機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究

劉巍

摘 要：由于科技的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代來臨。通過互聯(lián)網(wǎng)技術或是電子設備進行檔案歸檔與管理。對于機關事業(yè)單位而言，能夠熟練利用現(xiàn)有的科學技術手段與設備對檔案資料進行高效的檔案管理是十分重要的。本文立足于數(shù)字化管理的大環(huán)境，深入探究數(shù)字化檔案管理的內容核心，分析現(xiàn)行檔案管理制度中所存在的問題，數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點，并根據(jù)實際情況提出具有可行性與針對性的解決措施，希望能夠促進檔案管理制度的優(yōu)化發(fā)展。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;檔案管理;檔案數(shù)字化;問題和對策

1 檔案數(shù)字化的概念

傳統(tǒng)的檔案資料多為紙質版，不但整理起來耗費時間，而且保存起來十分占用空間。除此之外，隨著時間的延長紙張會逐漸發(fā)黃，可能會影響到檔案資料的完整性，不利于檔案資料長時間存放。而檔案數(shù)字化就是將檔案材料通過掃描、拍照、錄像等多媒體技術進行記錄，轉化為數(shù)字化檔案資料，通過數(shù)字化對檔案信息進行存儲。而檔案資料可以通過現(xiàn)代網(wǎng)絡技術進行儲存，或是在專業(yè)的軟件設備、安全的硬件設備上進行存儲，將所記錄的檔案信息整合成為一個檔案信息庫，實現(xiàn)高效信息搜集與資料管理，實現(xiàn)異地之間的高效信息傳達。實現(xiàn)檔案數(shù)字化工作的高效進行，能夠有效提高機關事業(yè)單位的工作效率與服務水平，更好地為社會服務。

2 數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

2.1 降低檔案管理所需成本

機關事業(yè)單位在進行檔案管理時通常采用傳統(tǒng)工作模式，遇到問題時通常加強對檔案搜集、整理、歸檔工作的人力投入，增加財政投入，優(yōu)化相關設備。雖然這些措施可以解決問題，但這一定程度上導致了人力資源與財政資源的浪費，并不利于檔案管理工作的高效運作。通過數(shù)字化檔案管理，檔案會從紙類或其他類載體轉化為數(shù)字化信息，工作人員將其錄入數(shù)據(jù)庫之后便成為了機讀文件。這能大大減少檔案存放所需要的空間，有效保證檔案信息的完整性。在建立起較為健全的數(shù)據(jù)庫后，可以通過檢索進行查閱，節(jié)省了很多繁瑣的查閱工作，提高工作效率，降低檔案管理所需要的空間成本、人工成本，保證信息交流的高效性。

2.2 實現(xiàn)高效信息交流，實現(xiàn)檔案信息的有效利用

數(shù)字化檔案通常通過多媒體技術掃描文稿的方式儲存在特定的設備內，工作人員可以將其進行歸檔處理，并盡快存入數(shù)據(jù)庫。在機關單位中，干部的任用、提拔、調用等情況都需要及時的調出方案進行全面地了解，這需要檔案管理工作必須具有高效性、準確性。而數(shù)字化檔案可以十分便利的調出檔案進行審閱，甚至還不受空間限制。當檔案管理工作人員將數(shù)字化檔案信息有序地進行整合后，可以建立起一個全國性的檔案數(shù)據(jù)庫，這樣對于異地工作交流也十分便利，而檔案庫也由先前的“保管倉”轉化為了信息交流的平臺。

2.3 優(yōu)化人才配置

工作人員必須能夠熟練地使用計算機設備，掌握計算機技術的使用方法。在推進檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案庫的日常運作中，需要專業(yè)的技術人才支撐為該工作保駕護航。因此，人員配備可以得到一定程度上的優(yōu)化。由于科技在不斷發(fā)展進步，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫與日常使用的相關程序、軟件、硬件都會不斷地升級，這需要檔案管理人員增強自己的適應能力，以便更好更快的掌握新設備的使用方式，提高工作效率。

