建筑工程檔案資料管理問題研究

汪泳軍 銅陵市城市基本建設檔案館

一、建筑工程檔案資料管理面臨的主要問題

（一）檔案資料管理意識不足

在進行建筑工程檔案資料管理時，一些工作人員明顯缺少檔案管理意識。建筑工程檔案資料涉及的內容、領域比較多，如立項文件、勘查文件、監理文件以及施工文件等，需要收集與整理所有相關資料，工作辛苦、任務艱巨[1]。因為缺少檔案資料管理工作意識，在工程建設中僅僅重視質量與進度，而忽視對資料的收集與整理，從而就會造成相關資料丟失。如樁基工程施工，未進行水泥取樣檢查，無法出具檢驗報告，所以檔案資料管理就不完善。因為缺少檔案資料管理意識，有關建設單位與資料管理人員在思想上就會放松，很容易導致資料缺失，而當建筑工程項目竣工之后，難以為檔案資料管理部門提供完善的工程資料。

（二）檔案資料管理工作質量低

現階段，建筑工程檔案資料管理工作的整體質量比較低。工程資料主要分為準備階段的各項文件、施工階段形成的各項資料、監理文件以及竣工驗收資料等，在檔案資料管理過程中，部分單位只考慮到施工階段各項資料的收集與整理，很少會關注工程鑒定資料收集，從而造成工程檔案資料不健全，對檔案資料管理工作質量造成了負面影響。同時，一些檔案管理人員工作態度不認真、不端正，導致工程資料丟失，從而影響檔案資料信息的真實性。建筑工程檔案資料管理工作中，受不同方面要素的影響，造成檔案管理水平不高。

（三）專業檔案資料管理人才的缺失

針對建筑工程檔案資料管理工作而言，一些單位都是由非專業人員擔任檔案資料管理職務。基于新時代背景下，檔案管理工作理念與方式有了新的變化，然而檔案資料管理人員的能力、專業性卻難以與之匹配[2]。如今一些建筑單位的檔案管理工作人員基本是兼職，他們并不具備專業知識與專業能力。同時，隨著信息技術的不斷發展，建筑工程檔案資料管理工作正朝著信息化方向快速邁進，由此不僅要具備專業性知識與能力，還需要了解與掌握信息管理技術，從而才能夠適應新時期的檔案資料管理工作。

二、建筑工程檔案資料管理問題的解決措施

（一）提升檔案資料管理意識

建筑單位應構建檔案資料管理工作小組，確定小組需要承擔的具體職責，制定科學、可行的檔案資料管理工作機制[3]。組織檔案資料管理工作人員參加思想培訓活動，使其深刻地認識到工程檔案資料管理工作的價值與作用，從而提高管理意識。建筑單位也要出臺嚴格的檔案資料管理工作制度，通過制度去約束與監管檔案管理工作人員的行為。

（二）重視檔案資料管理工作質量

首先，對建筑工程資料形成質量進行嚴格管理。在建筑工程項目施工時，檔案資料管理工作人員需要積極講解、宣傳工程資料管理的重大價值，使所有人員都重視資料管理，認真、細心搜集與整理工程資料，并積極、主動地預備好建筑工程項目有關資料，從而為提高檔案資料管理工作質量創造有利條件。把檔案資料管理穿插在行政程序之中，例如建筑工程項目建設之前，所有參建單位必須完成各項工程資料交底工作，以確保檔案資料信息的完整性。在進行建筑工程項目施工時，所有參建單位要收集好各項工程資料[4]。建筑工程項目竣工驗收之前，把收集的各項工程資料上交至檔案資料管理部門逐一驗收。其次，對建筑工程資料歸檔質量進行嚴格管理，根據建檔規定與要求完成資料的收集、整理工作。重視對建筑工程材料、設備有關材料的收集，如水泥、鋼筋、機械設備等合格證書、說明書與檢驗報告進行收集，若是后期驗收時發生工程質量問題，就能夠結合這些資料查找具體原因。最后，建立有效、可行的建筑工程檔案資料管理工作機制。安排專業能力強、有責任心的專業人員負責檔案資料管理工作。若是需要進行工作人員調動，就一定要嚴格按照交接手續做好交接工作，這是檔案資料管理工作中的重要一環，也是建筑工程檔案資料完整性、有效性的基本保障。

（三）加大檔案資料管理工作人員培訓力度

建筑工程檔案資料管理工作人員應積極參加各種培訓活動，準確把握檔案資料具體編制標準要求，不斷地提高檔案資料管理專業能力與業務素養。建筑單位也要定期組織培訓活動，為管理工作人員宣傳檔案資料管理工作新要求、新規定、新方式，從而提高檔案資料管理工作的系統性與規范性[5]。此外，建筑工程檔案資料管理工作人員應積極學習與研讀有關法律法規，例如《中華人民共和國檔案法》與《城市建設檔案管理規定》等文件，從而根據法律法規科學完成工程資料收集與管理工作，切實提高建筑工程檔案資料管理工作質量。

總結：近些年來，隨著我國建筑行業的不斷進步與發展，對建筑工程檔案資料管理也提出了新要求與新目標。基于此，建筑單位必須要立足于現狀，結合具體問題制定有效的解決措施，高度重視檔案管理人員意識的提高、檔案管理質量的提高以及檔案管理人員專業能力的提高，從而才能夠保證檔案資料的完整性、真實性、有效性。