新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化探討

宋春燕

摘 要：傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)不完善，存在許多弊端，管理意識不夠，信息的完整性和連續(xù)性難以保證。本文對醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對策進行詳細分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理現(xiàn)代化

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要性

1）飛速發(fā)展的社會信息化決定了必須加速醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的進度。現(xiàn)代信息社會日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大，對利用網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強，對檔案工作管理的要求也相應地越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式不斷受到新的挑戰(zhàn)，正經(jīng)受著現(xiàn)代科技發(fā)展浪潮的巨大沖擊。面對這種挑戰(zhàn)和沖擊，醫(yī)院檔案管理只有順應時勢，加快檔案現(xiàn)代化建設，盡快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能在挑戰(zhàn)和沖擊中抓住歷史發(fā)展的機遇，使檔案管理工作完全適應新形勢發(fā)展的要求。

2）實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是解決自身存在問題、提升管理和利用水平的根本途徑近年來，醫(yī)院在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化方面雖然做了一些工作，取得了一定成效，但總體來看，現(xiàn)代化程度并不高。這主要是管理意識、設備和技術(shù)方法比較落后，基本處于經(jīng)驗管理和手工操作狀況，檔案管理和利用水平較低。解決上述問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的技術(shù)設備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，完全實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題

2.1 不重視檔案管理，檔案利用率低

歷來都是把醫(yī)療工作作為頭等大事來抓，而忽略了對檔案的管理。尤其是領(lǐng)導干部對檔案管理工作從意識上也不重視，他們總是從醫(yī)院的經(jīng)濟效益出發(fā)，而不能考慮到檔案對醫(yī)院的發(fā)展、醫(yī)療經(jīng)驗的傳承及科研工作等的重要性，因此，對檔案管理工作的投入就較少，甚至忽略。檔案管理工作者對做好這項工作及其現(xiàn)代化的意識就更淡薄，總是持著舊的思路來做工作，不求改進，使得檔案的利用率較低，實際上檔案室成了醫(yī)院的一種擺設。

2.2 管理硬軟件落后

醫(yī)院檔案管理中的硬件指的是管理設備，軟件指的是管理者素質(zhì)及管理文化。當前，醫(yī)院檔案管理的硬件方面不管從增速還是種類上都是較為可觀的，但是大多數(shù)醫(yī)院尚未配備較為寬敞的空間做檔案管理的專門場所，并且在管理過程中不重視對檔案的維護，這就導致很多醫(yī)院檔案隨著時間的延長自然受損情況嚴重，有些醫(yī)院甚至因為空間緊張而丟棄了一些檔案，導致檔案存建有較大的不完成性。另一方面，過于陳舊的設備不利于管理工作效率的提升，當前醫(yī)院檔案室內(nèi)尚不具備專業(yè)的、充足的檔案管理先進設備，比如自動號碼機、自動手鉆等。在醫(yī)院檔案管理的軟件方面，尚不具備完善的管理制度及合理而科學的實施方案，并且還不具備良好管理文化營造的順利的執(zhí)行環(huán)境，這就大大降低了管理質(zhì)量。管理者素質(zhì)較低也是導致當前醫(yī)院檔案管理效果不理想的主要原因。很多管理人員管理技能與專業(yè)知識都不足，不具備必要的醫(yī)院基礎理論知識，在工作中責任感較低，這就從主觀上制約了檔案管理質(zhì)量與效率的提升。

2.3 檔案管理體制不健全

檔案管理體制的不健全造成的檔案管理工作存在分工不明確、相互之間的工作不協(xié)調(diào)，一般各個科室之間都是相互獨立的檔案管理方式，造成有些科室之間的具體職能得不到充分發(fā)揮，結(jié)合實際經(jīng)常會出現(xiàn)信息的重復收集，一定程度上造成了相關(guān)資源的浪費，或是相關(guān)信息的收集整理很難確保其連續(xù)性和完整性。這種情況會給后續(xù)的相關(guān)檔案查找?guī)砗艽蟮穆闊瑢е律鲜鲆幌盗袉栴}的出現(xiàn)主要的原因就是，醫(yī)院檔案管理的體制不夠健全，沒有統(tǒng)一的操作流程與管理方式，造成醫(yī)院檔案的管理工作效率低下。

2.4 忽視醫(yī)院檔案管理的信息化

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，社會生活中信息化水平逐漸提高，這要求醫(yī)院不斷完善發(fā)展各方面中的信息化程度，在檔案管理工作中采用先進的科學技術(shù)以及設備，結(jié)合現(xiàn)實需要加強醫(yī)院軟硬件的開發(fā)與使用。切實提高醫(yī)院檔案管理工作水平，但是基于現(xiàn)實考慮，這一方面的發(fā)展并沒有得到真正落實。

