論技工院校學籍檔案的信息化管理

余奕松

摘 要 通過對檔案管理中存在的問題進行分析，提出了完善學籍檔案管理的對策，希望能為技工院校學籍檔案的管理工作提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞 學籍檔案管理 信息化進程 管理制度

中圖分類號：G627文獻標識碼：A

完善學籍檔案管理制度，提高學籍檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務能力，進而提高學籍檔案管理水平，是技工院校教學管理、學生管理工作的重要內(nèi)容。

1學籍檔案的內(nèi)容和意義

學籍檔案是學生從招生錄取、入學到畢業(yè)期間學習過程的原始記錄，包括學生的錄取通知書（入學注冊）、體檢表、課程成績表、考勤、德育考核表、獎懲記錄（所獲獎勵、榮譽稱號、紀律處分等）、學籍變更情況（轉(zhuǎn)學、休學、復學、退學等）、實習鑒定表及畢業(yè)資格審核及證書發(fā)放等。每份學籍檔案記載了學生各方面的信息。

學籍檔案對于學生、學校、社會都有著重要意義。對學生而言，它是學生畢業(yè)就業(yè)的基本依據(jù)，也是現(xiàn)有文化程度的必要證明。從某種意義上講，真實可靠的學籍檔案材料就是學生學習生活的必要組成部分;從學校角度來講，學生學籍檔案管理制度的完善與否，是衡量一所學校教學管理水平的重要指標，規(guī)范化的學籍檔案管理制度有利于優(yōu)化學校的教學風貌;從社會層面來說，在招聘、錄用畢業(yè)生時，學籍檔案是用人單位考察學生學習及整體素質(zhì)的主要依據(jù)。

2學籍檔案的特點

近年來，隨著技工院校擴招，學生人數(shù)逐年增多，所需保存的信息也不斷增加。在不斷在發(fā)展的過程中，學籍檔案形成了以下一些特點。

（1）信息量大。一般來講，學籍檔案主要包括：學號、姓名、性別、民族、政治面貌、籍貫、出生地、出生年月日、身份證號碼、入學日期、所學專業(yè)、招生類別、聯(lián)系電話、教育經(jīng)歷、獎懲情況、家庭成員及主要社會關系情況等十幾個靜態(tài)信息，再加上二十幾至四十幾門課程、學科考試成績約幾十個動態(tài)信息，以及學生的畢業(yè)設計、畢業(yè)證書等信息。

（2）真實準確性。學籍檔案記載了學生自入學到畢業(yè)的整個學習生活的歷程，是學生綜合素質(zhì)和能力發(fā)展的真實記錄。學籍檔案所記載和反映的學生的基本情況、學業(yè)完成情況和獎懲情況等原始資料，是在遵循學生管理和學籍管理的有關規(guī)定的過程中形成的，按照歸檔要求收集整理的，因而具有真實準確性。

（3）周期性。學校工作每學期都有開學到結(jié)束這樣一個過程。一般在學期結(jié)束時，是學生綜合素質(zhì)變化記錄形成的重要時期，也是學籍管理方面文件材料形成最多的階段，這就決定了學籍檔案文件材料具有一定的周期性。

（4）連續(xù)性。學籍檔案基于對學生綜合素質(zhì)發(fā)展狀況的記載，一般來說是分階段進行的，有的內(nèi)容每學期記載一次，有的內(nèi)容每學年記載一次，特殊情況亦可隨時記載。隨著學生綜合素質(zhì)發(fā)展、逐漸演變的動態(tài)過程，學籍檔案也在不斷地補充和完善。學籍檔案記載了學生自入學到畢業(yè)整個學習生活歷程，是一個完整連續(xù)的過程。

（5）相互制約性。學籍檔案產(chǎn)生于學校內(nèi)部機構，是學校內(nèi)部相關部門在教育教學和學生管理等工作中既相互獨立又相互制約而逐步形成的。如：學生的入學材料，先由學生本人填寫，班主任核實，交到學生管理部門，待學生畢業(yè)后移交至學校檔案室存檔。又如學生獎學金評定、先進個人呈報等材料的審批，需要班主任審核，教務部門對學生成績進行核實，學生管理部門對學生在校期間的表現(xiàn)作出綜合鑒定，經(jīng)以上相關部門通過后才能生效。各部門之間的相互聯(lián)系、相互制約，有效防止了個別部門獨斷專行，從而保證學籍檔案的真實可靠。

