做好新時期辦公室綜合管理工作的若干思考

達(dá)曉麗

【摘 要】近年來，事業(yè)單位得到了良好的發(fā)展和進(jìn)步，為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出了重大的貢獻(xiàn)。綜合辦公室作為事業(yè)單位重要的管理部門之一，發(fā)揮著上傳下達(dá)的中樞職能，其管理質(zhì)量的好壞一定程度上影響著單位的運(yùn)行效率，優(yōu)化辦公室管理工作被越來越多的人所重視。因此，綜合辦公室要能夠與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新的管理經(jīng)驗(yàn)，只有這樣才能提高其工作的效率和質(zhì)量。對此，本文就如何做好新時期辦公室綜合管理工作展開若干思考。

【關(guān)鍵詞】新時期;辦公室綜合管理;實(shí)效性;思考

經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展速度的加快，使得辦公室在企業(yè)單位中的作用變得越來越重要。辦公室作為單位綜合性職能部門，其主要起到企業(yè)上下溝通、協(xié)調(diào)以及內(nèi)外聯(lián)結(jié)的作用。綜合管理辦公室是企業(yè)正常運(yùn)行的保證，其運(yùn)行的平穩(wěn)能夠帶動企業(yè)全面性協(xié)調(diào)發(fā)展步伐。所以，提高辦公室綜合管理水平是眾望所歸的探索趨向。

一、辦公室綜合管理中存在的主要問題

（一）信息的傳遞效率不高

在辦公室綜合管理工作中，信息的傳遞離不開人與人之間的交流，只有逐層的落實(shí)相應(yīng)的信息傳遞，才能保證信息傳達(dá)成果到位合理。但是因?yàn)樯婕暗降沫h(huán)節(jié)較多，所以很容易產(chǎn)生傳遞障礙，這就使得信息的傳遞效率較低，難以保證相關(guān)信息的準(zhǔn)確度。辦公室的工作人員若是未能提高警惕，掌握多種辦公軟件的使用技巧，會無法合理的運(yùn)用其進(jìn)行工作，導(dǎo)致信息的傳遞出現(xiàn)失誤，領(lǐng)導(dǎo)們也難以及時的獲取消息。

（二）管理制度不完善

目前，很多企業(yè)辦公室面臨工作職能不清、工作目標(biāo)不確定、工作計(jì)劃不完善等問題，這些問題的存在對內(nèi)部而言，加重了企業(yè)工作人員、辦公室人員的工作任務(wù)和工作壓力;對外而言，企業(yè)的良好形象無法持續(xù)維持。只有完善辦公室的管理制度，理清企業(yè)、部門、個人的工作職責(zé)，制定科學(xué)的工作計(jì)劃，才能使得辦公室人員按制度辦事，提升辦公室的工作效率。

（三）辦公室職員的素質(zhì)水平和知識經(jīng)驗(yàn)有待提高

首先，企業(yè)要認(rèn)識辦公室的重要性，在進(jìn)行人才招聘的時候，尤其要注意人才選拔，對于高標(biāo)準(zhǔn)要求不能松懈，應(yīng)聘人員應(yīng)具備較高的綜合業(yè)務(wù)水平和辦事能力，以及面對突發(fā)情況的處理能力，否則，將導(dǎo)致辦公室的綜合管理水平下降，從而影響企業(yè)發(fā)展。部分辦公人員的知識能力過低，對于基本的表格制作、文字輸入、工具軟件的使用不夠熟練，基本技能有待提高。部分員工每天的工作任務(wù)無法完成，拖延進(jìn)度，辦公效率大大降低，直接影響后續(xù)工作。還有一些員工，思維定式嚴(yán)重，對于日復(fù)一日的工作缺乏創(chuàng)新，在長期固定的工作模式下，容易形成思維定式，導(dǎo)致創(chuàng)新氛圍缺失、管理水平下降。

