科研院所財務管理信息化平臺建設研究

徐迎 趙邦華

[摘 要] 為建立適應科技創新規律、統籌協調、職責清晰、科學規范、公開透明、監管有力的科研項目和資金管理機制，使資金配置更加聚焦國家經濟社會發展重大科研需求。S科學院以準確核算科技成果成本，構建科技成果價值評估體系，強化科研經費的全過程管理，確保經費的安全和有效使用為目標，進行科研院所財務管理信息化平臺建設研究。該項研究將對經濟活動的全過程管理、各類財務數據的快速提取、財務管理水平的提升產生重要的意義。

[關鍵詞] 科研項目管理；財務管理信息化；內部控制制度；園區“一卡通”；科研財務助理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 01. 024

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2019）01- 0055- 04

1 研究綜述

1.1 研究背景和目的

根據2015年財政部印發的《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會[2015]24號）文件要求，行政事業單位以全面執行單位內控規范為抓手，以規范單位經濟和業務活動有序運行為主線，以內部控制量化評價為導向，以信息技術為支撐，突出規范重點領域，關鍵崗位的經濟和業務活動運行流程、制約措施，逐步將控制對象從經濟活動層面拓展到全部業務活動和內部權力運行。S科學院依據文件精神，加大了財務管理力度，財務內控管理建設已經初見成效。但隨著內控改革的深入，以及未來政府會計制度改革帶來的變化，S科學院現有的財務管理系統已經無法滿足工作要求，迫切需要進行升級改造。基于此，S科學院開展以科研經費的全過程管理為著力點，以有效保證科研經費的效率和效果為目標的科研財務管理信息化平臺建設。該研究不僅能夠使S科學院準確核算科技成果的成本、構建科技成果價值評估體系、強化科研經費的全過程管理以及確保經費的安全和有效使用，同時也為其他同類科研院所的財務信息化管理提供借鑒。

1.2 研究方法與技術路線

本課題研究主要采用如下幾種方法：一是借助索引論文庫、互聯網，檢索相關政策文件、規定、專業文獻。二是與部分科技專家、管理及財務專家通過郵件、電話、實地拜訪等形式開展調研。三是與財務、項目關系信息系統專家會議交流、頭腦風暴，完善體系方案設計。

技術路線：文獻檢索、政策調研—走訪、會議、實地調查—信息系統技術調研—財務專家咨詢—設計信息化管理模式—探索財務信息化管理體系的搭建—培訓和選拔科研財務助理—試行信息化管理系統的運行—方案評審和完善。

2 研究內容及創新點

S科學院本次研究主要解決當前科研機構在科研經費管理中存在的粗放式、碎片化、財務核算體系無法全面實現過程管理的難題。通過探索財務信息系統的搭建，實現數據提取快速準確、信息完整、制度配套，兼具原則的剛性和操作的靈活性，明確建立五個分項：

項目1：科研項目過程管理現狀分析與體系構建，創新之處在于系統地進行國內外現狀分析及構思信息化核算體系的搭建方案。

項目2：科研項目管理信息化平臺系統設計，根據科研項目的特點，對項目申報、立項、實施、驗收過程中所需財務信息的歸集、整理、提取和分析進行科學全面的設計。

項目 3：財務信息化管理系統核心模塊的構建，根據信息系統總體功能要求，對關鍵信息的采集、分析模塊的搭建、工作流程的規范、審批權限的設定進行定義和規劃。

項目4：經濟活動財務管理內部控制制度的構建，通過對財務規章制度和管理細則的梳理，對國家、省相關的制度和要求進行全面的收集和整理，在財務信息系統中嵌入與內控相關的各項法律法規，建立財務法規制度庫。

項目5：探索科研人員和財務人員的財務管理的合作方式，按照國家、省的推動科技創新發展的新政策、新要求，強化財務服務意識，啟動科研財務助理的遴選、培訓和聘用工作，使科研人員能夠從復雜的財務業務中解脫出來，潛心科學研究。

3 項目研究實施方案

3.1 科研項目過程管理現狀分析

通過網絡調研以及實地考察發現，當前科研經費的管理模式和核算體系無法實現科研經費從預算、采購、收支到決算的全過程管理，難以全面反映科研成果研發過程中的實際成本，只有突破現行科研項目成本核算方法的局限，將全成本核算的理念引入科研經費的管理中，系統地構建財務信息化管理的核算體系，才能提升科研經費的管理水平，實現對科研項目的動態管理和監督約束，全面地、準確地體現科研成果的價值構成。面對突擊性數據統計時，常常會出現統計口徑稍一變動，所有的數據都需要向基層課題組重新循環往返N+1次回合。各種管理系統內部模塊間數據不相關，造成信息孤島現象非常嚴重，不但加大了相關人員的勞動強度，而且常常會導致統計數據不理想，無法形成有效的管控。財務人員在堆積如山的數據和系統面前，疲于各種收集、整理、錄入、填報、統計、核對、修改、復審、匯總、導出、上傳下達、排版、打印、粘貼、裝訂、歸檔等等各類事務性的重復勞動。

