基于信息化管理理念構建高校管理模式

許桂榮

（南開大學后勤保障部項目管理辦公室，天津 300071）

1 引言

高校的大規模發展促使管理事務具有跨部門、跨系統的特點，并且隨著校園發展逐步和社會應用需求相契合，高校和企業之間的合作越來越緊密，高校管理部門的業務范圍還在不斷擴大。如何應對管理系統不斷新增相關業務的變化，促進管理部門持續發展，提高服務能力，是高校進一步發展需要著力解決的問題。探究高校信息化管理模式，不是單純的安裝、運營一套應用軟件，這個信息化管理方式要迎合新型高校管理制度的梳理、管理體系的優化、管理方法的確立。任何信息系統都不是孤立的存在，必需要與已經存在的校園其他數字系統相整合，這樣才能長期合理的運行。在信息化服務剛剛興起的時候，在校園里運營改進具有較高的操作性，容易得到及時的應用反饋和修正，對未來其它社會機構的信息化管理可以起到借鑒的效果。

2 信息化管理的價值

人類社會已經進入到信息化經濟時代，作為信息化的主要推手計算機網絡，它的一個主要作用就是將各個獨立的資源連接在一起，最大化利用共享信息，實現事務的集中管理和分類處理。實施信息化的管理模式可以形成一套管理標準，打破信息閉塞，提高服務效率。信息化服務的基礎就是管理的標準化，依托管理制度、人員培訓、系統工具等環節的支持，在業務流程中不斷重復正確的操作。在同一流程的相關崗位共享進度、任務、文檔等信息，降低信息查詢的時間，提高溝通效率，減少差錯。信息化可以突破信息孤島，加快管理信息的提取、匯總、上報、分析、反饋的速度，對于高層管理者可以更好的掌控全局，做出快速準確的判斷。

3 信息化管理提高工作效益

基于網絡的信息化管理，所有信息資源可以存放在網絡云中。首先，以往紙質文件或是獨立的數字系統，容易導致文件丟失或存檔錯誤。遺漏重要信息等情況，在網絡信息中可以大幅降低甚至消除錯誤造成的損失。其次，信息化可以提高業務流程中的可視化程度，所有服務崗位工作人員都清楚自己在服務流程中的角色，并且可以確切地了解業務在辦理過程中所處的狀態。這樣既提高了信息透明度，又明確了職責，所以人都可以在網絡終端服務器上清楚的了解到自己應當完成的工作。這樣可以減少業務辦理過程中的延誤、疏忽或推脫現象。第三，信息化管理可以極大的提高辦公效率。分散在不同辦公場所的各個部門在處理事務時，所需上報和待審批的文件都可以在網絡終端上完成，這樣就實現了審批流程網絡化：如當前多數業務審批流程是，主管管理者需要當面審批辦公文件，管理者往往工作繁重，職員無法及時向主管的上級反映情況，這樣職員在處理業務時，容易造成事務堆積現象，這樣既耽誤時間又耽誤工作。如果高校實現信息化管理，充分利用信息化網絡辦公，可以徹底解決逐級等待審批的問題。尤其是在處理需要多個部門審批的業務時，信息化管理的方式可以及時提醒管理者處理業務，大大提高工作效率。第四，明顯降低辦公經費支出。施行信息化網絡辦公后，顯著減少文件紙張、打印、復印和各種相應耗材的使用，實現了優質、低耗、高效的的服務目標。

4 信息化管理制度的建設

隨著高校規模的擴大，管理難度加大，要警惕出現人浮于事、扯皮推諉、職責不清、執行不力的現象。基于信息化理念的管理模式，就是要充分利用信息共享的優勢，促進制度化建設，按照程序標準來處理事務。信息化管理制度的建設要注意大力推行扁平化管理；以量化數據為標準進行業務水平考核，增強執行力度；明確各級崗位職責、權利和操作標準；在每一步業務的操作標準許可下，盡量增大業務人員的決策權限；最大化使用信息資源進行分析，支持決策判斷；以業務流程為樞紐，系統有效整合各種管理要求，實現高效簡約管理；對于業務管理要通盤考慮，統一編碼，精簡業務流程，編制全面的系統。

制度化的建設可以促使管理模式的合理化、管理方法的科學化、管理過程的規范化、管理數據的精確化、管理質量的最優化，建立信息化、便捷型的一站式服務方式。信息化的管理制度將為高校更大規模的發展創造了條件。

5 結束語

高校管理信息化建設，是新時期提高高校管理與服務水平的基本要求。高等教育機構不僅是為師生服務，同時也為各學院的教學和科研服務，具有管理育人，服務育人的重任。因此，高校服務水平隨著規模的擴大必須要上一個臺階，滿足各方面的需要，而信息化技術為加強校園管理與服務水平提供了先進的技術支持。同時，信息化在高校內部管理中的廣泛應用，促使管理和服務相融合，實現了管理和服務的數字化，為高校整體智能化發展提供了契機。信息化建設極大提高了管理效率，促進高校整體管理服務隊伍素質的提升，拓展了高校管理能力，實現高校管理無紙化辦公、網絡化服務、科學化決策，為實現雙一流大學的建設提供了服務保障。