談轉(zhuǎn)型發(fā)展背景下民辦高校辦公室管理創(chuàng)新

黃春燕

（四川工商學(xué)院金融學(xué)院，四川 眉山 620000）

民辦高校辦公室是辦事管理機(jī)構(gòu)，它在學(xué)校和教職工之間起著鏈接作用，是兩者交流互通的平臺(tái)，是學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)工作的有機(jī)組成部分。辦公室最大的特點(diǎn)“繁雜”，主要工作包括各種信息的上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)工作以及后勤保障工作等[1]。因此，這就需要辦公室人員對(duì)辦公室的工作性質(zhì)有清晰的認(rèn)識(shí)，分清輕重緩急，抓好主次，理清工作思路。在工作中不斷思考，優(yōu)化辦事方法，創(chuàng)新工作思路，持續(xù)推進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作，為學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展助力。

在當(dāng)今新時(shí)代背景下，創(chuàng)新、活力的辦公室可以有效乃至高效的進(jìn)行各項(xiàng)工作，可以提高學(xué)校的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，幫助高校在轉(zhuǎn)型背景下快速發(fā)展。民辦高校大都處于轉(zhuǎn)型中，相應(yīng)的民辦高校辦公室的工作任務(wù)很重，面臨的挑戰(zhàn)也越來(lái)越強(qiáng)。只有科學(xué)、合理、創(chuàng)新型的辦公管理體系才能留住人才，吸引人才，才能改善民辦高校的師資力量，提高學(xué)校總體師資隊(duì)伍建設(shè)，加快學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展。

1 民辦高校辦公室現(xiàn)狀與問(wèn)題

1.1 現(xiàn)狀

辦公室具有交流分配、服務(wù)管理、檢查監(jiān)察等功能。辦公室人員工作效率的高低和工作能力的強(qiáng)弱直接反映了學(xué)校的管理水平和經(jīng)營(yíng)狀況，能從側(cè)面影響學(xué)校未來(lái)的發(fā)展，甚至對(duì)整個(gè)學(xué)校工作產(chǎn)生影響。在各行業(yè)都在轉(zhuǎn)型的當(dāng)下，教育行業(yè)也在進(jìn)行著一定程度上的轉(zhuǎn)型。在轉(zhuǎn)型發(fā)展過(guò)程中民辦高校辦公室不斷暴露出一些明顯的問(wèn)題和弊病[2]。如何讓民辦高校辦公室發(fā)展適應(yīng)全面素質(zhì)教育的新要求，如何創(chuàng)新辦公室管理制度，這是我們共同需要思考的問(wèn)題。

1.2 問(wèn)題

1.2.1 缺乏管理創(chuàng)新意識(shí)

辦公室是處理學(xué)校事務(wù)的中樞機(jī)構(gòu)，有著龐大的工作量。辦公室工作涉及面很廣，但許多工作是很簡(jiǎn)單且易操作的，例如蓋章、領(lǐng)取各種文件資料等，工作有些單一枯燥。辦公室是一個(gè)行政類(lèi)部門(mén)，具有明顯的職位之分，各個(gè)部門(mén)的工作有各自內(nèi)部分工，這樣就導(dǎo)致辦公室部分人員每天只是重復(fù)固定做那些日常工作，很容易忽略管理方面的問(wèn)題，既而缺乏管理工作創(chuàng)新意識(shí)。

1.2.2 人員綜合素質(zhì)參差不齊

在辦公室員工來(lái)源中，大多數(shù)人員學(xué)歷不一樣，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)也有較大的差異，而這些因素恰恰影響他們的工作效率與工作思路。民辦高校辦公室由兩種人員構(gòu)成，一部分是本科生或少數(shù)研究生，他們不缺少理論知識(shí)，但不具備較多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)；有一部分是其他崗位的調(diào)職人員，他們?nèi)狈k公室工作經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有具備相應(yīng)的應(yīng)變協(xié)調(diào)能力，且真正有學(xué)歷又有能力的人不多。并且因?yàn)槭敲褶k學(xué)校，沒(méi)有政府扶持資金支持，專(zhuān)業(yè)對(duì)口的工作人員稀少，同時(shí)由于辦公室的任務(wù)繁重，在職人員很難有閑暇時(shí)間去提升自己的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。