縱向課題的專項經費實行獨立核算，項目結題時需要經過技術驗收和財務驗收。但由于科研經費預算管理體系的限制，使超出專項經費的支出金額無法納入結題項目的財務決算中，導致了科研成果價值構成的不完整，使科研成果轉化時價值評估的依據不合理、不充分、不準確。科研成果轉化的實現需要經過基礎研究、技術研發、中間試驗的小批量生產、具備經濟規模的擴大生產和市場營銷等諸多環節。基礎研究、技術研發和中間試驗階段基本上是由科研單位在實驗室或實驗車間完成的，科研任務期間大多為2-3年，有的重大科研項目的研發期甚至會在5年以上，科研項目輔助臺賬的核算需要覆蓋整個研發過程，任務期限越長，核算難度就越大。

因此，科研項目信息化管理系統的建立，是科研成果的全成本核算的基礎，更是實現經濟活動內部控制的有效手段。

3.2 項目管理系統及財務管理系統的構建

項目管理系統：根據科研項目的特點，對項目申報、立項、實施、驗收過程中所需財務信息的歸集、整理、提取和分析進行科學全面的設計。采用傳統的辦法，難以及時有效地掌握最新的科研情況，而且每次查詢統計工作量浩大，通過本系統對科研項目實現項目分級、分類管理，使各級領導不但可以對所承接的各類項目及取得的成果一目了然，也能對未來的發展具有一定的預測。

財務管理系統：為了建設好S科學院財務管理系統，對科研團隊和科研人員的需求進行系統化分項，充分調研院屬各單位對新財務管理系統的需求，并在北京市科學技術研究院進行了專題調研。在梳理S科學院預算管理、收支管理、固定資產、政府采購、科研項目管理等領域業務流程控制節點、崗位職責的基礎上，初步形成了S科學院財務管理系統建設方案。

利用云計算、大數據和移動技術，搭建一個創新、開放、便捷的綜合信息化財務管理平臺，以院、所、團隊的財務管理為建設重點，創新預算決算、內部控制、資產管理、報銷業務、財務分析等各項財務管理工作，達到快速、準確、高效的管理效果，逐步實現預算的綜合管理，內部控制的環環相扣，資產管理信息完整翔實，報銷業務的快速便捷，財務分析的及時準確，逐步促成科技創新成果的全成本核算。

項目實施分為以下五個階段：

（1）系統安裝及初始化。進行服務器部署、軟件系統安裝及初始化工作。系統部署了數據庫服務器、應用服務器（含加密服務）和備份服務器，安裝了用友GRP-U8財務管理系統、SQL2008數據庫，建立了單位組織架構、財務賬套及操作員。

（2）基礎數據收集。進行基礎數據收集工作。經過綜合分析整理，完成了系統角色、會計科目、部門人員、項目信息、功能經濟科目、資金來源、單據樣式、合同類別、打印樣式、憑證樣式等基礎信息的收集整理工作，并將各類基礎信息導入系統。

（3）核心模塊構建。進行基礎數據模塊、財務管理模塊、電子報表模塊、預算管理模塊、網上報銷模塊、網上報銷大眾版、工資管理模塊、手機App、其他薪資管理模塊（試用）、合同管理模塊（試用）、資產管理模塊。

（4）系統流程設計測試。進行系統初期數據、業務單據設計及流程設計測試工作。通過與院屬各單位會計人員的面對面溝通交流，完成了期初數據導入、年初預算下發分解、網上報銷單據的流程設計及測試、全業務上線模擬測試工作。完成了高拍儀掃描自動糾偏上傳接口開發，手機App查詢與審批流程開發測試工作。

（5）系統上線運行。著力于系統上線試運行以及薪資發放工作，全面檢測系統開發成果，總結經驗，修正錯誤。

3.3 財務管理內部控制制度的構建

通過對財務規章制度和管理細則的梳理，對國家、省相關的制定和要求進行全面的收集和整理，建立了S科學院財務管理辦法：《S科學院經濟活動內部控制管理辦法》《S科學院事業單位國有資產管理辦法》《S科學院差旅費管理辦法》《S科學院會議費管理辦法》《S科學院專家咨詢費管理辦法》《S科學院科研財務助理管理辦法》《S科學院會計檔案管理辦法》《S科學院科研經費管理辦法》《S科學院院機關經濟活動審批權限管理辦法》，實現按國家標準預置差旅費、公務接待、會議費、培訓費等標準管理，實現淡旺季管理，在財務信息系統中嵌入與內控相關的各項法律法規。

