檔案文件資料收集工作面臨的問題及對策

劉曉明，臧志美，馬玉彪

（山東省淮河流域水利管理局，山東 濟南 250100）

檔案是維護歷史真實面貌的有效記憶工具，檔案文件資料收集工作是檔案室取得和積累檔案的一種主要手段，在檔案工作中處于特殊地位。從全部檔案管理業務工作程序來看，收集工作是檔案管理工作的第一個環節，收集工作的質量直接決定和影響著其他環節的質量。檔案收集齊全完整、符合質量要求，可為以后的整理、編目、鑒定、保管、查詢、利用等業務工作創造良好的條件，也為檔案資源的開發與利用奠定堅實的基礎，因此，做好檔案工作必須首先做好檔案收集工作。

1 檔案收集存在的問題

1.1 檔案文件資料收集過程中的漏缺現象

1）檔案文件資料收集缺乏源頭意識。檔案文件資料作為業務工作的伴生物，其產生有明顯的分散性特點，且檔案又不同于一般的信息資料，它是特定的形成者在當時、當地直接使用的原始文件的轉化物，不能編寫或改變，因此如未在文件資料形成初期確定歸檔范圍，則會造成未及時歸檔的文件無法恢復或后補。文件材料的產生，往往伴隨業務工作的開展，一些工作人員對在工作流程中形成的較為分散的文件資料，缺乏及時歸檔的意識，直至年終歸檔時才發現資料丟失或損毀，一些丟失的材料無法后補，損害了檔案材料的齊全性和完整性，給后期的查找、利用工作帶來困難。

2）檔案文件資料收集過程出現漏缺。目前，檔案收集工作雖有相應的規章制度、技術規范，但在實際收集過程中依然存在缺乏強有力的組織保障的情況，尤其在檔案預收集階段尤為突出。一是某些部門的文件資料常常散落的堆在一起，未按時間、事由、項目分類保管，沒有裝具，也沒有任何保護；二是檔案人員常常碰到因部門調整、工作變更、人員變動，致使文件資料收集過程出現脫節，最終導致一些原始資料查找困難。

1.2 檔案文件資料收集工作組織保障乏力

1）對檔案文件資料收集工作重視程度不足。一是在檔案收集過程中，某些業務部門，較為關注具體工作，對檔案收集工作的重要性認識不深刻，對一些在工作流程中形成的文件資料自己留存，不移交檔案室；二是某些業務部門，武斷的認為工作中產生的文件屬于臨時性文件，文件資料放在自己手中使用方便，移交檔案部門手續繁瑣，整理費時、費事、費力，因此而不愿移交。

2）檔案文件資料收集工作缺乏激勵機制。由于各種客觀原因，檔案崗位無論是在一個單位還是在一個部門，往往不受重視，檔案人員日復一日、年復一年、重復繁重的工作，卻缺乏必要的認可和激勵，檔案人員上升渠道窄，致使很多人不愿意干檔案，由此造成部分檔案人員在工作中被動，在思想上應付，工作陷入惡性循環中。

3）兼職檔案員流動頻繁。業務部門的檔案人員，多為兼職檔案員，一些業務部門由于工作變動、人員調整、使得兼職檔案員更換頻繁，致使一些對收集工作不熟悉、對業務流程不了解、對存檔范圍不把握的工作人員，因缺乏對歸檔文件的精確判斷，導致部分檔案資料遺漏；且兼職檔案人員往往在承擔檔案收集工作的同時還承擔其他業務工作，致使在收集部分文件資料時應付了事，對漏缺的檔案不愿去費心查找，因此造成檔案收集的不系統、不全面、不規范。

