談不動產檔案管理中的利用和保密

文/于鳳娟 吉林省舒蘭市不動產登記中心 吉林舒蘭 132600

不動產檔案主要是指房屋、土地等權屬檔案文件，在不動產檔案保管工作中，根據不動產登記檔案資料的不同內容，大致可以將不動產檔案分成房屋登記檔案、土地確權檔案、服務檔案和其他管理檔案等。在信息時代，做好不動產檔案管理中的利用和保密工作，必須順應時代發展趨勢，加強工作人員的檔案保密管理意識，大力推進不動產檔案管理數字化建設，培養高素質檔案管理人才。

1、加強工作人員的檔案保密管理意識

順應信息時代的發展趨勢，做好不動產檔案管理中的利用和保密意識，首先要注重加強檔案管理人員的職業保密意識，大力創新不動產檔案管理結構及其模式，引導檔案管理人員全面優化不動產檔案管理流程，細化管理步驟，全面提升檔案工作人員的職業素養與檔案保密意識。其次，檔案工作人員應重視細化紙質版不動產檔案資料的立卷歸檔流程，確保檔案內容的完整性。一般來講，紙質版檔案資料的立卷歸檔工作分為四步：第一，嚴格審核不動產檔案卷宗，認真查看檔案內容是否齊全以及頁碼秩序的正確與否。第二，審查完卷宗之后，立刻編制案卷軟封面。具體編制過程是，先調整好案卷，接著重新編制封面，需要注意，封面須包含的不動產檔案預立卷時的所編制的卷宗封面內容，并對調整后案卷的具體內容和相關問題的擬寫標題進行簡單概括。第三，對所有案卷進行歸檔、封套，并立卷。第四，將立卷后的案卷排列上架，在不動產檔案資料接收入庫后，交由檔案管理部門統一保管。另一方面，檔案管理人員應嚴格禁止其他人員任意查看機密檔案，避免檔案泄密。

2、大力推進不動產檔案管理數字化建設

在21世紀，不動產檔案管理工作有五大作用，簡單概括為維護國家與國民的合法利益，體現不動產管理工作的規范化與正規化；提升不動產檔案管理工作的社會公信力與專業化水平；為產權維護工作提供權威性證明；實現不動產檔案管理的現代化與高效化；為不動產管理工作的正常運行提供參考依據。充分發揮不動產檔案管理工作的五大作用，則必須大力推進不動產檔案管理數字化建設，努力提升不動產檔案管理的數字化價值。檔案管理人員首先要根據紙質版檔案內容，編制完善的數字化檔案，確保兩種檔案的一致性，然后，為所有數字化檔案建立統一數據庫和檔案信息網，并設置好數字化子檔案的密碼，組建完善的數字化檔案管理系統。與此同時，要注重加強對數字化檔案內容的保密工作，確保檔案信息網站以及管理系統的安全性，避免網絡病毒竊取不動產檔案機密。

其次，要搭建數字化不動產檔案管理平臺，運用數字化形式整合檔案信息內容，合理分配不動產登記信息和不動產資源，收集好數字數據、電子語言和圖片，并構建能實現檔案數字信息共享的檔案平臺。和傳統檔案管理平臺相比，數字化檔案管理平臺具有三大優點：第一，能夠長久保存不動產檔案資源，防止檔案內容受損，確保不動產檔案信息內容的完整性，延長檔案資源的保存期，防止信息流失。第二，全面提升不動產檔案管理效率，節省人力、物力和財力成本，節約檔案管理工作時間，確保檔案管理精確率。第三，做好不動產檔案管理保密工作，對重要檔案文件進行最大限度地加密。

再次，檔案管理人員要重視加強不動產檔案的智能化安全管理，構建完善的檔案資源數據庫，做好檔案備份工作，防止檔案信息流失和竊取問題。與此同時，檔案管理人員應著重加強不動產檔案管理平臺的軟硬件設備建設，使數字信息化技術能夠更為有效地應用于數字化檔案管理工作，提高不動產檔案管理利用價值。而且，檔案管理人員須加大硬件管理資金投入力度，引進最先進的軟件設備，構建嚴密的不動產檔案閱覽室。另外，檔案管理人員應該綜合使用各種先進的殺毒軟件，避免不動產檔案管理數據庫受到病毒侵擾，以此確保不動產檔案資源內容的安全性，并在做好不動產檔案保密工作的同時充分開發和利用檔案文獻。

3、培養高素質檔案管理人才

全面做好不動產檔案管理中的利用和保密工作，必須著重培養高素質檔案管理人才。在檔案管理人員的職業培訓工作中，培訓講師首先要引導他們認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國房地產管理法》和《中華人民共和國房地產管理法》，熟悉不動產檔案管理工作的相關法律法規，避免因法律常識不足而導致不動產檔案泄密，依法做好不動產檔案管理工作。此外，培訓講師應指導檔案管理人員努力提高職業素養，增強檔案鑒別能力，熟悉具體工作流程，科學執行黨組織和國家政府針對不動產檔案管理的方針政策，充分發揮不動產檔案資源的價值。另一方面，培訓講師應重視做好檔案管理人員的開發需求分析工作，結合不動產管理的發展戰略目標，保證檔案管理人員的培訓開發符合不動產檔案管理工作的整體發展目標和數字化建設的發展需求，并對他們進行個人分析，所謂的“個人分析”主要包括個人特征、個人能力和職業生涯規劃。其中，個人特征具體是從檔案管理人員年齡結構、知識結構、專業結構、性格特征、檔案管理風格等方面的分析，個人能力分析包括檔案管理人員應具備的檔案搜索能力、檔案信息整合能力和檔案資源開發能力等，職業生涯規劃分析就是通過分析檔案管理人員對自身崗位的認知和對未來的個人素養發展需要來確定培訓需求。

結語：

綜上所述，全面做好不動產檔案管理中的利用和保密工作，檔案管理機構應重視加強工作人員的檔案保密管理意識，培養高素質檔案管理人才；檔案工作人員應重視推進不動產檔案管理數字化建設，依法做好本職工作。