農業科研檔案規范化管理狀況調研報告

馬鑫

摘要：針對農業科研檔案管理中的分類、規范化管理、人員、設施設備、編研等基本情況，調查研究農業科研檔案的管理狀況。通過調研發現，農業科研檔案管理普遍存在收集歸檔困難、管理不規范、專業人員少、利用率低等現象。

關鍵詞：科研檔案;農業;綜述;人員;設施;管理

中圖分類號：C93????文獻標識碼：A????文章編號：1674-1161（2019）06-0066-03

2017—2018年，深入遼寧、山東、河南等省的部分農業科研單位，針對農業科研檔案管理中的人員、設施設備、數字化、編研等基本情況，以及分類、規范化管理等制度，調查研究農業科研檔案的管理狀況。通過調研發現，農業科研檔案管理普遍存在管理不規范、專業人員少、收集歸檔困難、利用率低等現象。

1 農業科研檔案管理制度與規范情況

1.1 收集和年查時間

1.1.1 收集時間 各單位檔案收集整理時間是隨機的，根據具體情況而定。多數單位根據農業特點，在每年的二三月份統一收集科研檔案。還有的單位分散收集整理科研檔案，隨來隨收隨整理。

1.1.2 年檢時間 一般情況下，單位按照各自的工作情況安排檢查時間，還有的單位沒有年檢。

1.2 收集周期

多數單位的科研檔案收集周期為1?a，也有的單位是2?a，還有的單位是不定期收集。一般情況下，有的單位根據上級檢查情況定檔案收集周期，有的單位根據課題時間定收集周期。通過調查發現，大多數單位沒有統一固定的收集周期或者收集周期不是很嚴格。有相當一部分單位靠科研人員自覺送交材料。

1.3 卷宗格式

目前，農業科研檔案的卷宗格式沒有完全統一，有些省級農業單位參照中國農業科學院的格式，一些地方農業科研單位參照省里其它單位或者其它專業的檔案格式。

1.4 制度規范

目前，各單位檔案管理參照的國家、地方檔案法律法規，有《中華人民共和國檔案法》，國家標準《檔案著錄規則》，國家專業標準《農業科研課題檔案分類標準》，農業部《農業科技檔案工作標準——分類、著錄與標引匯編》《科學技術研究檔案管理暫行規定》《檔案法實施辦法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等。在科研檔案規范與制度完善方面，做得較好的是林業部門和農業大專院校，他們管理有章，工作有序，規范到位。

相比之下，由于沒有統一嚴格的規定和檢查，農業各單位制定的檔案管理制度和規范與國家（或地方）的規定不甚一致。很多單位檔案的分類和裝訂根據本單位情況而定，具有個人或單位色彩，目的是方便管理人員管理。例如，在卷宗分類上，有的單位按照拼音首字母分類，有的單位按照課題主持人分類，有的單位按照國家專業標準分類。

1.5 檔案分類

目前，農業科研檔案分類不統一。大多數農業科研單位根據農業科學中的土壤肥料、植物保護、畜牧獸醫、水產養殖、作物育種栽培等領域，以及本單位研究機構的設置情況，分類整理、立卷、登記、歸檔科研檔案。也有的單位按年度、作者（第一作者）、機構（或部門）、學科進行分類。

一些地方單位根據單位情況設定幾個科目大類，導致一些小科目混雜在一起。一些國家科研部門，例如中國農業科學院有健全、規范的農業科研檔案制度和分類標準。在省級農業科學院中，少部分單位制定了符合本單位和農業學科特點的分類標準。其余大部分地方單位沒有明確的分類標準，一般按照單位和管理者意愿進行分類。

2 農業科研檔案管理情況

總的來說，省級農業科研單位管理相對比較規范，管理制度比較健全;地方農業單位的檔案管理稍差。

2.1 內部管理寬松

目前多數單位內部管理寬松，沒有明確的檢查周期，一些制度形同虛設。有的單位科研檔案管理嚴格，規范有序，制定了比較完善的科研檔案管理制度，包括科研檔案工作制度、科研文件管理規范（農業科研文件材料的歸檔范圍、分類方案、整理歸檔要求、鑒定標準等）、檔案部門工作規范（檔案工作人員崗位職責?檔案庫房管理制度、借閱制度、移交規則、交接手續、檔案利用制度、內部資料管理制度）、操作規范等文件。有些單位只有粗略的管理制度和規范，沒有詳細的規范內容，工作指導性稍差。

2.2 上級管理不嚴

在調查過程中發現，一些省份由省檔案局牽頭建立了嚴格的年審制度，一些隸屬單位自上而下每年接受年檢，管理規范嚴格。一些省份沒有年檢制度，各單位各自為政。加上農業周期比較長，受時令限制，科研檔案管理缺失。少數省級農業部門基本實現了農業科研檔案專業管理，組建由單位主管領導直接牽頭、由檔案管理部門負責、各下屬單位實施的科研檔案管理網絡。從總體來說，多數單位的檔案管理為空白。

3 農業科研檔案管理人員情況

3.1 兼職人員多

在人員管理上，多數單位未專門設立檔案管理崗位和人員，由辦公室人員兼職檔案員，文書、財會、基建、科研等混在一起管理。多數單位由一個人兼職負責檔案管理。由多人負責檔案管理的單位，管理人員之間少有按專業分工的，多數是按照文書、科研等大方面分工協作。由于工作精力有限，科研過程中產生的大量的科研數據、圖片、影像等資料隨意堆放，不能及時建立檢索系統和開展編研工作，造成檔案管理無序與混亂。

