淺談建筑工程中的簽證及索賠管理

文/劉鐵林 郴州廣廈工程建設監理有限責任公司 湖南郴州 423000

建筑工程因具有投資大、周期長及影響因素的多變性，使工程在實施階段往往出現一些意想不到的費用。影響工程造價主要因素有承包合同、設計變更、工程簽證與索賠、材料及機械單價的變化、國家計價政策的變化等。根據筆者多年工作經驗，建筑工程施工過程中的工程簽證和索賠調整的工程造價會占到整個工程竣工結算造價的百分之五到百分之八之間甚至于更多。因此加強工程簽證與索賠工作是施工企業進行全面項目化管理的重要內容；也是施工企業現場管理水平的綜合體現，更是施工企業取得預期經濟效益的重要環節。下面介紹筆者個人的一些工作體會，供大家探討。

1、簽證及索賠概述

1.1 簽證的內涵

在施工合同履行過程中，簽證是最常見的施工證明文件之一。廣義上的簽證，是指凡需建設方或監理簽認的施工合同事項，包括但不限于設計變更、開工、竣工、材料或設備進場、工程進度、增減工程量、單項或隱蔽工程驗收、工期順延、索賠等；可見，簽證應用于施工合同履行的全過程。

簽證的作用可以歸結為：第一、合同履行情況的證明，并最終作為竣工結算的重要依據之一;第二、也是工程索賠的最原始的依據。因此，簽證在施工合同履行中起著不可或缺的重要作用。

1.2 索賠的內涵

所謂索賠是指發承包雙方在依據承包合同進行實際施工過程中，合同當事人中的一方出現未履行合同規定的義務或者出現了應當承擔風險而遭受損失時，經濟利益受到損失的一方將提出賠償的要求。工程索賠主要包括工期索賠以及費用索賠兩種情況。一般習慣上將承包商向業主的施工索賠簡稱"索賠"，將業主向承包商的索賠稱為"反索賠"。

2、建筑工程簽證及索賠存在的主要問題

2.1 簽證及索賠不及時

目前的建筑市場競爭激烈，建設單位多采取最低評標價法進行招標及評標，造成中標施工項目的利潤相對較低，進而造成中標施工單位在項目實施時盡可能壓縮管理人員，造成簽證及索賠等未能及時進行；同時施工單位處于弱勢地位，在遇到建設單位不能及時進行簽證時，施工單位往往只能先施工后簽證。補辦簽證時，時過境遷，往往不能準確測量和描述實際情況，造成條件不符、數據不準的情況，給將來的竣工結算帶來麻煩。

2.2 簽證及索賠不夠規范、不準確、不全面

有的施工管理人員業務不夠專業、業務素質不高;通常表現在：經濟簽證單中的書面內容表述含混不清，存在二義性；或經濟簽證單中有變更的工程內容，而沒有記錄變更的工程量；或用詞不當、語句不合適、出現口語等詞句，簽證單書面格式與建設方的要求不符，給對方造成反感情緒；或者遞交的簽證證據不足，無法獲得索賠等。例如某一簽證單這樣描述：挖運土方682m3,這樣的簽證單造成竣工結算編制人員的困惑：開挖的方式是人工開挖還是機械開挖？挖土石方的類別及比例是多少？運距是多少？均沒有明確。因此這樣的簽證是無法計算造價的。

2.3 簽證與工程隱蔽記錄及竣工圖不相符

工程隱蔽記錄是詳細記錄工程在施工過程中的隱蔽部位的實際上做法，如基坑基礎土地方開挖深、地基處理等，但實際工程中往往存在現場簽證與隱蔽記錄（或竣工圖）相矛盾之處。如某工程簽證單：標明地下室底板自粘卷材防水材料厚度3mm（有建設單位批準的設計變更單），但補充說明：具有情況詳見竣工圖；而隱蔽驗收資料及竣工圖均標明其防水材料厚度2mm；在竣工結算審核時，其審計單位最終認定的自粘卷材防水材料厚度為2mm，造成施工單位較大的經濟損失。

2.4 項目管理人員頻繁更換

企業人員的穩定，有利于企業各部門之間的配合，能謀其職盡其責。如果管理人員頻繁甚至隨意更換，不利于企業制度操作的連續性，勢必影響企業的正常管理和計劃的實施，同時有可能由于被更換人員的負面情緒造成交接工作的不全面、交接資料的私自保留或復制、重要資料的銷毀等，造成在其后簽證及索賠工作的被動及困難局面。

3、建筑工程簽證及索賠管理對策

3.1 重視簽證索賠工作的全面性、全過程性

正是由于建設項目的復雜性、不確定性，就決定了工程簽證索賠工作的全面性；從政府建設行政管理及監督部門、建設單位、設計單位、監理單位、到施工單位,從施工質量、施工安全、施工進度、及進度款的支付，從時間到空間的改變，從自然事件到社會事件等等，以上情況的每一項情況的改變均有可能影響工程造價，進而造成建筑工程簽證及索賠可能發生；

