“雙一流”建設背景下高校辦公室人員工作問題探析

尹秀珍 劉桂玲

摘? ? 要：習近平總書記強調指出：“一分部署，九分落實”。高校進行“雙一流”建設，需要一流的部署，更需要一流的落實。高校辦公室人員隊伍是管理工作落實的主力，但高校辦公室隊伍普遍存在價值感低、人員結構欠合理、職業素養缺乏、內動力不足等問題，高校應嘗試從賦予崗位新使命、促成隊伍專業化、完善考核評價機制等多個維度抓好辦公室人員隊伍工作，確保在“雙一流”建設中取得預期成效。

關鍵詞：“雙一流”;高校;管理;辦公室

中圖分類號：G647? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? 文章編號：1002-4107（2019）01-0082-02

2017年1月，教育部、財政部、國家發展改革委印發了《統籌推進世界一流大學和一流學科建設實施辦法（暫行）》，“雙一流”建設進入了實戰階段?！半p一流”建設涉及高等教育資源的爭奪與分配，事關高校發展乃至生死存亡，所以各大高校紛紛加入“雙一流”建設大潮中，并陸續推出了“雙一流”建設方案。習近平總書記在治國理政中強調“一分部署，九分落實”，并多次強調要狠抓落實。同樣，高校“雙一流”建設方案也得狠抓落實才能實現。高校辦公室人員包括部分機關（處、室）的主任、秘書、科員及二級單位的辦公室主任及各歸口秘書、干事，他們是高校管理隊伍的重要成員，承擔著高校幾乎所有管理工作的執行與落實，是領導與廣大師生間的重要橋梁，是領導的參謀與助手，對高校發展起著至關重要的作用。這就要求在“雙一流”建設背景下，辦公室人員要主動適應新形勢，更新工作理念，探索創新工作方法，認真履行好崗位職責。但目前高校辦公室隊伍結構及工作狀態普遍不容樂觀，作者結合工作實際，在參考部分研究的基礎上分析了目前高校辦公室隊伍及工作普遍存在的問題，并提出了一些具體對策與建議。

一、高校管理工作對于發展的重要性

任何一個組織都需要管理，可以說，管理活動是伴隨著人群的聚集、組織的出現而產生的，高等學校作為組織的一種，自然也需要管理[1]?，旣悺P·阿什（Marg.K.A）說：“一家公司的好壞取決于公司的人才，而人才能量釋放多少就要取決于績效管理了。”[2]以此可推，高校能否有好的發展，取決于高校的師資隊伍，但師資隊伍的能量釋放多少取決于高校的管理。斯坦福大學榮譽校長卡斯帕爾認為：大學要成為有效的競爭者，有效的管治結構非常重要[3]。可見，高校管理對于高校發展起著至關重要的作用。

二、高校辦公室人員工作在管理中的作用

高校辦公室人員工作內容涉及管理工作的方方面面，承擔工作內容繁雜，人員總數一般占到高校管理隊伍的三分之二左右，是高校管理隊伍的重要力量。高校辦公室人員工作中直接接觸廣大師生，并負責與校內外相關人員溝通，是領導與廣大師生聯系的重要橋梁，起著溝通上下、連接內外、協調左右的作用，更是政策的執行者與落實者，在某種層面上，還是單位形象的代言。由此可見，要提高高校管理效能，必須抓好辦公室人員工作。

三、“雙一流”建設給辦公室人員提出的新挑戰

雖然今天的大學管理仍然有賴于領導者的智慧和素養，但更需要經過科學化、專業化考究的為政方略[4]。所以在“雙一流”建設背景下，在高校與外界聯系更加密切的情況下，高校管理必須全面深化改革，必須制定更合理的內部治理體系，向管理科學化、規范化邁進。辦公室人員要做好四個主動才能履行好崗位職責。一是主動適應新形勢，轉變工作理念，改變工作方式方法，提高工作效率;二是主動學習、領會、吃透學?！半p一流”建設相關精神及“雙一流”建設方案;三是主動結合工作實際查找自身不足、有針對性地提升相關業務能力和綜合素質;四是主動加強相關理論學習，注重在實踐中運用理論分析問題解決問題，力爭當好領導的參謀，為領導進行科學決策提供必要的信息。

四、高校辦公室隊伍工作存在的問題

（一）崗位認識不到位，價值感低

辦公室人員被看作是領導的助手，僅是按指令處理具體事務，只要思想端正、人品沒有問題，人人都可以勝任。這種認識影響了領導對辦公室人員崗位的正確認識，同時也影響了部分在崗人員本人對崗位的正確認識，進而影響了辦公室隊伍的工作氛圍與價值感。再者，辦公室人員很多工作成果是隱性的，比如學生思想教育、學生成才引導、師資引進中工作人員與應聘對象的良好溝通與服務、在相關活動中與廣大師生及家長的良好溝通等，難以明顯體現工作人員的工作成就與價值，更進一步降低了辦公室人員的價值感。