3.2 專業人員少

農業科研檔案管理需要具有農業、檔案等綜合知識的管理人才。在調查的科研檔案管理者中，只有1名是圖書情報專業，極少數是農業相關專業，絕大多數是與檔案、農業不相關的專業，專業人才緊缺。

3.3 隊伍不穩定

“重科研、輕檔案”是農業科研單位的普遍現象，造成檔案管理人員的待遇普遍不高，進修學習機會少。在此情況下，農業技術人員不愿從事檔案工作，檔案隊伍不穩定，管理水平落后。

4 農業科研檔案設備設施情況

無論是設施設備還是規范管理，農業科研單位檔案管理均落后于其它專業。在所調研的農業科研單位中，各單位設備設施情況相差懸殊，有的單位購置了先進的現代化設備，有的單位缺少計算機、復印機、照相、掃描儀、記錄機、服務器等必要的電子設備。除少數單位更換了密集架外，絕大多數單位仍在使用古老的卷柜。

多數農業科研單位的檔案室為閑置房屋，缺乏必要的空調、除濕和信息管理設備，不符合防盜、防火、防潮、防磁、防蟲要求，常因通風、蔽光、降溫、除濕等達不到要求而造成歸檔材料退色或霉變。還有些單位沒有專門的檔案室，資料散亂堆放于文件柜中，導致部分重要的檔案材料難以分辨。

在數字化管理軟件方面，除少數幾個單位有檔案管理軟件外，多數單位沒有實現電子化管理。一部分單位處于由傳統向現代化數字化管理的轉變中，一部分單位暫未有數字化管理的計劃。在檔案裝訂整理工具方面，多數單位沒有比較現代化的工具，僅限于手工。

在調研的農業科研單位中，采用軟件集成管理農業科研檔案的不多。只有極少數單位有單機片管理軟件，但遠不能適應科技迅猛發展要求。檢索工具單一、不統一，檔案查閱工作局限于手工制作的專題卡片或目錄，檢索速度慢，準確率不高。

5 農業科研檔案收集情況

有些單位建立了科研檔案年度歸檔制度，從管理機制上保證材料的完整性和連續性，多數單位是年度集中收集檔案。部分科技人員對農業科研檔案材料的收集、歸檔重要性認識不足，對歸檔要求、范圍不是很清楚，部分科研資料滯留在自己手上。同時，由于農業科研檔案具有田間作業資料形成量大，缺損資料不可彌補性，季節性、農時性強等特點，收集難度很大。收集的檔案以紙質檔案為主，極個別單位能夠提供電子版材料。

6 農業科研檔案借閱情況

借閱程序復雜。根據各單位反映情況，農業科研檔案借閱與文書檔案一樣，借閱程序繁鎖，需要層層申批，借閱手續復雜，使科研人員體會不到科研檔案帶來的方便。

借閱人員少。農業科研檔案與文書檔案、會計檔案、基建檔案等相比，借閱人員少之又少。查閱者多是查閱科研管理文件如任務計劃書、立題時間等，基本沒有人查詢課題技術報告等相關技術內容。

7 農業科研檔案編研利用情況

農業科研檔案資源未能得到充分開發利用，甚至沒有被利用是當前農業科研檔案管理中的普遍現象。農業科研檔案作為情報資料，重在“歸檔保存”，為內部科技人員提供信息。這限制了檔案資料的交流和使用，所謂的“保存”有封閉性，導致檔案內容不能廣泛交流。

目前，各單位的編研工作多數停留在一、二次文獻編研上，很少有單位將原始文件材料進行轉化和深化，缺少高層次的檔案服務形式。查閱者少，且只限于從事該學科方向研究的特定專業人員。且農業科研檔案不齊全，不能滿足查閱人員的需求。

8 農業科研檔案連續和完整情況

部分單位的科研檔案不連續、不完整，缺少某一年或某一部分的研究內容或相關材料。檔案管理崗位人員精力有限，無法將大量的科研數據、圖片、影像等資料及時歸檔、建立檢索系統、開展編研，造成檔案資料的缺失、不連續。有些單位科研檔案較少，分類有隨意性，收集規范和標準也很寬松，導致檔案收集整理不及時、不齊全、不系統，致使科研檔案不連續、不完整。田間科研試驗、農業生產過程中形成的各種文字、圖片、錄像等材料來源比較分散，也會形成“斷檔”“缺內容”的農業科研檔案。

收稿日期：2019-07-06

作者簡介：馬 鑫（1980—），女，助理研究員，從事檔案管理方面的工作。

參考文獻

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Research?Report?on?Standardized?Management?of

Agricultural?Research?Archives

MA?Xin

（Department?of?Party?Policy?and?the?Masses?Liaoning?Academy?of?Agricultural?Sciences，?Shenyang?110161，?China）

Abstract：?In?view?of?the?basic?situation?such?as?classification，?standardized?management，?personnel，?facilities?and?equipment，?compilation?and?research?of?agricultural?research?archives，?the?management?of?agricultural?research?archives?was?investigated?and?studied.?Through?investigation，?it?was?found?that?the?management?of?agricultural?scientific?research?archives?was?generally?difficult?to?collect?and?archive，?non-standard?management，?fewer?professionals?and?low?utilization?rate.

Key?words：?research?archives;?agriculture;?review;?personel;?facility;?management