3學籍檔案管理存在的問題

學籍檔案管理是學校教學、學生管理工作的重要組成部分，隨著技工院校招生規(guī)模的擴大，學籍檔案管理面臨著以下問題。

3.1技校生狀態(tài)不穩(wěn)定

大多技工院校主要通過組織新生入學軍訓和專業(yè)教育，召開主題班會學習學生手冊和宿舍管理制度，針對新生由初中或高中畢業(yè)生進入技工院校后的學習方式、內(nèi)宿生活方式、安全問題和心理健康等方面進行入學教育。盡管如此，仍然有一些新生入學后難以適應新的學習生活環(huán)境，對所學專業(yè)不感興趣，入學不久就出現(xiàn)了退學現(xiàn)象，這對技工院校的學籍檔案管理工作造成不可預測的影響。

3.2檔案管理意識不強

一些院校的檔案意識不強，將學生作為學籍檔案管理的被動管理對象。對于學籍信息的填寫規(guī)范缺乏必要的引導說明，造成學生對自己的學籍資料缺乏認識。學生在填寫時未能按照說明，隨意填寫，未認真核對，導致收回的學籍資料出現(xiàn)字跡難辨、涂劃、填寫不全、個別信息前后不一致等問題，不能準確地反映學籍檔案的真實性。甚至，在組織填寫學籍資料（比如：德育考核表、畢業(yè)生登記表）時，未能按照規(guī)定使用碳素墨水或藍黑墨水筆填寫，而是使用圓珠筆或鉛筆，影響了學籍檔案的長期保管和使用。

3.3學籍檔案管理人員專業(yè)性不足

一些技工院校的學籍管理部門缺少專業(yè)的工作人員，有的學籍管理員并未接受過正式的檔案管理業(yè)務培訓。在日常工作中，未能按要求及時歸檔、補充完善材料，未能循序漸進地推動每段時期學籍檔案的收集、整理和歸檔工作，導致學籍檔案基本上沒有補充材料。甚至到學生畢業(yè)，在審查檔案時才發(fā)現(xiàn)出了問題（比如部分檔案內(nèi)容不全，缺少必要材料），這就影響了學籍檔案的完整性。

4完善學籍檔案管理的對策

4.1樹立現(xiàn)代化的學籍檔案管理理念

首先，學校領導要充分認識到學籍檔案的價值和作用，意識到學籍檔案管理工作的重要性，從機構設置到人員配置、管理制度的建立健全等方面給予充分的支持，切實解決學籍檔案工作中所需的人力、物力等問題。具體舉措有：設置學籍管理部門，配置專業(yè)的學籍管理員，負責學籍資料的收集、歸檔、整理、電腦錄入、電子數(shù)據(jù)處理和保存。建設專門的學籍檔案室，按檔案室的具體要求進行設置，配置檔案密集架、空調(diào)、專用計算機、復印機、滅火器、除濕器、除蟲劑等重要設施。

其次，學籍檔案管理人員要強化責任意識，要有更新檔案管理理念，將被動的信息管理轉(zhuǎn)化為主動的信息服務，將學籍檔案庫轉(zhuǎn)化為人才信息庫，充分發(fā)揮檔案信息的價值和作用。

4.2建立專業(yè)的高素質(zhì)學籍檔案管理隊伍

加強學籍檔案管理人員的業(yè)務培訓和職業(yè)教育，定期組織管理人員進行在職培訓或脫產(chǎn)培訓，及時學習新的檔案法規(guī)和政策文件，了解現(xiàn)代化管理技術和方法，加強學籍檔案專業(yè)知識和計算機信息技術應用的學習，增強實際操作能力，逐步提高技工院校學籍檔案管理隊伍的整體素質(zhì)水平。

在日常的學籍檔案收集、整理工作中，管理人員經(jīng)常面對一堆堆的紙質(zhì)資料，工作較悶，長期下去會缺少工作熱情。作為技工院校的學籍檔案管理人員，必須充分認識學籍檔案的價值、作用和意義，培養(yǎng)吃苦耐勞、無私奉獻的敬業(yè)精神、高度的責任感和榮譽感;同時，學校領導應加強對學籍檔案管理人員的關心，調(diào)動他們的工作積極性，促進學校學籍檔案建設。