3 現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理問題的解決對策

3.1 提升全體醫(yī)院管理成員管理的重視程度

在新的醫(yī)療改革背景之下，要想強化對醫(yī)院檔案管理的有效性就需要發(fā)揮出檔案管理的作用，全面提升員工對于檔案管理關(guān)注和重視的程度，尤其是領(lǐng)導人員，需要將檔案的管理工作納入自己管理的全部體系當中，突出工作重點，讓檔案的管理工作成為醫(yī)院發(fā)展的一個重要組成部分，并且將檔案管理工作更好地提上日程。當前的檔案管理工作方式還不是十分突出，較為落后，因此需要探索出一提條新的道路，讓檔案管理的模式得到創(chuàng)新，在整個醫(yī)院的管理工作中產(chǎn)生突出性的作用，通過全員檔案管理工作意識的提升，讓檔案管理的工作質(zhì)量也得到較大的提升。

3.2 提升檔案管理人員的業(yè)務水平

檔案管理人員的業(yè)務水平對檔案的發(fā)展以及有效管理會起到積極的作用。醫(yī)院的檔案管理人員需要進行更多方面的培訓工作，不斷強化管理人員在管理方面的意識，按照醫(yī)院檔案管理的實際需要制定人才的培養(yǎng)方案，通過進修、參觀、學習等等途徑讓檔案管理人員的專業(yè)性素養(yǎng)得到有效的提升，讓檔案管理人員的綜合素質(zhì)也得到全面的提升。檔案的管理人員還需要建立起業(yè)績考核方案和獎懲制度，所有的業(yè)績和自己的工資績效成正比，這樣能夠開發(fā)出檔案管理人員在管理方面的內(nèi)在潛力，激發(fā)檔案管理人員的熱情，使其可以充分意識到檔案管理工作在整個醫(yī)院發(fā)展過程中的重要性，然后對自己的行為進行管理和束縛，自覺地為提升管理能力去學習。除了人員之外，醫(yī)院還需要投入更多的資金引進現(xiàn)代化的管理設備，優(yōu)化管理系統(tǒng)，使用全新的計算機管理軟件，在存儲檔案以及管理檔案的過程中發(fā)揮出積極的作用。

3.3 側(cè)重服務，充分發(fā)揮檔案的作用

做檔案工作就是看重了檔案資料凝結(jié)著醫(yī)療、科研及醫(yī)院發(fā)展的成果，這是它本身所具有的價值，同時檔案還可以促進醫(yī)療、科研及教學工作的發(fā)展，只所以要做好這項工作，也就是看到了檔案工作為醫(yī)院的健康快速發(fā)展提供信息服務，提供智力支撐，提供精神動力，因此，作為檔案管理工作者要具備這種服務其他部門或其他領(lǐng)域的意識，通過多種渠道、多種途徑、多種方式積極主動地去開發(fā)利用檔案資源，有較高價值的檔案，還可以進行深層次加工，進行整理匯編，以更好地為臨床及科研服務。同時，檔案管理工作在運作的過程中還要注意對資源利用的反饋信息，要始終清醒地認識到檔案工作所處的狀態(tài)，還要加強與兄弟醫(yī)院的同類工作加強聯(lián)系，這樣可以共享檔案資源，在實踐中使檔案的信息作用得到充分發(fā)揮。

3.4 投入資金，更新配備

做到檔案管理的現(xiàn)代化要做好檔案管理工作，必須加大資金投入力度，引進能改進工作的先進的技術(shù)及設備，這是真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必備條件。只有實現(xiàn)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化，才能為醫(yī)院管理提供全方位、內(nèi)容新、質(zhì)量高的檔案信息產(chǎn)品。首先要更新改進硬件，如現(xiàn)代化的庫房、櫥柜、桌子、除濕空調(diào)及滅火滅蟲設備等，要引進一批計算機，同時對計算機還要安裝先進的軟件系統(tǒng)，以更好地儲存、運營及管理醫(yī)院的檔案業(yè)務，這樣還方便了對信息資料的檢索，節(jié)省時間，也節(jié)省了保存檔案所占的空間：人力及物力，使檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化，是醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化必不可少的重要內(nèi)容。

4 結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的推動下，如何實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化已成為醫(yī)院單位研究的重大課題。我們必須在今后的工作中高度重視這一問題，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技手段在檔案管理中的作用，將現(xiàn)代化理念貫穿于整個檔案管理系統(tǒng)，為醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化奠定堅實的基礎。

參考文獻

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