電子辦公環境下文件的集成管理研究

周小敏

摘要：本文從電子辦公系統出發，在探究電子辦公環境下文件集成管理概念、集成管理具體體現和相關模式的基礎上，進一步針對電子辦公環境下文件集成管理的流程與架構進行了一定研究和探討，在分析文件集成管理優勢的基礎上為電子辦公環境下文件的集成管理研究做出應有的貢獻。

關鍵詞：電子辦公環境;文件;集成管理

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2019）11-0077-02

0 引言

隨著辦公自動化和網絡技術的進一步發展，電子辦公越來越成為企事業單位進行公務處理和數據信息處理的主流方式。然而，隨著電子辦公方式的不斷普及，文件的海量存儲、海量存儲文件分散狀態下的集成管理在一定程度上給企事業單位的相關部門及數據管理系統增加了難度，在降低文件利用價值的同時，影響了企事業單位對相關工作的有序開展。因此，電子辦公環境下文件的集成管理思想應運而生，該思想主要是對企事業各個部門在管理過程中的相關文件、業務流程文檔、數據流程之間相關關系進行一定的統籌規劃和協同管理，進而提高整個企業的實際辦公效率，盡可能地在利用電子文件易于修改、易于刪除等諸多優勢的基礎上降低電子環境下文檔管理的復雜性和多樣性，減少海量文件管理不善帶來的巨大安全隱患。

1 電子辦公系統

電子辦公系統主要是指支持日常辦公、對相關事務數據的處理和支持相關機構部門間進行組織工作交流及協同工作的重要系統，該系統還會在日常辦公處理及數據管理過程中維護重要文檔的信息安全。隨著時代的變化，為進一步滿足企事業單位在業務管理過程中的數據信息集成管理需要，需在一定程度上對原有的電子辦公系統功能進行分解重構，在保留已有的控制管理、訪問、安全處置及查找檢索等諸多基本功能外，還具有對重要文檔標記、文件管理元素添加及多版本管理等其他重要輔助功能。

2 電子辦公環境下文件的集成管理

2.1 概念提出

在電子辦公及網絡辦公成為時代發展的重要基礎手段時，各種數字化文檔和原生性較強的電子文檔大量產生，而電子辦公系統是跨區域和跨部門的管理系統，信息分散及信息割裂狀況發生頻繁，為解決頂層設計不足、管理體制分工割裂而統一協調性和連續性不足的重要難題，文件管理集成思想應運而生。

2.2 集成管理體現

通常情況下，電子辦公環境下的文件集成管理主要體現在系統集成、服務集成、數據集成和流程集成四大方面。就數據集成而言，該方面集成主要是指包括元數據和其它基本信息資源在內的電子文件的集成，是適應現代化電子辦公環境下信息數據發展趨勢的重要手段。一方面，電子文件和檔案的集成是數據集成的重要體現。電子辦公環境下產生的大量數據和文檔資料是機構及組織核心資產的重要內容。另一方面，電子文件數據信息和非文件電子信息之間的集成是數據集成的重要工作。隨著現代社會信息化技術的廣泛應用和發展，文件信息和非文件信息及知識管理之間的界限逐步模糊，將三者進行完全區分變得不現實，也顯得沒有必要。在此情況下，秉持著大數據觀和大信息觀，將文件數據信息和知識管理進行融合，建立統一完善的數據整體管理模式將成為諸多機構和組織實施數據信息管理的重要內容。

3 電子辦公環境下文件集成管理流程與架構設計

電子辦公環境下文件的集成管理系統主要以針對電子文檔資料的安全管理、歸檔整理及高效利用為基本目標，在各級組織部門對電子文件信息進行傳遞、流轉、存儲、利用、歸檔和銷毀等諸多環節中，進行一定的歸納整理、組織控制、監督保管和統計分析等。在此過程中，文件的集成管理往往涉及到多個系統的協同工作和高效運行，因此，為最大程度上實現電子辦公環境下對文件的集成管理和電子檔案的科學管控，必須建立完善的體系架構和便捷的流程控制程序。就流程控制體系而言，機構和部門應利用電子辦公環境下的文件數據資料歸檔整理功能，對電子文件經過系統整理歸納及在專職檔案員對其進行一定審核后，將有價值的電子文件保留在文件集成管理系統中，并在其后以電子數據的身份進行一系列的管理和流轉，成為電子文件檔案保存、檢索及利用等諸多后續功能實現的基礎。圖1即為電子文件集成管理控制系統的基本管理流程。

在電子辦公環境下文件集成管理的架構設計過程中，有關設計人員必須嚴格把控文件集成管理控制系統中電子文件形成系統、電子文件歸檔管理系統、電子文件管理系統及電子文件檔案管理系統等四大基本系統的整體設計。通常情況下，四大基本組成系統肩負著對整個電子辦公環境下文件集成管理從形成到利用的全過程、全要素管理，各子系統相互獨立的同時又相互制約。電子文件形成系統是文件形成的主要系統之一，能夠自動記錄日常辦公事務處理過程中的文件起草、簽發及辦理等，是控制文件質量的重中之重;而電子歸檔管理系統是電子文件在線歸檔的核心，系統是連接電子文件形成系統、電子文件管理系統甚至是電子檔案管理系統的重要中介，直接具有電子文件數據信息的捕獲、記錄、管理和實時移交等諸多功能。電子文件的管理系統則能夠對歸納的電子文件進行一定的整理和分析，方便文件管理員按照相應的檔案管理程序自動生成相應的條目進行修改、添加和刪除合并，在對電子文件進行分類建立的基礎上實現在線移交。電子檔案管理系統則是對移交后的電子文件進行一定的審核和接納保存，以保證后續保存檢索及再利用功能的實現。

4 優勢評價與結論

在電子辦公環境下進行文件的集成管理主要有兩大優勢。一方面，電子文件的集成管理能夠有效提升電子文件的實際質量，最大程度上實現勞動成果的共享。在電子文件起草、審核及簽發流轉的每一環節中，電子文件集成管理人員都進行層層把關和嚴格控制。在技術條件充分的前提下，各流通環節管理人員和控制人員的嚴格把關及審查使得最終形成的電子文件品質優良，而電子管理人員在準確填寫相關表單并進行一定的歸納整理后，就能夠捕獲到真實的完整元數據信息。在利用電子辦公環境對起草文檔進行全過程管理及詳細流轉記錄查閱的基礎上，實現對文件形成、流轉辦理的高效性利用，在保障數據結構真實、齊全、完整的同時，大大減輕了文件資料管理人員對電子文件數據質量審查的壓力，減少了不必要的重復勞動以減輕人工成本。

另一方面，電子辦公環境下的文檔集成管理實現了對文檔的一體化管理，增強了文檔管理過程中的整體協調性及連續性。在電子辦公環境下推行文檔的集成管理，能夠對相關電子文件和檔案數據實現程序化、系統化及信息化、自動化管理，在遵循文件資料整理歸檔責權利分工明確的基本原則下，對電子文件的整理歸檔在專業部門及專業工作人員的管控下完成，保證了文件的齊全性及保存質量。