1.3 檔案文件資料收集工作的協作性弱化

1）歸檔范圍的界定需要各部門配合。基層單位的工作特點是各處室、各部門的專業化程度較強，不從事具體業務的工作人員，很難界定哪些資料需要歸檔，哪些資料需要保存，因此在檔案的預收集階段，往往要依賴業務單位或部門為檔案的歸檔范圍、分類大綱、保存年限提供必要的參考依據和實施標準。但一些業務部門或單位往往片面的認為，檔案的收集整理是檔案部門的工作，業務部門只負責移交資料，致使檔案人員在歸檔時遇到困難。

2）檔案文件資料的收集流程較為粗放。目前，大多數單位采用的收集方式是年底集中收集，統一分類。這樣做的優點是能夠準確、高效、便捷的將年度內所有文件分類整理、著錄歸檔。但在實際操作過程中，這種粗放型的收集方式極易遺漏歸檔文件，加之在搜集過程中，因工作人員變動、兼職檔案員調動、工作機構變動等不確定因素影響，一些重要資料極可能在變動過程中丟失，因此這種粗放的收集方式依然存在較多弊端。

2 對策措施

2.1 加強檔案“源頭”意識，提高文件資料收集率

1）增強“檔案意識”，夯實檔案基礎工作。在檔案工作開展的同時，將普及“檔案意識”納入業務工作流程中：一是要及時向各單位、各部門宣傳檔案工作的重要性，將存檔觀念根植到每個工作細節；二是加強對檔案工作先進部門的宣傳，擴大檔案利用效果的影響力，讓大家意識檔案的重要性；三是注重豐富宣傳主題，創新宣傳形式，發掘檔案的現時價值，讓業務部門充分認識到檔案工作的價值所在。

2）建立健全規章制度，強化工作保障。一是建立檔案收集聯絡制度，形成收集網絡，這樣可使檔案材料收集工作更全面、深入地開展；二是改變收集模式，變被動收集為主動收集；三是按照不同業務部門的需求，及時跟蹤掌握收集工作進展情況，避免檔案材料遺失；四是及時做好材料預收集和登記造冊工作，詳細記錄工作流程中形成的文件材料，檔案管理部門及時跟蹤，確認檔案材料完整準確后，及時辦理交接手續。

2.2 科學制定收集方法，推進檔案標準化進程

1）跟蹤收集：檔案的形成是有一定時間規律的，當機構、人員變化時，檔案收集也在不斷變化，這就要求工作人員要及時了解信息，跟蹤收集。

2）責任收集：將檔案收集工作責任到人，建立收集責任制，要求根據文件材料內容的需要，按照時間任務節點的推進，跟進收集檔案材料。

3）專項收集：業務部門文件資料來源廣泛，形成分散，收集人員應在收集前期，充分調研，按項目制定分類標準，確定歸檔范圍，確保檔案收集科學規范。

4）定時收集：按照業務工作特點，確定本單位檔案工作的收集密度，確定按季度或按年度收集在一定階段內形成的文件材料。

2.3 團結協作，強化收集工作組織保障

1）建立完善的協作機制。各級領導要重視檔案工作，要確保檔案的收集工作不會因人而異、因勢而變、因時而移；要指定專人分管檔案工作，把檔案工作納入發展規劃和工作計劃，列入工作考核，定期聽取匯報，實施督促檢查，及時提供人力、財力、物力等方面的支持，使檔案工作成為業務工作的有力支撐。

2）提高檔案從業者的積極性。隨著檔案信息化的發展，大數據時代的到來，檔案工作已不僅僅是“分分類、編編頁、縫縫線、裝裝盒”那么簡單，檔案的合理化分類、檔案的有效利用、檔案的信息化建設都離不開專業人才的支撐。因此要建設高素質的檔案隊伍，就需要從根本上改變傳統觀念，摒棄檔案工作就是“冷板凳”的行業偏見，牢固樹立人才興檔意識；要建立科學的引才育才機制，為檔案人員學習培訓、學術交流、業務研討等創造條件，讓更多優秀人才投身檔案隊伍，也讓優秀的檔案人員能夠獲得交流學習的機會，激發檔案隊伍活力。