1.2.3 現(xiàn)代化、信息化建設(shè)不夠

辦公室的許多簽發(fā)文件等工作離不開(kāi)現(xiàn)代化技術(shù)的支持，但民辦高校辦公系統(tǒng)普遍比較落后[3]。與一些最新技術(shù)相比，這種老舊系統(tǒng)辦事效率明顯較低。比如新技術(shù)可以讓簽發(fā)文件在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不用紙質(zhì)材料。但舊系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)這一功能，只能利用人員進(jìn)行紙質(zhì)版文件傳遞。這一對(duì)比，就會(huì)發(fā)現(xiàn)新技術(shù)的工作效率明顯高于舊技術(shù)。對(duì)于檔案管理工作，如果只是使用紙質(zhì)版檔案，不僅需要占據(jù)巨大的面積還可能造成檔案丟失等一系列問(wèn)題。但如果存放在電腦中，只需要較大的內(nèi)存處理器就可以成功實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存這一功能，且查找也更加快捷方便。

1.2.4 管理制度建設(shè)不完全

規(guī)章制度是相關(guān)人員工作準(zhǔn)則，完善規(guī)章制度能優(yōu)化辦事效率。但民辦高校一般由于建校時(shí)間短，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)規(guī)章制度沒(méi)有給予應(yīng)有的重視，沒(méi)有時(shí)常優(yōu)化意識(shí)，無(wú)法適應(yīng)于學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r和發(fā)展前景。還有一些民辦高校在制定各項(xiàng)制度時(shí)做的不到位，使這些制度不能得到很好的實(shí)施，從而在管理上出現(xiàn)問(wèn)題。

2 創(chuàng)新工作制度探究

2.1 增強(qiáng)人員服務(wù)意識(shí)，更新管理思想

辦公室是一個(gè)服務(wù)型部門(mén)，是以學(xué)校工作為中心的[4]，是鏈接全校各個(gè)部門(mén)的中樞，相關(guān)人員應(yīng)該明確自身的職責(zé)所在，明確職責(zé)核心，摒棄以前的工作想法，認(rèn)真做好本職工作。不斷加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，以創(chuàng)新型思維進(jìn)行思考，積極改進(jìn)當(dāng)前管理工作中的弊端，加快辦公室工作效率，讓自我價(jià)值最大化，從而幫助民辦高校加快轉(zhuǎn)型發(fā)展。

2.2 提高人員素質(zhì)

作為民辦高校辦公室一員，應(yīng)該積極學(xué)習(xí)工作相關(guān)技能和知識(shí)，不斷發(fā)展自身能力，提高自身素質(zhì)。辦公室內(nèi)部可以定期開(kāi)展相關(guān)專(zhuān)業(yè)基本技術(shù)和知識(shí)的培訓(xùn)，同時(shí)定期對(duì)實(shí)時(shí)新聞和相關(guān)政府法律條規(guī)進(jìn)行集體學(xué)習(xí)，始終緊跟時(shí)代腳步，保持自己的政治敏感度，個(gè)人與政府政策方針保持一致。還可以定期邀請(qǐng)一些專(zhuān)家來(lái)進(jìn)行講座，多與其它院校溝通交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

2.3 完善信息化建設(shè)

辦公室在學(xué)校事務(wù)處理中起著承上啟下的作用，想要提高工作效率，必須完善信息化建設(shè)。信息化建設(shè)對(duì)于學(xué)校的轉(zhuǎn)型發(fā)展已經(jīng)刻不容緩[5-6]，將信息化技術(shù)應(yīng)用于辦公室管理工作能縮短信息傳遞時(shí)間，快速傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)們的工作安排指示，加快全校的工作效率，這對(duì)學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展尤為重要。在學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展背景下，根據(jù)教育部文件要求，學(xué)校時(shí)常會(huì)傳達(dá)一些緊急通知，而辦公室作為信息的中轉(zhuǎn)站，它的效率提升會(huì)明顯縮短信息的傳達(dá)時(shí)間，幫助各個(gè)部門(mén)及時(shí)高效的獲知信息，悉知最新動(dòng)態(tài)，緊跟學(xué)校步伐，助力轉(zhuǎn)型發(fā)展。

綜上所述，在學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展的背景下，創(chuàng)新民辦高校辦公室管理工作已刻不容緩。學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展對(duì)民辦高校辦公室的管理工作提出了新的要求、新的任務(wù)以及新的期待。辦公室人員在工作中要積極發(fā)揮好“服務(wù)全局、綜合協(xié)調(diào)、參謀策劃、督察督辦”的作用。工作中時(shí)刻牢記“不忘初心、牢記使命”。雖然辦公室的工作任務(wù)與日俱增，但只要不斷改變工作思路，優(yōu)化創(chuàng)新管理制度，不斷根據(jù)政策調(diào)整辦公室管理規(guī)則，就能極大的加快辦公室工作效率，助力民辦高校轉(zhuǎn)型發(fā)展。