

3.1 打造高效適用的結(jié)算流程

結(jié)算流程承載著企業(yè)結(jié)算管理的思想，體現(xiàn)著組織架構(gòu)的聯(lián)動(dòng)、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的管控。基于結(jié)算流程的驅(qū)動(dòng)，在結(jié)算過程中可及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程的問題，如經(jīng)營(yíng)過程是否流暢、是否嚴(yán)密、是否高效、所有經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)是否能在全業(yè)務(wù)流程中閉合等，可以實(shí)時(shí)針對(duì)這些問題去及時(shí)解決、相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)規(guī)避。從而有效進(jìn)行結(jié)算過程風(fēng)險(xiǎn)管控、輔助企業(yè)決策，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，集中化管控。所以，結(jié)算流程的打造，要滿足企業(yè)相關(guān)制度，符合企業(yè)管理思想，達(dá)到與企業(yè)戰(zhàn)略同頻共步。

對(duì)于物貿(mào)企業(yè)，常態(tài)管理制度是無結(jié)算不支付，因此，打造高效的結(jié)算流程，可以促進(jìn)資金收付運(yùn)轉(zhuǎn)效率的提升，同時(shí)打造合理適用的結(jié)算流程，又可以實(shí)現(xiàn)結(jié)算環(huán)節(jié)的有效管控。如何同時(shí)實(shí)現(xiàn)高效且合理適用的結(jié)算流程打造，即如何確保結(jié)算執(zhí)行的速度，如何滿足結(jié)算的有效管控？在結(jié)算流程的打造過程中，可以嘗試滿足流程制定的“快結(jié)算、嚴(yán)審核、各盡其責(zé)”原則，將流程分為執(zhí)行環(huán)節(jié)和監(jiān)管環(huán)節(jié)。執(zhí)行環(huán)節(jié)滿足快結(jié)算，由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行負(fù)責(zé)，監(jiān)管環(huán)節(jié)滿足嚴(yán)審核，由公司相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)，流程中各節(jié)點(diǎn)由專人負(fù)責(zé)，承接相關(guān)管控職責(zé)，并對(duì)其定目標(biāo)、給方法、明責(zé)任，實(shí)現(xiàn)各盡其責(zé)，最終確保結(jié)算流程能互聯(lián)高效執(zhí)行，真正打造滿足本企業(yè)當(dāng)下發(fā)展需求的結(jié)算流程。

3.2 加強(qiáng)結(jié)算的量?jī)r(jià)雙控

準(zhǔn)確結(jié)算是企業(yè)準(zhǔn)確收款和付款的基礎(chǔ)，結(jié)算結(jié)果決定著企業(yè)成本、收入的最終體現(xiàn)，而物資的量?jī)r(jià)是結(jié)算的核心要素，決定著結(jié)算的結(jié)果。因此在加強(qiáng)結(jié)算內(nèi)控管理過程中，結(jié)算的量?jī)r(jià)管控就成了結(jié)算過程中的關(guān)鍵管控點(diǎn)。

對(duì)于業(yè)務(wù)部門，要嚴(yán)格遵照相關(guān)制度進(jìn)行結(jié)算，結(jié)算的量?jī)r(jià)要嚴(yán)格按照合同執(zhí)行，要確保結(jié)算的量?jī)r(jià)均有據(jù)可依，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范結(jié)算。

對(duì)于監(jiān)管部門，要對(duì)結(jié)算量?jī)r(jià)進(jìn)行雙控。在物資貿(mào)易過程中，對(duì)量?jī)r(jià)雙控可以從兩個(gè)維度進(jìn)行監(jiān)管，體現(xiàn)為量?jī)r(jià)的縱向監(jiān)管和橫向監(jiān)管。量?jī)r(jià)縱向監(jiān)管就是以合同為源頭，對(duì)量?jī)r(jià)是否有據(jù)可依進(jìn)行監(jiān)審，同時(shí)對(duì)發(fā)貨的量?jī)r(jià)與結(jié)算的量?jī)r(jià)是否一致進(jìn)行監(jiān)審。量?jī)r(jià)橫向監(jiān)管，就是以采購(gòu)為源頭，對(duì)物資量?jī)r(jià)進(jìn)行跟蹤，對(duì)采購(gòu)物資的量是否全部完成銷售驗(yàn)收進(jìn)行監(jiān)審，同時(shí)對(duì)采購(gòu)價(jià)格是否在銷售環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)增值進(jìn)行監(jiān)審。確保企業(yè)所有結(jié)算數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)縱橫雙向的閉合，且滿足公司的基本增值要求。

只有基于業(yè)務(wù)部門對(duì)結(jié)算的有效執(zhí)行，基于監(jiān)管部門對(duì)結(jié)算量?jī)r(jià)的雙向監(jiān)管，合規(guī)結(jié)算、準(zhǔn)確結(jié)算才能理想呈現(xiàn)。

