淺談檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案管理

劉春嬌 陳紅

【摘 要】檢驗檢測實驗室的儀器設(shè)備檔案管理問題一直以來都是影響實驗室發(fā)展的關(guān)鍵問題，不利于實驗室功能的正常發(fā)揮。因此，需要加強檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備的檔案管理工作，制定行之有效的檔案管理規(guī)范和檔案管理秩序，為實驗室儀器設(shè)備的正常使用創(chuàng)造良好的環(huán)境和提供數(shù)據(jù)支持。論文主要針對檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案管理的相關(guān)對策進行探究。

【Abstract】The problem of archives management of instruments and equipment in the inspection and testing laboratory has always been a key problem affecting the development of the laboratory， which is not conducive to the normal functioning of laboratory functions. Therefore， it is necessary to strengthen the archives management work of instruments and equipment in the inspection and testing laboratory， formulate effective archives management standards and archives management order， and create a good environment and provide data support for the normal use of laboratory instruments and equipment. This paper mainly explores the relevant countermeasures of the archives management of instruments and equipment in the inspection and testing laboratory.

【關(guān)鍵詞】檢驗檢測實驗室;儀器設(shè)備;檔案管理

【Keywords】inspection and testing laboratory; instruments and equipment; archives management

【中圖分類號】N33;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）12-0020-02

1 引言

設(shè)備儀器作為檢驗檢測實驗室的關(guān)鍵組成部分，直接關(guān)系著實驗室技術(shù)研發(fā)和開展檢測的效率和質(zhì)量。從實際情況來看，檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案管理中存在很多不足和問題，限制實驗室規(guī)模的擴大以及實驗室功能的發(fā)揮。因此，需要做好檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案管理工作，提高對設(shè)備檔案管理工作的重視程度，明確設(shè)備檔案管理的質(zhì)量要求。

2 儀器設(shè)備檔案管理工作中存在的問題和不足

2.1 對儀器設(shè)備檔案的管理工作不夠重視

從當(dāng)前檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案管理工作實際情況來看，工作人員普遍缺乏對檔案管理工作的重視，相關(guān)儀器設(shè)備日常管理人員和使用人員也不能建立正確的檔案管理系統(tǒng)。雖然已經(jīng)制定了相關(guān)的設(shè)備使用制度以及檔案管理方案，但是由于意識上缺乏對檔案管理工作的認(rèn)可，未能充分認(rèn)識檔案管理工作的作用和價值，導(dǎo)致相關(guān)制度和方案的落實存在很大問題。很多制度并沒有得到踐行，影響儀器設(shè)備的檔案管理質(zhì)量和檔案管理效果。

2.2 儀器設(shè)備檔案整理方面存在很多不足

我國實驗室儀器設(shè)備的管理工作起步較晚，很多制度和工作規(guī)范仍然沒有得到完善，重要設(shè)備的信息以及儀器的資料保存不夠規(guī)范和完整，影響設(shè)備和儀器功能的正常發(fā)揮。檢驗檢測實驗室完整的儀器設(shè)備檔案需要覆蓋設(shè)備預(yù)定、驗收、使用、保養(yǎng)和報廢等各個環(huán)節(jié)以及全部流程，加強實驗室儀器設(shè)備的檔案管理工作，能夠進一步提升實驗室的運行效率和運行質(zhì)量，提高實驗室工作的安全性和可靠性，減少實驗室危險事故的發(fā)生。很多單位在實驗室設(shè)備日常管理的過程中，并沒有全部保留設(shè)備正式購買之后的文件資料，一旦設(shè)備出現(xiàn)故障問題，往往需要經(jīng)過更多的流程和花費大量的時間進行設(shè)備的維修與保養(yǎng)，嚴(yán)重影響實驗室的運作效率。當(dāng)前，實驗室設(shè)備檔案管理還存在嚴(yán)重的社會信息不對稱問題，設(shè)備資料不完整，影響后期技術(shù)研究工作的順利開展和研究工作價值與作用的發(fā)揮。所以必須要提高對實驗室設(shè)備檔案管理工作的重視程度，將實驗室檔案管理工作納入整體實驗室管理流程當(dāng)中[1]。