3.4 搭建園區“一卡通”的繳存和取費系統

為了逐步規范院區的各項收費和結算工作，財務部門會同相關部門和單位共同完成了院區“一卡通”結算中心的搭建工作，并委托物業公司負責系統前臺的運行和管理，軟件負責后臺數據的運維和上傳。為全院職工辦理園區卡，實現餐卡的充值和消費。并設計將院區的各項收費業務逐步納入結算系統進行管理，統一納入財務信息系統集中管理，加強對收費和結算工作的核實和監督，不斷提高服務全院的水平。

3.5 科研財務助理團隊建設

按照國家、省的推動科技創新發展的新政策、新要求，落實《S科學院科研財務助理管理辦法》，S科學院啟動科研財務助理的遴選、培訓和聘用工作，使科研人員能夠從復雜的財務業務中解脫出來，潛心科學研究。院財務部門對全院100余名科研助理人員進行了科研經費管理和財務制度的業務培訓，相關處室部門對參加培訓的科研財務助理進行了考核。

為配合好院財務管理系統網上報銷業務，開展了科研財務助理軟件培訓工作，使科研財務助理基本掌握賬務處理流程、熟練財務軟件的主要功能及其使用方法，運用所學的理論知識了解財務軟件的操作流程，培養實際工作能力和分析解決問題的能力，為今后從事科研財務助理工作打下良好基礎。

4 研究效果

4.1 預算控制由手工核算向全過程核算轉變

預算管理系統以“經費預算和使用為主線、預算執行和控制為重點，核算和監督為依托，財務分析為評價依據”的管理體系，提升遠程報銷服務與監督能力。通過院所兩級管理預算管理實現預算整體規劃、分所下發，各所實現按部門二次分解預算，達到各所按經濟科目精細化控制預算的目標；各所領導可以實時掌控預算執行進度及資金流向，院級領導可以縱觀全院預算執行，為決策分析做數據支撐。

4.2 報銷工作由手工簽字向網上移動審批轉變

網上報銷系統新增了大眾版網上報銷功能，實現了由傳統的報銷單據手工填寫核算、人工流轉簽字向計算機網頁填寫系統自動核算，附件高拍儀拍照上傳，審核系統自動按流程節點流轉，領導網上審批、手機移動審批的轉變。系統做到了報銷單據全院標準規范統一、報銷流程依照各所需求靈活定制。差旅費報銷單、因公出國（境）費用報銷單實現了按人進行分類統計核算的功能。科研人員通過網上報銷系統的填報，可以在項目驗收時自行查詢到項目相關的各項費用，自行打印相關原始單據，減少了科研人員和會計人員的工作負擔。

4.3 由業務模塊分散管理向數據集中管控轉變

系統實現了由傳統的科目式管理轉變為科目加輔助核算的多口徑管理模式，各業務模塊自動生成財務憑證，保證業務及時入賬，實現自動對賬，提高財務制證工作效率；實現預算、財務、業務數據根據不同條件一鍵式查詢預算執行進度和數據統計分析，快速生成各類所需報表及自定義樣式報表，為財務管理工作帶來極大的便利。

4.4 由單一工資發放向工資、其他薪資綜合管理轉變

薪資管理模塊實現了薪資多次發放、其他薪資和勞務費單獨發放功能，系統自動合并計稅及一次性獎金計稅管理，解決了手工計稅煩瑣、人為錯誤風險問題，為工資管理人員管理工資發放提供智能化的工具。系統還實現了自動生成個人所得稅申報表，實現與地稅系統聯動功能。

4.5 由紙質報表查詢到綜合網上查詢模式轉變

實現各級領導直觀快捷的對單位資金情況隨時隨地云查詢，包括部門預算執行數據、項目預算執行數據、各類收支查詢、部門往來、個人往來、個人借款、報銷單據、工資及其他薪資數據的查詢。系統支持對查詢信息進行分類分級授權管理，減輕財務權限管理風險和管理難度。電子報表模塊除了傳統報表常用的資產負債表、財政補助收入、收入支出表外，增加了會計科目匯總表、經濟科目匯總表、科技成果轉化收益分配方案、個人收入統計表等各種報表。電子報表系統還改變了原先只有完成記賬操作的憑證才能統計匯總數據完成報表的模式，可以實現實時查看已審核未記賬的憑證數據，做到了財務數據全天候實時查詢。

主要參考文獻

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