新形勢下社保檔案規(guī)范化管理的途徑

劉文江

摘要：新形勢下社會保險檔案規(guī)范化管理工作存在的問題：一是檔案種類繁雜、管理部門多、難度大;二是各方面重視程度不夠，經(jīng)費有限;三是管理人員結(jié)構(gòu)不夠科學(xué)合理;四是檔案管理信息化程度低。社保檔案管理部門應(yīng)高度重視，明確職責(zé)，加強規(guī)范化管理，并拓展檔案管理經(jīng)費來源，加強檔案管理人員的招聘，加強檔案信息化管理，才能更好地發(fā)揮社保檔案應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：社保檔案 規(guī)范化管理 途徑

中圖分類號：G271? 文獻標(biāo)識碼：A? 文章編號：1009-5349（2019）24-0110-02

黨的十八大以來，隨著國家社會和經(jīng)濟的不斷進步和發(fā)展，特別是以人民為中心、一切為了人民的利益這一施政理念的提出和實施，以人為本的社保檔案管理越來越引起社會的關(guān)注，這一項關(guān)系國計民生、社會穩(wěn)定發(fā)展的群眾眼里的大事，被黨和國家提到了重要的議事日程，相關(guān)的規(guī)章制度陸續(xù)出臺，社保檔案的管理也日益受到重視。百姓利益無小事，相關(guān)部門和相關(guān)人員也在不斷研究探討社保檔案的規(guī)范有效管理措施，使參保人員更有歸屬感、安全感、幸福感。因為社保檔案直接影響和決定著每個人的切身利益，也關(guān)乎政府依法行政、行政為民的形象，所以要創(chuàng)新探索社保檔案規(guī)范化管理的有效方法，更好地為廣大人民群眾服務(wù)，助推經(jīng)濟社會的進一步繁榮。

一、社保檔案管理現(xiàn)有的不足

根據(jù)本人的工作實踐，目前檔案管理存在著以下幾方面的問題。

1.檔案種類繁多，管理多頭，管理困難

社會保險分為養(yǎng)老保險（包含職業(yè)年金）、醫(yī)療保險（包含大額救助）、生育保險、失業(yè)保險、工傷保險等險種。但是由于社保事業(yè)發(fā)展的快慢不一，地域管理水平的不同，目前這幾個險種，還是由多個部門管理，正處在整合的改革過程中。比如：醫(yī)療保險和生育保險很多還是在原單位內(nèi)設(shè)計機構(gòu)進行管理，這兩個險種理賠過程中產(chǎn)生材料以及一些附屬材料都在原單位的檔案室內(nèi)管理留存;而像養(yǎng)老保險、失業(yè)保險等一些常規(guī)性的險種由政府委托的部門負責(zé)管理。隨著國家改革的進一步深化，特別是事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革，個人也需要繳納養(yǎng)老保險了，因此檔案管理的職能轉(zhuǎn)移到參保人所在單位。綜上所述，社保檔案涉及的部門多，檔案材料分散不一，整理標(biāo)準(zhǔn)不同，檔案歸檔時間不統(tǒng)一，內(nèi)容不完整，歸檔不規(guī)范等問題時有出現(xiàn)。

2.各方面重視程度不夠，投入經(jīng)費有限

隨著國家層面政策制度的不斷完善，各種培訓(xùn)活動、參觀考察活動不斷舉辦，各級部門越來越重視社保檔案的管理使用，認識到了檔案規(guī)范化管理的重要性、緊迫性。可是，由于地方財政收入影響，項目各項資金嚴格管控使用，單位增收節(jié)支等方面的制約，投入到社保檔案管理方面的資金就很少了，甚至捉襟見肘。檔案管理工作要規(guī)范，又要完善，就變得很難，甚至有時無米下鍋，難以為炊。

3.人員結(jié)構(gòu)不科學(xué)合理

筆者生活在祖國東北的一座邊陲小城，經(jīng)濟欠發(fā)達，生活節(jié)奏慢，益康養(yǎng)不宜創(chuàng)業(yè)，很難吸引本科以上大學(xué)生回鄉(xiāng)創(chuàng)業(yè)，更遑論檔案管理的高級人才了。現(xiàn)在的檔案管理人員多為半路出家，現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣，能應(yīng)付日常工作就不錯了，檔案管理不規(guī)范化的現(xiàn)象時有發(fā)生。個別單位檔案管理還屬兼職形式，緊一緊，管一管，松一松，放一放，眉毛胡子一把抓，不分輕重緩急，是很難做好檔案管理工作的，更別說規(guī)范化管理了。