2.3 儀器設(shè)備檔案管理人員綜合素養(yǎng)不足

實驗室儀器使用部門絕大多數(shù)并沒有設(shè)立專門的儀器設(shè)備檔案管理人員，雖然有的實驗室在儀器使用部門設(shè)置了儀器設(shè)備檔案管理人員，但是這部分員工往往缺乏專業(yè)的檔案管理知識，對設(shè)備的工作條件以及工作狀態(tài)不夠了解，并不能夠科學(xué)地開展設(shè)備檔案管理工作，無法及時準(zhǔn)確地收集和整理歸檔設(shè)備檔案資料。同時，檔案管理人員隊伍的流動性比較大，很容易存在因交接不到位而造成的檔案工作管理脫節(jié)問題，影響檔案整體的管理效率和管理質(zhì)量[2]。

3 檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案管理的相關(guān)對策

3.1 提高儀器設(shè)備檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檢驗檢測實驗室相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員需要加強對實驗室儀器設(shè)備檔案管理工作的重視，組建由儀器設(shè)備管理部門總體監(jiān)督管理，儀器使用部門分派專人協(xié)助的專業(yè)的檔案管理隊伍，明確各個部門以及員工在儀器設(shè)備檔案管理工作過程中的分工，做好設(shè)備檔案的整體建立工作。明確儀器設(shè)備在采購、使用、保養(yǎng)、報修全流程的檔案資料以及數(shù)據(jù)信息，做好檔案的歸檔工作，實現(xiàn)對儀器設(shè)備的動態(tài)管理，及時調(diào)整檔案資料和檔案信息內(nèi)容，更新檔案報告。同時，還需要加強對設(shè)備檔案管理人員的培訓(xùn)以及學(xué)習(xí)，提高儀器設(shè)備檔案管理人員自身的檔案管理能力以及收集能力，使得每一名員工都能夠了解自身崗位職責(zé)，并積極參與檔案管理工作，提高檔案管理效率。

3.2 建立健全檔案管理制度

科學(xué)系統(tǒng)的儀器設(shè)備檔案管理制度是保證檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備順利使用的前提，因此，必須要加強對儀器設(shè)備檔案管理工作的重視，制定嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的檔案管理操作程序，規(guī)范檔案資料的收集、使用、銷毀等工作流程，確定檔案歸檔時間以及歸檔內(nèi)容。同時，還需要制定系統(tǒng)科學(xué)的考核機制以及監(jiān)督管理機制，加強對各項檔案管理工作的監(jiān)督和約束。

3.3 建立動態(tài)儀器設(shè)備臺賬

在檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案管理工作中，加強檔案管理工作最重要的目的便是更好地利用檔案對儀器設(shè)備的使用和保養(yǎng)進行規(guī)范，延長設(shè)備的使用壽命，充分發(fā)揮儀器設(shè)備的使用價值。因此，需要建立動態(tài)儀器設(shè)備臺賬，在實驗室內(nèi)部建立起隨時可以調(diào)整和更新的設(shè)備臺賬，為使用者信息的統(tǒng)計以及查閱提供便利，更好地保證儀器設(shè)備檔案管理質(zhì)量和管理效率。另外，需要建立系統(tǒng)的檔案借用和歸還制度，避免出現(xiàn)檔案丟失問題，更好地保證儀器設(shè)備檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。

4 結(jié)語

綜上所述，檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案管理制度的落實對于實驗室的正常運行有著至關(guān)重要的作用，因此，需要提高對實驗室儀器設(shè)備檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理工作的重要意義，加強檔案管理人才隊伍建設(shè)，提高整體檔案管理水平和檔案管理效率，保障儀器設(shè)備檔案的科學(xué)利用。

【參考文獻】

【1】蔡婕.淺析實驗室儀器設(shè)備檔案管理[J].法制與社會，2016（33）：204+208.

【2】陳宗杰.關(guān)于企業(yè)設(shè)備檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（15）：128.

【作者簡介】劉春嬌（1986-），女，河北滄州人，助理工程師，從事檢驗設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)管理研究。