探索新時期檔案管理工作新思路

李東東

摘 要 檔案作為各個單位內部一種寶貴的信息資源，是對我們人類進行各項生產實踐活動的真實反映，更是人類社會發展的財富。作為基層檔案管理從業者，應該積極探索完善的檔案管理模式，從而才能提高檔案資源管理與利用水平。

關鍵詞 基層檔案管理 工作思考 對策

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

檔案管理工作是各級機關和企事業單位中必須重視的一項工作，它有利于推動各企事業單位主要工作的開展，也是對單位員工的高度負責，作為基層檔案管理管理人員，要積極探索新時期檔案管理工作如何開展，從而才能提高檔案管理價值，具體分析如下。

1完善檔案管理機制，保證檔案管理效率

建立檔案管理機制，是做好檔案管理工作的重要保證。因此，要建立健全各項管理制度，做到檔案管理的各個環節都能依章行事。一是建立檔案收集、歸檔、利用、保管等制度，制定檔案保管期限表、歸檔范圍、分類編目方法等相關規定。把分散在科室和個人手中的文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統一設專人管理與利用。做好檔案借閱登記、利用效果登記等各種登記，要手續齊全。二是基層檔案員更換時，要嚴格遵守交接規定，檔案管理人員交接前要清點檔案室的各類檔案，嚴格辦理交接手續。避免檔案移交給綜合檔案館時出現多卷少卷、責任不清等問題。三是把這些制度和規定納入崗位責任制和年度考核辦法中，將檔案室管理工作與績效考核掛鉤，有效地提高基層檔案室的管理水平，不斷推進基層檔案管理工作走向規范化、科學化、標準化。

2加快檔案管理信息化步伐和數字化建設

目前，在我國各行各業中都存在數字化信息的身影，數字化信息時代的到來，給人們的生活、工作以及學習等方面都提供了便利，同樣在基層檔案管理工作中，也應該遵循信息時代的發展，將網絡技術和數字信息通訊技術應用到基層檔案管理工作中，改革基層檔案信息管理的方法，實現科學、有效、實用的數字化管理體系。在數字化信息時代的背景中，計算機技術的應用有效提高基層檔案管理工作的效率和質量，尤其在檔案整編、檢索、統計和借閱等方面，更是凸顯計算機技術的優勢。通過計算機的有效應用，可以提高建立檔案編制體系的速度，利用著錄項目建立檔案機讀目錄數據庫，根據不同的要求對庫內數據進行自動編制。另外，計算機技術還能使檔案檢索實現數字化，在查找特征文獻時更加快速便捷，有效節約查找時間，計算機可以根據輸入的要求，找到符合條件的檔案目錄和文獻等，并將其精確定位，節省人工翻找的時間。

3加強收集工作能力，提高檔案應用價值

在檔案管理工作中，收集工作作為基礎，在整個檔案管理工作中占據著重要的位置。目前，在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作以及突出館藏特色的背景下，更是將檔案收集工作的重要性凸顯出來，同時，檔案收集和儲存是提供檔案信息和實現檔案信息有效利用的主要因素，如果缺少對檔案的收集，就無法使檔案資料更加系統和完整。在檔案收集工作中，要遵循為經濟建設服務、為學術研究服務、為社會各界提供利用服務的原則，同時還要擴大收集檔案資料的范圍，根據自身的實際情況，在收集相關檔案資料和輔助材料時，一定要將其收集完整，對于一些散存在社會中的檔案資料來說，要進行充分的挖掘，避免珍貴資料檔案出現疏漏，還要增強收集檔案資料地域的特色型和手機檔案資料內容的針對性。要重視對重大活動檔案的手機，將一些可以反饋本地重大活動的檔案收藏到館內，豐富館內收藏的內容。另外，收集工作要有計劃、有目標、分步驟、有主次的進行，在每項工作結束后，應該對各種文件材料進行分期分階段的收集，保證檔案資料的完整性，在對收集的文件材料進行系統整理存儲后，使檔案信息資源更有價值，使收集工作達到借鑒利用的目的。

4重視檔案資源開發，提高檔案利用質量

對于檔案工作來說，其主要目的是對檔案信息資源進行開發，為經濟建設提供服務，在檔案工作中利用工作尤為重要，可以直接完成檔案信息資源的開發目的，所以，整個檔案工作的價值都是通過檔案利用體現出來，總的來說，檔案利用工作開展的質量和效率會直接影響整個檔案工作的質量。開展檔案利用工作時，工作人員必須具有高度的責任心，為利用者提供滿意的服務。在新形勢的背景下，檔案利用工作應該做到開放利用和檔案編研，同時還要對檔案利用工作進行嚴格的監督。在檔案利用中開展監督工作，可以有效保證檔案利用過程中的安全性，同時可以及時發現檔案利用中不利于檔案保密的不良行為，并對其制止糾正，在保證檔案完整與安全性的同時維護企業自身的利益。

5提高檔案管理人員素質與能力

提高工作人員素質是做好檔案管理工作的基礎。因此，要不斷加強業務人員素質教育，確保基層檔案管理的持續發展。一要加強業務培訓。檔案管理是一項專業性很強的工作，當一名合格的檔案管理人員，必須掌握檔案專業理論知識。只有通過專業培訓、繼續教育，才能不斷提高檔案管理業務水平。二要提高管理能力。檔案管理人員要深入實際，親自實踐，掌握本部門檔案信息需求，提高辨別信息水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，不斷研究探索檔案管理工作新思路，提高檔案室的管理水平。三是樹立敬業觀念。從事檔案工作的管理人員要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，嚴格貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，嚴守黨和國家的機密，恪守工作紀律，要有高度的責任心和使命感，熱愛自己所從事的檔案工作，樹立全心全意為人民服務的思想，甘當默默無聞的奉獻者，真正體現出檔案人所具備的良好素質。結束語總之，要想搞好基層檔案管理工作，必須增強基層單位檔案管理意識，提高基層檔案管理人員專業素質及管理能力，加大檔案管理專項經費投入，實現檔案管理電子化，從而積極適應時代發展需要。只要積極重視基層檔案管理工作的發展，檔案管理事業必將更加有序、健康發展。