3 機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀分析

3.1 缺乏足夠的現(xiàn)代化設備

我國目前使用的大多數(shù)是紙質檔案，數(shù)字化檔案管理體系剛剛建立，普及率不高，數(shù)據(jù)庫的內容也不夠豐富。基于此，大部分機關事業(yè)單位并不具備足夠的硬件設施保障數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展。一部分事業(yè)單位中存在著檔案管理過剩情況，而且部分事業(yè)單位沒有良好的存儲地點與合適的存儲方式，受天氣等因素的影響，檔案極易受潮，影響檔案的完整性。

3.2 尚未建立成熟的檢索體制

在我國現(xiàn)已建成的數(shù)據(jù)檔案管理檢索體制中，絕大多數(shù)機構尚未達到全面使用計算機檢索處理的工作水平，這使得檔案管理人員的工作量增加，導致檢索工作效率低。而且目前機關事業(yè)單位缺乏成熟的檔案數(shù)據(jù)庫，各機關單位所保存的檔案信息不同，這無法及時滿足檔案借用人所需，也影響了檔案的統(tǒng)一性與全面性。

3.3 缺乏專業(yè)檔案管理人員

機關事業(yè)單位在開展數(shù)字化檔案管理中，工作人員必須要掌握信息化的專業(yè)知識，熟練操作電子設備與運用相關的軟件程序。但由于我國長時間以來都處于紙質檔案與人工檢索為主的傳統(tǒng)檔案管理模式下，工作人員的網(wǎng)絡技術水平參差不齊，但絕大多數(shù)都尚未達到能夠熟練運用網(wǎng)絡技術的水平。

4 應對數(shù)字化檔案建設問題的對策

4.1 優(yōu)化調整檔案管理制度

機關事業(yè)單位要順利開展數(shù)字化檔案管理工作，需要調整現(xiàn)有檔案管理制度，并對其進行優(yōu)化。檔案管理制度包含到檔案收集、整理、歸檔、錄入等方面，保證工作過程有序、規(guī)范，建立健全的數(shù)字化檔案管理制度。在調取檔案與查閱檔案的過程中，也要保證程序的規(guī)范性，以防資料信息泄漏。因此，優(yōu)化調整檔案制度，推進數(shù)字化檔案管理體制的完善是關鍵。

4.2 優(yōu)化軟硬件設備

機關事業(yè)單位要進行數(shù)字化檔案建設，必須要擁有足夠的硬件設施與軟件支撐。由于傳統(tǒng)管理方式的影響，事業(yè)單位所具備的硬件設施數(shù)量有限，并不能得到及時的更新，也沒有更新的必要。但是進行數(shù)字化管理必須要有充足的硬件設施，也要操作專業(yè)的軟件程序。因此，優(yōu)化硬件設施，更新升級軟件設備是十分必要的。

4.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

專業(yè)高素質人才是開展數(shù)字化檔案管理工作的必備條件。操作數(shù)字化檔案管理設備要求工作人員必須擁有一定程度的操作能力，具備良好的互聯(lián)網(wǎng)技術知識。因此，數(shù)字化檔案管理工作必須要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

5 結論

隨著時代的發(fā)展進步，檔案管理數(shù)字化是必然趨勢。機關事業(yè)單位在新的時代背景下，必須要正確認識檔案管理工作的重要性，推進數(shù)字化檔案管理工作進程。機關單位要更新軟硬件設施，建立健全檔案數(shù)字化管理制度，檔案管理工作人員要努力提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，以此提高工作效率，更好地為人民、為社會服務。

參考文獻

[1]郝萌萌.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與對策研究[J].中外企業(yè)家，2019，No.632，126.

[2]郝萌萌.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與對策研究[J].中外企業(yè)家，2019，No.632，126.