如何進(jìn)一步做好檔案管理工作

路 璐

（山東省濟(jì)寧市駕駛員職業(yè)認(rèn)證所，山東 濟(jì)寧 272000）

檔案管理工作是企事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，但相對(duì)于單位其他工作，又有一定的封閉性。當(dāng)代計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，為提高檔案管理工作效率提供了更加廣闊的發(fā)展前景和愈加豐富的工具。隨著人們對(duì)檔案重視程度的不斷增加，對(duì)檔案的管理和使用提出了更高的要求。檔案從業(yè)工作者必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，更新觀念開拓創(chuàng)新，在認(rèn)真總結(jié)以往檔案管理工作歷史有益經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，更加精確地掌握檔案工作的規(guī)律、特點(diǎn)，打牢做好新時(shí)代的檔案管理工作的基礎(chǔ)。

1 從基礎(chǔ)做起，認(rèn)真做好檔案資料的收集工作

檔案管理工作既相對(duì)獨(dú)立，又與單位的管理體制“藕斷絲連”，檔案管理要與本單位的管理體制、檔案資料的收集、管理等制度相結(jié)合，建立一個(gè)有效契合本單位管理制度的檔案收集管理體系，有效協(xié)調(diào)督促單位內(nèi)部各部門，使檔案資料收集做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確等，夯實(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)性第一步。比如，有關(guān)人事檔案的材料收集，檔案管理部門要達(dá)到“及時(shí)、全面、準(zhǔn)確、保密”等工作標(biāo)準(zhǔn)的要求，必須制定完善收集工作制度，明確責(zé)任、收集范圍和途徑等重要工作內(nèi)容，同時(shí)，還要做到與有關(guān)部門加強(qiáng)溝通聯(lián)系，及時(shí)解決資料收集過程中出現(xiàn)的一些問題，不斷加強(qiáng)資料收集等工作的技術(shù)支持力度，督促工作進(jìn)度和質(zhì)量，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)存盡存，嚴(yán)格避免檔案材料的丟失。只有做好檔案資料收集工作，不斷拓寬檔案資料收集范圍，嚴(yán)格檔案資料收集程序，才能為提高檔案案卷的質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。

2 緊跟時(shí)代，不斷促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案資料無論是數(shù)量還是種類都越來越多，單一的管理手段和方法無法有效適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求，必須進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，才能破解檔案發(fā)展工作中的難題。

2.1 提高管理意識(shí)

思路決定出路，檔案管理工作水平的提高，必須要求管理工作者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和重大意義，具有較高管理工作意識(shí)。具體有三點(diǎn)：（1）工作責(zé)任感要強(qiáng)，職業(yè)素養(yǎng)要高，工作態(tài)度要端正。（2）具有不斷學(xué)習(xí)的習(xí)慣和自我要求，不斷了解、掌握檔案管理的知識(shí)，充實(shí)、提高檔案管理工作方面的先進(jìn)理論知識(shí)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)等。尤其是在檔案管理數(shù)字化、信息化方面，要結(jié)合崗位工作，注重對(duì)計(jì)算機(jī)及程序、信息存儲(chǔ)和傳輸?shù)戎R(shí)的學(xué)習(xí)和掌握，使自己成為熟練掌握當(dāng)代檔案信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的技術(shù)型檔案管理人才。（3）要有理論結(jié)合實(shí)際的實(shí)踐意識(shí)，能積極把先進(jìn)的現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法應(yīng)用到實(shí)際工作中，提高管理工作水平。

2.2 積極利用現(xiàn)代科技手段，提高管理效率

計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)的快速進(jìn)步，成為不斷豐富、提高檔案從業(yè)者有效管理檔案的強(qiáng)力工具，必須善于利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，并不斷提高現(xiàn)代科技手段在檔案管理工作中的占比，使現(xiàn)代科技手段更好地服務(wù)于檔案管理工作。如在檔案整理工作中，利用計(jì)算機(jī)和管理程序等現(xiàn)代化技術(shù)手段，將以前主要依靠手動(dòng)檢索、查閱檔案名錄的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽坑?jì)算機(jī)管理程序檢索、查閱，大大減少了查找時(shí)間，提高了查找效率，并且大幅降低了文件歸檔工作中的人為影響因素，減少了手工操作，在時(shí)間效率、資料準(zhǔn)確度等方面可以收到事半功倍的效果。隨著管理軟件和計(jì)算機(jī)硬件的不斷進(jìn)步，整理效果日趨完美。

2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

提高單位檔案管理工作水平，一是要引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)檔案管理人員，為檔案管理工作不斷注入新鮮血液。二是要加強(qiáng)培訓(xùn)，培訓(xùn)各類檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)。檔案管理人員同時(shí)要主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷積累管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身素質(zhì)水平，提升管理能力，努力順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，逐漸成長(zhǎng)為既具有豐厚管理經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)，又掌握和善于利用信息化技術(shù)和應(yīng)用管理的檔案管理方面的行家里手。

3 創(chuàng)新手段，不斷提高檔案資料利用率

檔案資料利用要在便捷化、數(shù)字化等方面不斷取得新突破，進(jìn)一步方便利用、快捷利用、有效利用，主要的方向就是進(jìn)一步加大投入，不斷更新檔案資料利用的硬件和軟件，將各類紙質(zhì)的檔案資料，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，通過相應(yīng)的檔案管理程序，轉(zhuǎn)換為可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別并方便通過計(jì)算機(jī)瀏覽的數(shù)字化信息。組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫(kù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，然后通過信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案資料的信息化服務(wù)，提高檔案資料的利用效率。

4 扎實(shí)工作，不斷提高日常工作水平

當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)只是檔案管理工作的輔助手段，檔案資料的日常管理必須依靠管理工作者熟悉業(yè)務(wù)的扎實(shí)基本功，當(dāng)好熟悉本單位檔案“家底”的“活字典”。必須具有健全的，并根據(jù)社會(huì)發(fā)展不斷更新的檔案管理制度。必須做好資金保障，配置完好的保存設(shè)施、先進(jìn)管理設(shè)備。

5 結(jié) 語

檔案管理工作是一個(gè)單位的重要工作內(nèi)容，因此各單位必須要對(duì)檔案管理工作投入足夠精力，在加強(qiáng)宣傳提高認(rèn)識(shí)、建立制度完善管理、緊跟時(shí)代推進(jìn)信息化、強(qiáng)化培訓(xùn)提高素質(zhì)等方面不斷創(chuàng)新進(jìn)步，從而不斷提高單位的檔案管理工作水平。