（二）隊伍結構不合理，職業素養缺乏

目前高校辦公室隊伍，從組成來看，有人才家屬、轉崗教師、轉崗實驗師等;從學歷結構來看，有大專以下學歷、大專學歷、本科生、碩士研究生、博士研究生;從專業相關性來看，大部分與管理、高等教育沒有相關性;從人員編制來看，多數是事業單位正式編制人員，部分是人事代理聘用人員，少部分是臨時聘用人員。辦公室隊伍沒有嚴格的入職標準，對溝通協調能力、文字處理能力及常用辦公軟件使用能力僅做出籠統要求。實際上高校辦公室人員工作中需要具備管理學、教育學基本知識，具備文秘功底，但辦公室人員入職前具備相關知識或專業背景人員太少，入職后學校提供培訓學習機會及個人主動提升學習又較少，導致辦公室隊伍整體職業素養比較缺乏。

（三）提升渠道不通暢，職業倦怠明顯

高校辦公室隊伍中非臨聘人員占到管理崗位的一半以上，但提升渠道僅有兩條：一是職位晉升，二是職員晉升。兩條渠道都存在同樣的問題：一是名額有限，二是決定因素不清晰，三是與工作部門、工作崗位等客觀因素關聯性太大。辦公室隊伍中大部分人員看不清努力方向，看不到前途，但仍要面對繁重的工作任務，這部分人員在長期得不到激勵或認可的情況下，出現了明顯的職業倦怠現象，工作中表現為懶散、被動、應付，抵觸創新、抵觸改革、拒絕學習提高等，嚴重影響了辦公室工作氛圍與工作效率。

（四）考核評價機制不健全，內動力不足

辦公室人員工作存在面寬、類型多而雜、難以量化等問題，雖然高校對辦公室人員都有考核，但實際是只要不出現重大失誤，干好干壞基本都是合格，工作認可度、個人價值感、職業前途與工資待遇基本不會存在差別。考核與評價機制的不健全、不完善，致使辦公室人員的工作變成了良心工作。長此以往，辦公室人員會失去上進心，失去追求進步的欲望與能力，不僅嚴重影響個人發展，更會影響高校發展。

五、提升高校辦公室人員管理效率思路

（一）多維度給予重視，賦予崗位新使命

著名管理學大師彼得德魯克對“效率”和“效能”的界定非常經典。通俗地說，“效能”強調的是選擇正確的方向向目標邁進，這是高層領導的任務;“效率”強調的是使用正確的方法提高目標達成的速度，這是中底層管理者的任務。辦公室人員在學校各級領導的指導下工作，目標是追求高效率。所以，辦公室人員工作多、任務重、要求高，想做到游刃有余又高質量地處理好各項工作，不僅需要良好的個人素質，更需要大量的知識儲備。各級領導要充分認識辦公室的重要性，從選人、用人、培養人等多維度給予辦公室各崗位進一步的重視與認可，同時在全校范圍營造氛圍，賦予辦公室各崗位新使命，使辦公室人員在工作中找到存在感、價值感，同時產生責任感、成就感。

（二）選聘培養并進，促進隊伍專業化

現代大學行政管理的專門知識和技能在快速增加，不論是學校的辦公室人員，還是大學的其他行政管理部門人員，都在逐步從非專業性人員向專家型轉變[5]。辦公室人員工作涉及面廣，需要具有良好的個人素質、廣博的知識儲備、科學的管理理念、熟練的業務技能、良好的溝通能力等必備素質。在選聘新員工時，應針對不同工作崗位、涉及不同的工作內容，有針對性地選聘相關專業畢業生或相關行業從業者;對于現有員工，應根據工作內容不同，經常性地、有針對性地開展培訓，培訓內容要全面，既要包括技能，也要包括理論。

（三）考核評價與晉升聯動，激發內動力

雖然復雜的考核評價一定不會受到評價對象的歡迎，也沒有哪一個考核評價辦法能真正做到包羅萬象、完全公平公正，但嚴格的考核評價是評價對象的指揮棒，是提升工作效率的有效辦法之一。辦公室人員都是活生生的人，他們有思想，有感情，有獨立的人格，有各種需求，渴望自身價值的實現。高校要在讀懂辦公室人員需求與心理的基礎上，結合工作崗位實際及高校總體管理目標，完善辦公室人員工作考核評價辦法，并將考核評價辦法及職務晉升、職員晉升通道進行有機結合，充分調動辦公室人員的積極性，使得辦公室隊伍人人有動力、人人有壓力、人人有提升、人人有價值。

“雙一流”建設對高校而言，是機遇更是挑戰，高校在注重一流“部署”的同時，也要注重一流的“落實”，辦公室隊伍是高?！半p一流”建設中負責“落實”的重要力量，對高校發展起著重要作用。高校在“雙一流”建設背景下，一定要充分注意到辦公室工作對于高校發展的重要性，進一步抓好辦公室隊伍工作，確保高校管理效能不打折扣，在“雙一流”建設中取得預期成效。

參考文獻：

[1]何緒麗.企業管理思想方法在高校的應用研究[D].上海：華東師范大學，2008.

[2][美]瑪麗·凱·阿什.用人之道——美國企業家談人才管理[M].陳如為，趙之援，譯.北京：新華出版社，1986：6.

[3]吳杰.卡斯帕爾高等教育思想與實踐研究[D].開封：河南大學，2009.

[4]程星.世界一流大學的管理之道：大學管理決策與高等教育研究[M].北京：北京大學出版社，2011：5.

[5]李杲，張敏.“雙一流”建設背景下高校辦公室管理對策探析[J].高等農業教育，2017，（1）.