二、做好新時期辦公室綜合管理工作的若干思考

（一）給辦公室綜合管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

第一步，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要將自己樹立為企業(yè)辦公室綜合管理人員的榜樣，在科學(xué)決策、敏銳判斷等工作方面做出相應(yīng)的表率行為。第二步，企業(yè)需要針對辦公室工作人員的公文寫作、文件起草、工作總結(jié)以及上級、內(nèi)部間溝通技巧等一系列知識技巧開展相關(guān)培訓(xùn)。除此之外，還要培訓(xùn)管理人員上傳下達(dá)，清晰透徹理解上級交代事務(wù)并準(zhǔn)確傳達(dá)給其他各個部門了解以及溝通能力，溝通能力是工作中至關(guān)重要的，在處理問題上，只有及時有效的溝通，才能做到事半功倍，減少工作失誤和部門間的誤會。所以，完成這一系列培訓(xùn)工作后，不僅能增強(qiáng)辦公室工作人員的綜合業(yè)務(wù)水平，還可以有效提升綜合管理人員在碰到復(fù)雜工作內(nèi)容時，熟練解決問題的能力。另外，企業(yè)單位還要給與辦公室優(yōu)秀綜合管理人員鼓勵，讓他們給其他水平能力不高的工作人員傳授相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，營造互相學(xué)習(xí)，協(xié)同并進(jìn)的辦公室工作氛圍。

（二）完善綜合辦公室的規(guī)章制度

首先，綜合辦公室規(guī)章制度需要明確每一個工作崗位的職責(zé)。使每一位職工能夠清楚自己的崗位工作，當(dāng)然這同時也需要不同崗位職工能夠相互配合工作，只有職工能夠懂得合作的重要性，能夠在工作時借助他人的力量，才能使綜合辦公室的整體辦公效率得到提高。其次，工作程序的完善。即不同崗位的職工所工作的內(nèi)容是不同的，完善工作程序就是為了加深職工對自己工作內(nèi)容的了解，不僅僅是讓職工能夠按照規(guī)定進(jìn)行工作，還要能夠?qū)崿F(xiàn)流程的優(yōu)化，提高工作成效。最后，是建立適當(dāng)?shù)莫剳椭贫取Ｒ?guī)章制度的建立不能只是限制員工的行為，當(dāng)員工犯錯誤時對其采取懲罰措施。實(shí)際上，當(dāng)職工積極投入到工作中，較好地完成上級交給的任務(wù)時，事業(yè)單位也需要給予其一定的獎賞，對職工起到鼓勵的作用，引導(dǎo)職工積極創(chuàng)新，使其在今后的工作中更加努力，為其所在事業(yè)單位的發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。

（三）積極的落實(shí)人性化管理

現(xiàn)階段，在開展辦公室綜合管理工作的時候，應(yīng)該秉承著人性化管理的基本理念落實(shí)相關(guān)的行動，保證管理的思想蘊(yùn)含著以人為本的理念，在不斷地實(shí)踐中檢驗(yàn)此種管理方式是科學(xué)的、合理的。通過將以人為本的理念融入至管理工作中，能夠真正的提升管理工作的實(shí)效性。在辦公室中，應(yīng)該對所有的工作人員給予適當(dāng)?shù)年P(guān)懷，使他們體會到人文關(guān)懷的基本理念，逐步的優(yōu)化辦公室內(nèi)部的環(huán)境，真正的讓員工們感受到溫暖和舒適。在辦公室中，也應(yīng)該構(gòu)建起相對于完善的獎懲機(jī)制，確定合理的管理?xiàng)l例，使得工作人員可以真正的發(fā)揮出自身的價值。

（四）優(yōu)化辦公室工作流程

要想保障辦公室工作的順利開展，就需要落實(shí)企業(yè)的基本政策，用嚴(yán)格的各種規(guī)章制度以及信息化技術(shù)來優(yōu)化辦公流程，規(guī)范辦公行為。比如接待賓客、收發(fā)公文、印刷格式等工作，把這些詳細(xì)的工作內(nèi)容制定成常態(tài)化的制度，讓辦公人員能在短時間內(nèi)迅速投入工作中去，同時運(yùn)用信息化技術(shù)來優(yōu)化工作流程，幫助辦公人員省時省力地完成工作，提升辦公效率。

三、結(jié)束語

隨著時代發(fā)展和社會的進(jìn)步，綜合辦公室傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的需求，對此需要創(chuàng)新變革綜合辦公室的管理工作，實(shí)現(xiàn)綜合辦公室的價值所在，為事業(yè)單位的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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