4.檔案管理信息化程度低

一般的檔案保管期限為10—30年，有些超過50年甚至永久保存。特別是社保檔案可以反映一地一時的社會經(jīng)濟變化，職工的薪酬水平，為決策者制定地方經(jīng)濟社會發(fā)展規(guī)劃做參考。這就要求檔案管理緊跟時代發(fā)展的步伐，管理手段科學(xué)化、信息化。而受經(jīng)費、管理人員技能等因素制約，有些地方的社保檔案還是原始的手填版，牛皮紙裝，只是把檔案索引目錄輸入電腦以求查閱方便，離要求的檔案信息化管理還差很長一段距離。

二、社保檔案規(guī)范化管理工作途徑

1.明確部門，規(guī)范管理

社保檔案管理應(yīng)該劃入市政府新成立的社會醫(yī)療保險局統(tǒng)一管理，請市檔案局專業(yè)人員，為社保工作人員培訓(xùn)檔案規(guī)范化管理知識，按要求重新對社保檔案分類整理，做齊目錄，編制歸檔，編號入庫，同時整理完整索引目錄。

2.加強認識，增加經(jīng)費

在人們的日常生活中，特別是老年人、弱勢群體的日常生活中，離不開社會保險及其業(yè)務(wù)檔案的查詢使用，因為涉及每一個老百姓的經(jīng)濟利益和晚年生活是否穩(wěn)定和有保障，原始證明材料，可謂重中之重。巧婦難為無米之炊，要想方設(shè)法增加社保檔案管理經(jīng)費，特別是在減輕群眾負擔(dān)，取消了一些行政事業(yè)性收費后怎么辦？筆者認為可以向上爭取一點，從“三公”經(jīng)費中擠占一點，厲行節(jié)約一點，來填補檔案管理的經(jīng)費不足。

3.招聘人員，優(yōu)化組合

按照對檔案管理人員身份要求，檔案工作者身份雜亂與要求的高素質(zhì)的專業(yè)人員身份不符。因此在定崗定編時應(yīng)該按照編制清晰、專業(yè)對口的要求執(zhí)行，更要突出專業(yè)技能和專業(yè)水平，不應(yīng)該隨便找其他人員兼任;同時招聘時要明確檔案管理及其相關(guān)專業(yè)的要求，這樣能保證更好地開展檔案管理和使用工作。

人才招聘到位后，管理部門應(yīng)該采取各種科學(xué)化、合理化、有效化的手段進行培訓(xùn)考核，盡快完成從學(xué)生身份、社會人身份到檔案工作者身份的轉(zhuǎn)變，還要采取形式多樣、務(wù)求實效的培訓(xùn)，培訓(xùn)基礎(chǔ)知識和政策法規(guī)，新觀念、新信息、新理論，盡快完成角色轉(zhuǎn)變，適應(yīng)新工作。

4.強化信息科學(xué)管理

人類社會已進入21世紀，社會信息化已是不可阻擋的發(fā)展趨勢，社保檔案信息化管理相對傳統(tǒng)管理體現(xiàn)出諸多的優(yōu)勢，彌補了傳統(tǒng)檔案管理的諸多不足。一是注重對社保檔案的信息化建設(shè)，提升檔案管理信息化技術(shù)，充分使用條形碼技術(shù)，把信息化管理充分應(yīng)用到檔案管理的各個節(jié)點和步驟中，提升檔案管理的效能，更好地為廣大群眾服務(wù)。二是檔案工作人員要熟練掌握和有效使用信息電子檔案的各種功能，在社保繳費、人員變更、過程審核的環(huán)節(jié)發(fā)揮電子信息管理的高效作用，確保辦理快速、便捷、高效。三是充分發(fā)揮檔案管理過程中條形碼的特殊作用，用條形碼編程，用條形碼索引，用條形碼查閱，既簡便易行，又會大大提高工作效率，一舉多得。檔案管理人員可以將條形碼技術(shù)應(yīng)用到管理中，以條形碼的形式呈現(xiàn)業(yè)務(wù)編碼。四是充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)對檔案管理的提升作用，隨著社會逐步現(xiàn)代化、信息化，檔案管理也應(yīng)與時俱進，以科學(xué)的、先進的技術(shù)手段搭建檔案管理數(shù)字化大平臺，科學(xué)采集、存儲、使用檔案資源，形成資源共享、優(yōu)勢互補的管理局面，這樣，社保檔案管理水平才能提升，跟上社會發(fā)展的步伐，發(fā)揮更大的作用和效益。

三、結(jié)語

總之，社保檔案規(guī)范化管理是大勢所趨，人心所向，也是不忘初心、牢記使命宗旨教育的具體體現(xiàn)，是我國社會保障制度持續(xù)優(yōu)化的必然要求，只要認清形勢、補齊短板，探索有效途徑加以解決，才能為各個階層的廣大群眾服務(wù)，讓人民群眾生活得更有幸福感、獲得感、安全感，最終達到造福人民的目的。

責(zé)任編輯：張正吉