淺析基層人口計生檔案的現狀和規范化提高

劉曉皊

隨著我國計劃生育工作的有效開展，對計劃生育檔案管理工作也提出了更高、更嚴的要求，不斷強化計生檔案管理。在新形勢下找到適合檔案管理工作的思路、方法和途徑，是目前首要解決的重要問題。提高計生檔案管理水平，有助于計生工作的順利進行、改善社會經濟環境，使其更好、更快的發展，為我國社會經濟可持續化發展作出應有的貢獻。

1 基層人口計生檔案管理中普遍存在的問題

1）、檔案認識不到位。在實際工作當中，很多工作人員和領導干部沒有給予計生檔案足夠的重視，檔案意識模糊，認為檔案和計生工作之間沒有直接關聯，只要職工和干部不違反計劃生育規定的情況下，檔案管理工作有或無都不會造成嚴重影響，所以，簡單處理日常工作事物，最終導致檔案資料保存不齊全、不及時、不完整，致使檔案室的檔案質量下降。

2）檔案內容不真實。在檔案管理工作中，弄虛作假的情況時有發生。因為計劃生育實行的是一票否決政策。致使一些單位對計生檔案中的臨時信息有誤或者隱滿，主要是一些停薪留職和下崗人員的生育和節育問題檔案，導致了檔案的真實性有所下降，出現了“報喜不報憂”的現象。

3）檔案監督檢查不嚴格。檢查部門的檢查力度不高，類似于“走馬觀花”，檢查趨于形式只做表面，對檔案管理工作存在的問題和不足不予以糾正，檢查過后檔案管理人員思想松弛，檔案管理工作停滯不前。

4）案卷質量不規范。目前人口計生檔案管理大多是室藏，內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長，并且由于多年來檔案管理一直處于封閉管理之中，計生檔案管理工作僅以保存為目的，以案卷不丟失為原則，再加上每個歷史時期檔案的整理方法要求不同，整理的規格不統一等，最后形成了檔案質量普遍較差的局面。

5）檔案管理人員不固定，制度不健全。計劃生育干部多為兼職，在單位內部沒有相應職務，職稱，人員變動大，頻繁的人事調動使得檔案交接不完全、整理不徹底，造成檔案資料的散失，影響檔案的完整統一。對建立計生檔案沒有統一要求，處于放任自流狀態，不能按照檔案的立卷原則規范收集材料，管理水平亟待提高。

2 認真抓好基層人口和計生檔案管理工作的網絡化、制度化和科學化建設

1）系統網絡化。計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分，要充分認識其重要性，明確專人，落實責任，加強管理，實現計生檔案管理工作網絡化。實現系統網絡化，能夠有效地保證工作的正常運轉。作為“司令部”的人口與計劃生育檔案管理領導小組，是計生檔案管理工作的“針”，人口計生局各科室具體承擔計劃生育工作任務落實，匯集“八面來風”，是“針眼”、是關鍵，鄉鎮和行政村各業務部門、科室應建立專（兼）職結合的工作小組，責任到人，形成“縱向線”。同時，這些“縱向線”并非完全孤立、除對以上負責外，還要相互影響，相互監督，相互制約。這個體系要橫到邊，縱到底，配合聯動，形成網絡。這個網絡既是計劃生育工作的基本體系，同時也是計劃生育檔案收集、管理的系統體系。同時完整的領導機構，過硬的工作隊伍和健全的基層網絡，是做好新形勢下計生檔案工作的重要基礎，并且要定期對檔案員進行業務培訓，使其不僅具有檔案館學、情報學以及相關學科的專業知識，還需要掌握計算機技術、網絡技術、通信技術等相關知識，熟悉各項業務技能。

2）工作制度化。只有嚴格規章制度，才能確保檔案完整安全。根據多年工作的實踐經驗，筆者認為這些制度應包括以下幾個方面：（1）對專兼職檔案員實行月初評、季考核、年獎懲制度；（2）完善立卷制度。計生檔案收集、上報、整理、存檔應做到規范，要根據上級業務部門的統一要求，按照嚴格的標準進行操作；（3）實行定期談話制度。專（兼）職檔案人員要定期向服務對象談話訪問，取得工作主動權；（4）實行計劃生育項目檢查治療登記制度。為各級計生服務站以及醫院的相關機構配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統計起來；（5）實行檔案收集整理時限制度。規定各科室下班前要收集歸檔當日的資料，每月上報一次檔案材料等。另外，還要出臺一些輔助制度，依次保證上述各項制度的落實。

3）管理科學化。人口計生檔案工作人員要定期對收集來的檔案材料進行科學歸檔整理。為保證工作質量，達到檔案類目設置合理，組卷規范的目的，重點應抓好以下五個環節：一是合理設置類目體系。二是實行定期歸檔制度。三是實行計生檔案工作檢查制度。四是檔案工作人員要強化法制意識，嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關規章制度，確保檔案的完整安全。五是認真做好年度檔案收集整理和開發利用工作。六是提高對檔案的宣傳力度，增加檔案的知名度。

3 提升計生檔案管理人員素質，提高檔案管理水平

1）重視高素質復合型人才的培養。信息時代檔案工作的特點要求檔案管理人員應該既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構，掌握現代信息技術的高素質“通才”。

2）重視檔案管理人員的在職培訓。提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育。因此，要積極組織檔案管理人員參加業務培訓和新技術學習班，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平，并注重增強檔案觀念和提高檔案信息服務的能力。

3）積極支持、鼓勵檔案管理人員不斷學習，注重知識積累。很多檔案管理人員已認識到提高自身素質的重要性，但往往過于倚重各類培訓而忽視自身的學習和積累。事實上，自學也是提高素質的重要途徑，檔案管理人員應積極主動學習信息技術、現代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力，注重學習過程中的積累與探索，把理論與實踐有機結合起來。

4）合理調配人才，優化人才結構。將不同專業、學歷、年齡、職稱的檔案管理人員進行科學整合，充分發揮各類人才的整體優勢，形成合理的人才結構。