3.3 加強(qiáng)規(guī)范結(jié)算的監(jiān)管

結(jié)算單是呈現(xiàn)結(jié)算結(jié)果的單據(jù)，結(jié)算單的信息是否全面、是否規(guī)范，直接影響結(jié)算是否有效、收款和付款是否有支撐性材料，另外，也影響著在可能發(fā)生的訴訟中是否能確保舉證有效。影響結(jié)算單有效或規(guī)范的因素有：雙方單位名稱是否明確、合同號(hào)是否有效、所供物資的日期、廠家、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)是否準(zhǔn)確，是否有結(jié)算授權(quán)人的簽認(rèn)，以及對(duì)方單位的有效印章等。

總之，結(jié)算的規(guī)范性，也是加強(qiáng)物貿(mào)合規(guī)結(jié)算的一個(gè)不可忽視的方面，而結(jié)算的規(guī)范性監(jiān)管可以通過結(jié)算模板的設(shè)定來解決結(jié)算的規(guī)范性問題。

3.4 加強(qiáng)最終結(jié)算辦理的監(jiān)管

最終結(jié)算辦理，可以及時(shí)對(duì)往來雙方單位之間的合同執(zhí)行情況進(jìn)行最終確認(rèn)，明確最終核算結(jié)果、最終的責(zé)任義務(wù)，對(duì)有疑問的地方及時(shí)進(jìn)行深入核查確認(rèn)，防范后續(xù)帶來類似支付不準(zhǔn)確或者支付數(shù)額不認(rèn)可、甚至出現(xiàn)不屬實(shí)的惡意性結(jié)算，從而造成沒必要的糾紛。因此，進(jìn)行最終結(jié)算辦理也是加強(qiáng)合規(guī)結(jié)算的一個(gè)不可缺失的環(huán)節(jié)。

在最終結(jié)算辦理的監(jiān)管過程中，首先可以給定模板，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)表單化；其次，對(duì)完工項(xiàng)目及時(shí)跟進(jìn)，最終結(jié)算辦理情況隨時(shí)檢查，促進(jìn)最終結(jié)算的辦理，促進(jìn)建立最終收付的依據(jù)。

3.5 加強(qiáng)結(jié)算的信息化建設(shè)

企業(yè)信息化建設(shè)水平已成為衡量企業(yè)先進(jìn)性的一個(gè)重要標(biāo)志，信息化建設(shè)有利于推動(dòng)企業(yè)的管理創(chuàng)新、思想創(chuàng)新，有利于高效實(shí)現(xiàn)各管控要求，有利于全面提升企業(yè)的合規(guī)管理水平，因此加強(qiáng)結(jié)算信息化勢(shì)在必行。

加強(qiáng)結(jié)算與信息化建設(shè)的融合，打造智慧結(jié)算，可實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的勾稽共享、部門間的及時(shí)聯(lián)動(dòng)，決策分析的快速進(jìn)行，助推企業(yè)合規(guī)管理的提升。此外，通過信息化建設(shè)自動(dòng)形成結(jié)算大數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)收款和付款形成有力支撐，確保企業(yè)的內(nèi)控管理在結(jié)算和收付方面落實(shí)到位。同時(shí)，在智慧結(jié)算體系下，還要實(shí)現(xiàn)結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。

3.6 加強(qiáng)結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)防控

現(xiàn)代企業(yè)面臨激烈的市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)，激烈競(jìng)爭(zhēng)下又面臨著方方面面的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)要想持續(xù)向好發(fā)展，就要樹立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，建立好風(fēng)險(xiǎn)防范體系，既要抓實(shí)企業(yè)內(nèi)控管理，又要對(duì)市場(chǎng)具有高度的敏感度。

結(jié)算作為物貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是抓實(shí)企業(yè)內(nèi)控管理的基礎(chǔ)，將結(jié)算融于信息化，更有利于做好結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)防范，更有利于實(shí)現(xiàn)將風(fēng)險(xiǎn)防范融于企業(yè)內(nèi)控管理。對(duì)于結(jié)算的風(fēng)險(xiǎn)防范，一方面要保證結(jié)算過程的合規(guī)性，實(shí)現(xiàn)合規(guī)結(jié)算；另一方面要保證經(jīng)營(yíng)結(jié)算數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的趨同，避免結(jié)算與收付兩條線進(jìn)行，避免收付的隨意性，避免降低資金的使用效率和避免造成支付風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)語

企業(yè)持續(xù)向好發(fā)展，離不開固本強(qiáng)基，提能增效。結(jié)算作為物貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程的重要一環(huán)，健全結(jié)算內(nèi)控體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)合規(guī)結(jié)算，將結(jié)算工作高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)落地，真正達(dá)到結(jié)算工作的增值創(chuàng)效，才能為強(qiáng)化企業(yè)合規(guī)管理助力，才能促進(jìn)企業(yè)內(nèi)在品質(zhì)的提升，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展夯實(shí)根基。