新時代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探索

邢兆花

（山東省濟南市歷城區(qū)人社局，濟南 250100）

在新的時代背景下，各行各業(yè)都面臨著不斷加劇的市場競爭，而人才作為爭奪競爭高地的決定性因素，一直得到用人單位的高度重視。在人才管理方面，就更需要做好人事檔案管理等各項工作。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，存在過于注重隱秘性、人事檔案管理人員專業(yè)能力有限、封閉式管理限制人才流動等不足，如何解決這些不足，值得思考。

1 新時代人事檔案管理制度發(fā)展趨勢

1.1 實現(xiàn)人事檔案的電子化存儲

人事檔案的電子化存儲方式相對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲方式不易受到外界自然的干擾，并且也不容易受到損壞吃，例如紙質(zhì)檔案可能會受到氣溫空氣濕度以及自然災(zāi)害的影響，簡短使用壽命或者出現(xiàn)損毀的狀態(tài)，但是人事檔案電子化存儲方式不盡。保存時間長，而且可以進行拷貝，在不同的環(huán)境下都能夠進行備份，存儲的質(zhì)量更高。在查找上也更加方便，能夠讓工作人員進行簡單的復(fù)制粘貼或者修改，由此可見電子化存儲在未來的工作中使用性更強也是一種趨勢所在。

1.2 實現(xiàn)檔案管理的自動化

人事檔案實現(xiàn)管理的自動化是時代所趨。為了能夠讓人事檔案管理你得到電子信息技術(shù)的輔助，實現(xiàn)有效的對相應(yīng)的文書進行處理和協(xié)調(diào)，也將二者有效地聯(lián)系在一起，還需要每天做好歸檔工作，做好信息的錄入工作，讓電子檔案變得更加完善和完整，在檢索時能夠更有保障。作為檔案的基礎(chǔ)，工作人員必須要真實的，全面的，連續(xù)的進行信息的錄入，通過自動化的方式準(zhǔn)確地反映出工作實際。在使用的過程中能夠精準(zhǔn)的快速的找到所用信息。

2 當(dāng)前人事檔案管理制度中的問題

2.1 過于注重隱秘性

在傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理工作往往有極強的保密性，檔案的調(diào)動必須得到多層審批，而事實上，在政審中查閱人事檔案除了要關(guān)注保密性問題外，應(yīng)結(jié)合實際需要對其進行合理調(diào)用，以免浪費檔案資源。而且，由于傳統(tǒng)模式中的檔案管理隱秘性太高，導(dǎo)致管理過程中的監(jiān)督管理不到位，很可能埋下工作人員徇私枉法的隱患。毫無疑問，適度的隱秘性可以對員工信息起到保護作用，但一旦過度，則可能帶來嚴(yán)重的負面影響。

2.2 人事檔案管理人員專業(yè)能力有限

隨著人事檔案管理工作不斷專業(yè)化，許多先進管理技術(shù)和設(shè)備引入工作環(huán)節(jié)，如果員工的專業(yè)性不強，對該項工作的重視不足，就可能導(dǎo)致工作效率和質(zhì)量長期得不到提升，進而給單位造成經(jīng)濟利益上的損失。

2.3 封閉式管理限制人才流動

由于人事檔案牽涉員工的基本信息，在一定程度上造成了管理的封閉性，這就導(dǎo)致該項工作脫離整個單位的整體運營。加上行政力量對檔案管理的干涉，封閉式也可能造成“隨意性”的后果，部分領(lǐng)導(dǎo)因為個人喜好的原因，憑借主觀情緒在員工檔案上動手腳，這種現(xiàn)象也和人事檔案的封閉化管理脫不了干系。

3 實現(xiàn)人事檔案管理制度創(chuàng)新模式發(fā)展的措施

3.1 采用創(chuàng)新式管理理念和方法

在人事檔案管理過程中，不只是要保證檔案的安全性、保密性，更要注意對檔案進行有效利用，發(fā)揮其應(yīng)有的價值。針對人們對人事檔案管理的錯誤認識，相關(guān)管理人員要對該項工作進行必要的宣傳，使得該項工作得到單位管理人事工作的領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。在新的時代背景下，用人單位更要明確人才流動的社會化趨勢，認識到人才流動不應(yīng)因為人事檔案管理變成一種限制性因素，相反，必要的流通能夠增進人才的互相溝通交流，這對于單位來說，也是一種吸納人才的途徑，通過這樣的創(chuàng)新式的人事檔案管理理念及方法，能夠帶領(lǐng)人力資源管理工作走向新的發(fā)展方向。

3.2 注重培養(yǎng)人事檔案管理的專業(yè)人才

在工作中很多檔案管理單位在創(chuàng)新工作方式方面都具有局限性，例如經(jīng)常會單純的去將相應(yīng)的儀器替換，忽視了工作人員工作中的創(chuàng)新與再學(xué)習(xí)。若是工作人員能夠提升自身的操作能力信息管理能力，能夠進行高度專業(yè)化的學(xué)習(xí)，才可以打造出一種跨越學(xué)科和專業(yè)的工作流程。因此注重培養(yǎng)人事管理檔案的專業(yè)人才十分必要，在此還需要進行全方位的組織和協(xié)調(diào)，讓其參與到培訓(xùn)當(dāng)中，做好專業(yè)對口的輸入和人才輸出工作，讓有技術(shù)保障的人才進入到檔案管理中。

3.3 構(gòu)建完善的大數(shù)據(jù)人事檔案管理工作平臺

為了做好現(xiàn)代化的人事檔案管理，首先要關(guān)注檔案原始數(shù)據(jù)的全面與精確度，所以在搜集信息的過程中，相關(guān)崗位員工就需要保持正確的工作態(tài)度，對材料的全面、客觀、可靠做嚴(yán)格的把關(guān)和審查。信息必須在被核查無誤后，才能被錄入到既定的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中，使其做成一套完整的電子檔案。比如，可以把內(nèi)部員工的編號、姓名、性別、民族、籍貫等等信息進行全面的采集，并且通過計算機技術(shù)，錄進數(shù)據(jù)庫，此后，檔案管理專職工作者要對檔案加以分類和編碼，使得檔案管理更加井井有條。

4 結(jié)束語

綜上所述，加強對新時代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探索的研究，意義重大。相關(guān)工作人員需要明確新時代人事檔案管理制度發(fā)展趨勢——即實現(xiàn)人事檔案的電子化存儲、實現(xiàn)檔案管理的自動化；同時把握當(dāng)前人事檔案管理制度中的問題；在此基礎(chǔ)上，對實現(xiàn)人事檔案管理制度創(chuàng)新模式發(fā)展的措施加以探討，采用創(chuàng)新式管理理念和方法，注重培養(yǎng)人事檔案管理的專業(yè)人才，構(gòu)建完善的大數(shù)據(jù)人事檔案管理工作平臺。