事業單位文書檔案管理優化途徑

宋曉琳 白山市江源區審計中心

文書檔案管理全面展現了事業單位的工作概況，事業單位發展中需要高度重視文書檔案管理工作。現階段，事業單位文書檔案管理工作有所改善，但是我們也應該認識到，該項工作中依然存在十分明顯的不足，為了推動事業單位的長期穩定發展，有必要采取有效措施完善文書檔案管理工作。

一、文書檔案概述

文書檔案產生于機關、團體、企事業單位行政管理活動，其也是通用文書檔案的別稱，文書檔案的類型較多，如命令、指示、通知、會議記錄等。

二、事業單位文書檔案管理工作現狀分析

（一）文書檔案管理制度尚不完善

現階段，我國事業單位文書檔案管理制度建設尚不完善，制度的規范性和權威性不足。如今文書檔案數量日益增多，且文書檔案工作涉及的內容復雜，各部門在日常工作中并不重視文書檔案管理，在文書檔案管理工作中，工作人員并未關注制度的完善，無法及時整理檔案信息，降低了檔案信息的利用率。

（二）文書檔案管理方式滯后

目前，信息技術廣泛應用于社會中的各領域，計算機技術與網絡技術也在檔案管理工作中發揮了十分重要的作用。但是我國事業單位文書檔案管理方式無法跟上時代發展的步伐，信息化建設速度遲緩，尚未得到先進技術和先進設備的支持，在降低檔案管理效率的同時，也阻礙了事業單位的發展。

（三）文書檔案管理人員素質有待提高

事業單位發展中長期忽視文書檔案管理工作，這也成為了文書檔案管理人員個人能力無法提升的主要原因，且文書檔案管理的流動性較強，不僅會降低文書檔案管理的質量，而且不利于文書檔案管理人員樹立責任意識，工作的專業性也隨之下降。再者，我國事業單位的檔案管理工作人員多為大齡工作者，雖然其文書檔案管理的工作經驗十分豐富，但是信息技術知識匱乏，工作人員無法迅速適應信息化文書檔案管理工作的要求，最終阻礙文書檔案管理的長期穩定發展。

三、事業單位文書檔案管理優化途徑

（一）完善文書檔案管理制度

在事業單位發展中，建立完善的文書檔案管理制度是確保文書檔案管理工作落到實處的基礎條件。為此，事業單位應充分結合自身實際和檔案管理現狀，不斷調整現行的文書檔案管理制度。另外，為了更好地落實檔案管理制度，還需建立嚴格的獎懲制度，在績效考核中將文書檔案管理工作視為重要內容，給予工作能力較強的工作人員物質和精神獎勵，同時為其提供升職機會，一方面要明確檔案管理人員的責任和職責，另一方面需充分發揮制度的激勵作用。為了提高文書檔案管理的效率，單位還需加大核查力度，創建有效的審查機制，從而全面審核文書檔案，加強文書檔案的規范性、完整性和真實性。

（二）推動文書檔案信息化建設

事業單位文書檔案管理工作具有復雜性，且其內容較多，傳統的文書檔案管理模式對人力資源數量的要求較高，單位需采取有效措施規避信息遺漏等問題。互聯網飛速發展的今天，事業單位應當積極主動地在檔案管理工作中應用信息化技術，以文書檔案管理信息化建設，減少資源的投入。

首先，要重視文書檔案數據庫建設工作，主動處理分散的文本、照片和錄音等數據信息，將其錄入、歸檔，實現檔案信息的自動整理、檢索、查閱和利用。其次，建立科學完善的檔案信息化管理制度，清晰規定檔案管理的數量、人員以及信息進入檔案室的基本要求。最后，細化工作人員的責任，將責任落實到人。且事業單位文書檔案管理工作要與辦公一體化充分結合，利用外包的模式，在辦公一體化的基礎上設計高品質的文書檔案管理軟件，從而真正實現文書檔案管理信息化，提高文書檔案管理的水平。

（三）重視管理團隊教育培育

事業單位管理部門要采取多種措施完善檔案管理人員的后續管理工作，建立嚴格的業務考核機制、檔案管理人員任免機制和繼續教育機制，從而增強文書檔案管理人員的責任感，主動地學習全新的理念和技術，這樣一方面可調動檔案人員的工作積極性，另一方面也能夠吸引更多專業能力較強，且綜合素質較高的檔案管理人才參與到事業單位文書檔案管理工作中，優化事業單位文書檔案管理隊伍。此外，要高度重視檔案管理人員的繼續教育工作，采取多種不同的繼續教育方式，如專業講座和委托培訓等方式，扎實檔案管理人員的專業知識和信息技術知識，提高文書檔案管理人員的綜合素質，讓其更加規范和熟練地完成文書檔案管理工作。

（四）創新文書檔案管理模式

在事業單位文書檔案管理工作中，事業單位文書檔案管理的模式無法滿足時代發展的要求，因此，要積極轉變以往封閉化的管理方式，采取更加符合社會發展方向的社會型管理方式。如今，社會主義市場經濟發展進程不斷加快，社會中的經濟組織明顯增多，此時也是新舊制度交替的重要時期，事業單位日常活動中社會性活動的數量明顯增多，文書檔案管理工作的社會化趨勢也明顯增強，因此，在事業單位文書檔案管理中，傳統的管理模式已經不能滿足現階段文書檔案管理的要求。傳統的管理模式更加關注單位文書檔案管理，而新型的文書檔案管理在做好以往管理工作的同時，也需要針對社會主義市場經濟，創建社會性較為顯著的文書檔案管理部門，管理對象也應該從事業單位的文書檔案拓展為與所有事業單位相關的文書檔案，從而增強文書檔案的社會服務功能，為社會提供更加全面和具體的服務。

結語：總之，事業單位文書檔案管理工作是事業單位日常管理中十分重要的內容，而我國事業單位文書檔案管理中依然存在諸多問題，這對事業單位的建設與發展產生了較大的負面影響。對此，單位需采取多種措施不斷優化并完善事業單位文書檔案管理工作，注重管理模式的創新，以此推動事業單位的穩步前行，更好的服務于大眾。