淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)字化人事檔案管理

孫冬云

（魚臺(tái)縣市場監(jiān)督管理局，濟(jì)寧 272000）

數(shù)字化人事檔案管理是一種新興的檔案管理形式，與傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理相比有更大的優(yōu)勢。其通過對(duì)紙質(zhì)人事檔案的掃描，將紙質(zhì)的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本和圖像，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)字化的人事檔案管理工作能夠有效提升工作效率，增強(qiáng)檔案信息的精準(zhǔn)度，為各行各業(yè)的人們帶來便利。

1 數(shù)字化人事檔案管理的優(yōu)勢

第一，管理規(guī)范。傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理，經(jīng)常在查閱檔案時(shí)出現(xiàn)涂改、撤換等現(xiàn)象。數(shù)字化人事檔案管理使用信息技術(shù)存儲(chǔ)檔案材料，有效地規(guī)避了以上問題，使檔案管理更加規(guī)范化，也確保檔案真實(shí)度。第二，更新及時(shí)。紙質(zhì)檔案管理需要多人協(xié)作完成，管理過程會(huì)牽涉到收集信息、整理加工、入庫存檔等多個(gè)環(huán)節(jié)，操作較為復(fù)雜，時(shí)間消耗過大，造成信息時(shí)效性不高。數(shù)字化人事檔案管理通過先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息的及時(shí)更新，確保檔案資料的實(shí)效性和準(zhǔn)確性。第三，高效節(jié)約。數(shù)字化人事檔案管理滿足“無紙化”辦公的需求，能夠快速地訪問數(shù)據(jù)材料，有效地節(jié)省存儲(chǔ)空間與存儲(chǔ)成本。在對(duì)人事檔案實(shí)行查閱、增添、提取等操作時(shí)，數(shù)字化人事檔案管理利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了辦公效率的提升。第四，安全集中。紙質(zhì)人事檔案因?yàn)榻栌妙l繁導(dǎo)致?lián)p壞、丟失嚴(yán)重，難以長期保存。數(shù)字化人事檔案管理能夠降低紙質(zhì)檔案翻閱頻率，并對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)行共享、備份，確保檔案的安全利用。另外，紙質(zhì)人事檔案管理使用有形庫房存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)是紙張，具備容量小、體積大等不足之處，而數(shù)字化人事檔案管理的存儲(chǔ)載體是硬盤、光盤等容量大、體積小的媒介，具有集約性，也能避免空間浪費(fèi)[1]。

2 加強(qiáng)數(shù)字化人事檔案管理的具體措施

2.1 建設(shè)信息化數(shù)據(jù)庫

首先，通過專業(yè)的檔案管理人員實(shí)時(shí)編輯紙質(zhì)檔案詳情，明確相關(guān)內(nèi)容字段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案材料的數(shù)字化建設(shè)。其次，在編輯人事檔案信息之前，建設(shè)信息化的檔案數(shù)據(jù)庫，利用云存儲(chǔ)、云計(jì)算、信息采集等先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的采集、導(dǎo)入、整合、分類等工作，真正確保編輯數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案的一致性，避免遺漏、錯(cuò)誤等狀況[2]。最后，建立訪問檔案材料的具體界面，主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：第一，前臺(tái)操作系統(tǒng)，實(shí)行信息資料的整理與檢索，具備快速簡單的特點(diǎn)，提升了查詢、檢索的整體效率。第二，后臺(tái)操作系統(tǒng)，專業(yè)人員修改并完善人事檔案資料，確保存儲(chǔ)收錄信息的科學(xué)性、完整性。綜上，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)信息化數(shù)據(jù)庫，為數(shù)字化人事檔案管理提供了硬件基礎(chǔ)，在人事檔案管理中占據(jù)重要地位。要想有效的進(jìn)行數(shù)字化人事檔案管理，建設(shè)數(shù)據(jù)庫是不可或缺的環(huán)節(jié)，其在存儲(chǔ)、載入信息的同時(shí)，也能避免數(shù)據(jù)丟失等問題的出現(xiàn)。同時(shí)，建立信息化數(shù)據(jù)庫，也為人事檔案管理人員提供便捷，幫助其提升整體運(yùn)行效率。

2.2 優(yōu)化、維護(hù)管理系統(tǒng)

為了保障人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，在數(shù)字化人事檔案管理的過程中，要定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的優(yōu)化和升級(jí)。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，各種計(jì)算機(jī)病毒也隨之增多，若不能及時(shí)實(shí)施系統(tǒng)的維護(hù)和優(yōu)化，極易發(fā)生計(jì)算機(jī)崩潰、防御系統(tǒng)被破壞、數(shù)據(jù)丟失等事件。另外，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件模式，選取合適的人事檔案管理操作系統(tǒng)是非常重要的。在具體的選擇時(shí)，一定要全面考慮操作系統(tǒng)與軟件技術(shù)的特點(diǎn)，重視所選系統(tǒng)能否滿足技術(shù)需求，是否具備前瞻性。同時(shí)，應(yīng)該組建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，落實(shí)團(tuán)隊(duì)人員職責(zé)，讓其承擔(dān)系統(tǒng)使用、系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)管理等工作，使系統(tǒng)的固有效能得到充分發(fā)揮。

2.3 強(qiáng)化信息安全管理

目前，數(shù)字化人事檔案管理亟待解決的重要問題是：如何切實(shí)保障人事檔案材料的安全性。通過對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效利用，能夠進(jìn)一步提高信息系統(tǒng)的安全性能。具體在管理人事檔案時(shí)應(yīng)做到：第一，在傳遞與搜索資料信息時(shí)，要嚴(yán)格控制信息審批，把握存儲(chǔ)介質(zhì)使用規(guī)范。第二，在采集數(shù)據(jù)信息時(shí)，要對(duì)采集軟件的使用范圍深入把控。第三，在共享與開放數(shù)據(jù)信息時(shí)，要重視開放度，注意設(shè)定使用權(quán)限，全方位保護(hù)相關(guān)人員的隱私信息，避免信息泄露。為了防范黑客攻擊，可以使用多種防護(hù)措施，例如，網(wǎng)絡(luò)隔離、系統(tǒng)與數(shù)據(jù)逐級(jí)加密、數(shù)據(jù)備份、設(shè)立防火墻等。第四，在數(shù)據(jù)備份和維護(hù)、使用系統(tǒng)時(shí)，要做到權(quán)責(zé)分明[3]。云計(jì)算等大數(shù)據(jù)技術(shù)都具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，在維護(hù)系統(tǒng)安全時(shí)，可以將其與多種安全技術(shù)的固有優(yōu)勢相結(jié)合，讓數(shù)據(jù)信息安全管理得到強(qiáng)有力的保障。

3 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)字化人事檔案管理符合時(shí)代需求，為檔案管理人員提供了很大便利。在建設(shè)數(shù)字化人事檔案時(shí)，要緊緊結(jié)合客觀實(shí)際與單位人事檔案特征，利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立信息化的人事檔案數(shù)據(jù)庫，并及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)與安全管理，逐步推動(dòng)人事檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。