建筑工程簽證及索賠其實從招投標開始至工程竣工結算階段，貫穿整個過程，甚至貫穿至質量保修階段。

在招投標階段，挖掘隱藏的變更簽證索賠條件，充分理解招標文件含義，確定報價技巧和策略，為以后中標后實施過程中變更簽證索賠打好基礎；

在項目實施階段，當工程項目出現以下情況：確實發生的但在合同中沒有包含、與合同相比較，造成了實際額外費用或工期損失、造成的原因不屬于承包方責任、造成的損失不應由承包方承擔的風險的事件后，及時向建設單位（或監理單位）提出變更申請書,或索賠意向申請書，在得到批準后在規定的時間內進行簽證及索賠；

在質量保修階段，按規定是不能再進行簽證與索賠；但由于建設項目中存有建設方自行分包的項目、或存有建設方提供部分主材的項目、或存有建設方使用不當或第三方損壞情況；如果質量保修階段發生質量問題，必須分清楚責任，及時維修或提出索賠申請。

所以，作為施工企業的負責人，必須正確理解工程簽證索賠工作的全面性、全過程性，追求最大可能的合法利潤。

3.2 強化工程的簽證和索賠意識

隨著建筑施工企業的不斷增多，需要建設的項目數量卻有限，從而出現了建筑市場僧多粥少的局面，發包方與承包方很難實現平等簽約。施工企業為了能夠在建筑項目的招標活動中順利中標，不得不放棄部分應得的利益，以合理低價中標。根據國際慣例，建筑工程施工企業承接施工項目成功的要旨是“低中標、勤簽證、高索賠”。施工企業必須樹立簽證意識，提高簽證和索賠水平。其存在的問題是簽證觀念淡薄，索賠意識差；遇到問題不及時辦理簽證，互相推諉；結算時變更無憑，增加工程款無據等。要解決這些問題，必須提高施工企業人員的簽證意識，在企業內部明確責任。

3.3 收集、整理好變更簽證索賠中的基礎性資料

變更工程簽證索賠的基礎性資料必須完整，在確保滿足變更索賠簽證的前提下，保證不會存在邏輯方面的失誤和問題，這在工程簽證索賠工作中是最重要的。在工程施工的過程中，要隨時收集與監理、業主的來往文件、會議記要、工程影像資料、地質氣象資料等等；特別是對于發生的不可抗力，因為對于發生的事件是否是不可抗力，國家并沒有給出同時也不可能給出量化標準，其發生后在索賠與簽證過程中經常存有爭議，這就要求我們要認真理解其含義及本質，所謂不可抗力，是指合同訂立時不能預見、不能避免并不能克服的客觀情況，要把握發生不可抗力事件的關鍵字：特大的、罕見的；要重視工程影像資料特別是隱蔽工程的影像資料的及時采集、整理，因為工程影像資料是工程竣工備案資料的重要組織部分，同時也是竣工結算書編制與審核的重要佐證材料；其工程影像資料一旦未及時采集、整理及保存，則有可能永遠缺失，造成不可挽回的損失。

3.4 專業技術人員要具備過硬的綜合知識素養

因建筑工程的復雜性、單件性及影響因素的多變性，同時建筑工程的新材料、新設備、新施工工藝日新月異，就要求我們專業技術人員時刻努力學習，要熟讀招標文件、合同文本、技術規范、施工圖紙、業主及監理現場發出的指示等，要掌握最新的法律、財務、稅務、材料、試驗、工程計量及計價規范、工程量計算軟件等方面的知識；特別是對于計價定額及計價規范中施工內容及補充解釋及說明應充分理解、全面掌握；要充分理解索賠的性質、起因、影響的時間節點及成立的條件，在規定時間內按規定的程序進行索賠與簽證；對于項目部管理人員特別是項目專業技術人員必須做到相對固定及穩定等；只有這樣才能做好工程簽證與索賠工作，做到及時、完整、有理有據。

3.5 把握簽證與索賠的技巧，做好證據保存工作

工程簽證與索賠工作是一項政策性、技術性、經濟性很強的工作，即使有客觀存在的簽證與索賠事項，也應注意一定的實際操作技巧：1.是運用現代公關技巧進行簽證、在雙方關系比較融洽時提出簽證；2.是工程簽證單上應有施工單位、業主、監理三方的共同蓋章，對于設計變更導致的簽證，要以原設計單位的指令為簽證的前提；3.簽證的分類、編號與裝訂保存，要做到科學合理，一般是按專業分類、及時編制目錄、先打孔裝訂工程完工后整理膠裝等。

結語：

工程簽證與索賠是工程承包中經常發生的正常現象，對施工合同雙方而言，工程簽證與索賠是維護雙方合法利益的權利，它同合同條件中的合同責任一樣，構成嚴密的合同制約關系。在工程建設項目管理中，我們必須認真對待工程簽證與索賠，設置有豐富工程簽證與索賠經驗的專業技術人員專門負責工程簽證與索賠管理工作，將工程簽證與索賠管理貫穿于工程項目全過程、工程實施的各個環節和各個階段，以此帶動施工企業管理和工程項目管理整體水平的提高；本文主要就施工企業在簽證與索賠工作方面做簡單的分析，希望可以為施工企業提供一定的參考和借鑒。