淺談農村土地確權檔案管理

文/胡燕玲 山西省農牧業應急物資儲備中心 山西太原 030001

黨的十九大報告指出：保持土地承包關系穩定并長久不變，第二輪土地承包到期后再延長三十年。這讓億萬農民吃上了定心丸。截止目前，我省土地確權任務已全面完成，土地確權資料已全部收集整理歸檔并實現數字化管理?，F結合工作實際，談一下對土地確權檔案管理的粗淺認識。

1、農村土地確權檔案的重要性

農村土地確權，關系著我國現代農業的發展，也關系著億萬農民的切身利益。農村土地確權檔案是落實黨和國家農村土地承包法律法規的重要歷史見證，是還原整個農村土地承包經營權登記工作的原始記錄，是調處農村土地經營糾紛，依法維護農民土地承包權益的原始依據；是鞏固和完善農村基本經營制度，深化農村土地改革，保障農民財產權益進行流轉、交易，充分調動農民經營土地的積極性，奪取新時代中國特色社會主義偉大勝利的重要舉措。

2、農村土地確權檔案的整理方法

農村土地確權檔案分為綜合管理類、確權登記類，特殊載體類三種，做好每類確權檔案的收集、整理至關重要。整理內容不同，整理流程各異。

2.1 綜合管理類檔案整理方法

農村土地承包經營權確權登記頒證工作形成的綜合管理類文件材料，應當按照《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）的要求以“件”為單位進行整理，具體整理流程如下：1.確定“件”；2.裝訂；3.分保管期限；4.文件排列；5.文件編號；6.編制歸檔文件目錄；7.編制盒內文件目錄；8.裝盒并填制盒脊、盒內備考表；9.錄入管理軟件。

2.2 確權登記類檔案整理方法

農戶承包地確權登記頒證檔案的整理流程如下：1.組卷。以戶為單位，將每戶所有材料集中在一起，組成一卷；2.排列；3.編號；4.編制卷內文件目錄；5.填寫卷內備考表；6.填寫案卷封面；7.檔案數字化；8.裝訂案卷；9.案卷排列；10.編制案卷號；11.編制案卷目錄；12.裝盒；13.錄入管理軟件；14.入庫。

2.3 特殊載體類檔案整理方法

2.3.1 照片檔案

在每項活動的照片形成后，將照片存放在事先準備好的“照片檔案冊”內，照片的排列要保持工作活動的有機聯系。對每張照片要寫出文字說明，其內容包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

2.3.2 電子檔案

電子檔案的整理按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/18894-2002）進行。全市土地確權檔案電子文件備份，移動硬盤一式四份。電子文件元數據和使用管理信息系統采集、儲存的專業數據及航空照片、遙感數據等一并歸檔保存。

3、做好農村土地確權檔案管理工作的幾點體會

農村土地確權檔案具有獨立性，是一種具有自身特點的專門檔案，這就要求建立單獨的全宗，設置檔案專柜，安排專人管理，在保證土地確權檔案安全完整的同時，方便查閱利用，真正發揮其應有的價值。

3.1 資料收集齊全完整是基礎

農村土地承包經營權確權登記頒證形成的檔案資料點多面廣，來源廣泛，內容豐富，載體多樣，數量眾多。為此，收集資料過程中務必保證齊全完整，真實可靠，這是檔案資料來源的第一步，是最基礎的工作，也是最重要的環節。在規范建檔階段，要提前介入，加強前端控制，從建檔源頭上規范要求。應以《農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理實施辦法》為依據，結合土地確權工作實際，將土地確權工作中形成的有保存利用價值的文件材料、聲像、實物等及時收集歸檔，做到不缺戶，不漏份，應收盡收。具體做到“3+1”收集法。即市、鄉、村三級+測繪工作隊。市級負責確權方案，政策制定，檢查驗收等檔案的收集整理；鄉級負責在土地確權過程中本級形成的過程文件、統計報表、各村方案，糾紛調處等檔案資料的收集整理。村級負責本村承包溯源、歷史文件、過程材料、糾紛調處、權源變動等檔案資料的收集整理；測繪隊負責各村的確權方案、農戶信息、地塊信息、確權過程資料的收集整理。確權檔案收集任務清楚、權責清晰、確保了檔案收集及時到位、齊全完整。

3.2 資料質量符合要求是關鍵

嚴把檔案材料質量關是實現檔案管理規范化的基本要求，也是關鍵所在。土地確權歸檔資料必須是原件，復印件、傳真件不得歸檔。文件材料要字跡工整，數據準確，圖樣清晰，容易辨別；所有歸檔的文件材料必須經過嚴格審查，做到手續完備，簽字、蓋章，日期等必須齊全規范；一律用黑色水筆（中性筆）填寫，不得使用鉛筆，彩色筆或圓珠筆等易褪色工具；照片、聲像及其他非紙質檔案要配以相應的目錄和文字說明，并確保載體有效。

3.3 整理標準規范統一是前提

檔案規范整理的目的是便于日后查閱利用的方便高效，更好地服務于民生。我市在收集整理土地確權檔案過程中，根據山西省《農村土地承包經營權確權登記頒證檔案整理細則》的規范流程，制定分類編號方案和歸檔流程，著力做好土地確權檔案綜合管理類、確權登記頒證類，糾紛調處類及特殊載體類整理。確權登記類中具體涉及農戶的有關確權申請、身份信息、確認權屬、實地勘界、界限表、登記和權證審核發放等文件材料，農經中心應按“一戶一卷”整理歸檔。鄉村可根據實際情況“多戶一卷”。從案卷封面到卷內文件目錄，頁碼編寫、裝訂及檔案盒尺寸等，都要嚴格按照標準統一制定，確保內容完整，歸檔齊全。

3.4 業務指導精準到位是重點

檔案部門要根據本縣（市、區）土地確權工作進展和實際情況，第一時間介入，全程參與指導。具體指導過程中，注重工作方法，創新指導途徑，優化指導方案，切實將土地確權檔案業務指導工作精準到位。在成立工作隊伍，制定分類方案編號，熟練歸檔流程、明確歸檔質量方面，先行確立試點，全程參與指導，強化實務操作，提供現場培訓，以便發揮示范引導作用，以點帶面，整體推進。

3.5 檔案保管集中統一是根本

土地確權檔案是一項很重要的民生檔案，牽涉到千家萬戶的根本利益。只有集中統一保管，才能保證檔案的安全完整，方便于日后查閱利用。所以，檔案形成部門要集中保存，強化管理，確保安全。我市的具體做法是市鄉兩級建立土地確權檔案室，村級設立土地確權檔案專柜。市鄉村三級均明確了領導責任，分管責任，確定了具體承辦人和檔案收集管理人員，細化責任，將土地確權檔案的收集、整理和歸檔任務落到實處，整體部署，分級落實，做到“專室保管、專柜存放、專人管理、專業保護”，為確保檔案安全和利用打下堅實的基礎。