4.3加快學籍檔案管理的信息化進程，完善學籍檔案管理工作

隨著技工院校招生規(guī)模的擴大、校企合作的增加、學校改革的深入，單純采用傳統(tǒng)的手工處理方式已很難滿足新的教學管理和學生管理工作的要求，使用計算機信息技術進行學籍檔案管理成為必然選擇，依靠校園網(wǎng)開發(fā)學籍管理信息系統(tǒng)，將信息技術引入學籍管理工作中。

（1）做好學生原始信息的采集工作。新生入學后，學校統(tǒng)一組織學生登陸學籍管理信息系統(tǒng)，進行個人基本信息的錄入。學生的基本信息必須由學生本人輸入，其他人不得代替，如出現(xiàn)虛假、錯漏信息，相關責任由學生本人承擔。學生基本信息包括學號、姓名、性別、民族、政治面貌、籍貫、出生地、出生年月日、身份證號碼、入學日期、所學專業(yè)、招生類別、聯(lián)系電話、教育經(jīng)歷、獎懲情況、家庭成員及主要社會關系情況等。照片則由學生上傳其本人的電子版相片（為統(tǒng)一相片風格，由學校統(tǒng)籌安排為學生采集證件照）。

（2）做好學生學籍檔案的建立工作。學籍檔案記載了學生在校學習、生活情況，客觀地反映了學生在校期間德、智、體、美、勞各方面的發(fā)展狀況，也是學生接受某種教育程度的經(jīng)歷和所具備學識水平的憑證。學籍檔案主要包括：①學生學籍表;②新生錄取登記表及體檢表;③學生成績表;④學生轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學、休學、復學、退學、留級、出國等學籍變動情況登記表;⑤對學生的獎懲材料及呈報表;⑥實習鑒定、畢業(yè)設計;⑦畢業(yè)證書、結(jié)業(yè)證書;⑧畢業(yè)生登記表、畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。今后，學生可通過管理信息系統(tǒng)查詢學籍信息、學科成績、課程表等，實現(xiàn)資源共享。

4.4建立健全學籍檔案管理制度

不少技工院校都是在學生入學時建立學籍，待畢業(yè)時才統(tǒng)一收集、歸檔，而學生在校期間（三至五年），其學籍資料基本沒更新。例如：學生在校期間獲得獎勵或受到處分的材料，并未及時補充進學籍檔案中。

因此，須建立健全學籍檔案的補充、收集、整理、歸檔、保管等各項制度。做到權責明晰，用制度去規(guī)范管理工作，督促工作人員及時完成學籍檔案管理的各項工作。

另外，須建立學籍檔案借閱制度，規(guī)范借閱程序。任何人員未經(jīng)主管領導允許，不得翻看、借閱各種學籍資料，所有資料的歸入、保管、借出必須由學籍檔案管理人員負責。需借閱時，先征得主管領導批準，再由管理人員為其辦理借閱手續(xù)。

4.5開發(fā)利用學籍檔案，為學校改革發(fā)展服務

學籍檔案雖然是以往教學、學生管理活動的記載，但它并非只有保存價值，它還以其特有的價值參與教學、學生管理等各種教育活動，發(fā)揮其參考、借鑒作用。對學籍檔案的管理，不能只滿足于整理、保存，要積極開展研究，從大量的學籍信息中提煉出帶有規(guī)律性的、結(jié)論性的數(shù)據(jù)和資料，為學校教學和改革服務。對學籍檔案的開發(fā)利用，可以使學籍檔案中靜態(tài)的分散信息，變?yōu)閯討B(tài)的集中信息，使檔案管理與學校發(fā)展同步前進。

5結(jié)束語

學籍檔案是學生的重要信息資料，是學校教學、學生管理工作的重要資料。切實把握技工院校學籍檔案的特點和面臨的問題，實施積極有效的對策，加強學籍檔案管理，積極開發(fā)利用，為學校的教育教學、改革發(fā)展服務。

參考文獻

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