探究設備專用備件庫管理方法

宋杏果，于彬，張海亮

（1.中交一航局第一工程有限公司；2.中交一航局城市交通工程有限公司；3.中交海洋建設開發有限公司，天津 300456）

設備管理被現代企業管理學稱之為“命脈管理”，而備件管理、運行管理、檢修管理被稱為設備管理的三大支柱。備件管理直接影響設備的維護、檢修和搶修工作，備件管理得當可以減少設備停機造成的損失及降低設備的維修費用，由此可見，設備管理中的備件管理是企業生產管理的一個重要問題。因此，如何做到備件庫的合理儲備，滿足設備的維修既經濟又保質保速，這是本文主要討論的問題。

根據公司目前的生產經營狀況，公司擁有16余種類型的生產設備，包括機床、起重機、電焊機等，數量達到900多個，在生產繁忙時期，公司所有設備幾乎都是滿負荷運轉，在生產過程中，設備難免會出現故障，為了避免設備因故障停止生產，需要及時搶修，這就要求設備不論出現那種零件的損壞，都要使得備件供應及時，這就要求備件儲備一定的數量，既不能缺失，也不能數量過多，造成資金浪費，本文首先從備件管理中容易出現的問題入手，根據問題，進行逐步剖析，總結出一套科學合理實用的備件管理辦法。

1 備件庫管理中出現的問題

1.1 備件種類、型號繁多，存放混亂

由于公司機械設備數量種類繁多，即使是同一類設備，由于購買時間不同，設備的型號存在差異，導致備件種類繁多，即使同一種用途的備件，型號也存在差異，這就造成配件種類、型號數量較多，這些配件沒有統一的存放地方，修理完的廢零件和備件混合堆放，沒有分類存放，也沒有標示區分管理，好壞難辨，嚴重影響設備維修效率。

1.2 備件庫存不足、點收不規范

在生產繁忙時期，生產任務額滿，公司的設備使用率幾乎100%，一旦設備發生故障，需要及時搶修，備件庫存不足，設備不能得到及時維修，造成生產停歇，秉著“生產第一”的原則，備件采購完畢，需要第一時間進行維修安裝，備件不能按規定點收，進而造成備件采購和使用的混亂，嚴重時造成資金流失。

1.3 備件盲目領用，缺乏科學性

原來備件缺乏專門人員管理，備件領用人自拿自用，使備件更加混亂。

由于備件領用后對其使用缺乏跟蹤，使備件得不到合理利用，造成備件流失。

2 設備備件管理方法簡介

設備備件的管理包括備件需求計劃、審批、采購、點收入庫、入庫管理、備件出庫使用及備件使用跟蹤和質量回饋。整個備件管理的流程如圖1。

圖1

從圖1可以看到整個備件的管理是一個閉合的過程，設備部在整個備件管理中占據核心的位置，根據以往的經驗，可以得知，整個備件管理過程中容易出現問題的就是備件庫的管理，備件庫如何管理關系到設備的維修效率，關系到設備備件儲備合適的數量，以防占用大量的公司資產。

公司成立專用設備備件庫很好的解決了備件零散存放的問題。簡單的備件集中不能解決備件存放混亂的局面，針對此問題，本文采用引進貨物架的方法，備件按照不同的設備分架存放，每層進行編號，我們采用編號規則如下：首先給每一個貨架用數字進行編碼，每個貨架分為A、B面，每個貨架分為4層，這備件存放位置就可以通過4個位置點迅速找到，表示方法：××A(B)-×-×，其中×為阿拉伯數字，例如編號為14A-3-1的備件，可以迅速知道其位置是14貨架A面第三層的第一個位置，既規整了備件，又避免了減少尋找備件的時間。

隨著計算機軟件技術的飛速發展，計算機技術被引進設備管理中，我們備件管理中采用的是冠唐設備管理系統軟件，其中的備件管理很好的解決了備件的點收、迅速查找以及領用存在的問題，在備件集中、歸置、編號存放的前期工作基礎上，對應備件的名稱，規格型號，備件編號，庫存數量等批量輸入，由此就可以清楚的看到整個備件庫備件的現有數量，同一類型不同型號的備件的數量。

當有新采購的備件入庫時，只需在冠唐設備管理系統備件管理頁面對應的備件欄選擇點收，分別輸入數量，對應打印出一個點收單，在點收單上需要送貨人和經辦人進行簽字，可以避免錯誤備件入庫，也嚴格控制了入庫備件的數量。冠唐設備備件管理系統錄入后，庫存數量自動更新。整個備件點收流程圖總結如圖2。

圖2

當設備搶修、大修和保養維修需要設備備件時，由各個區域、班組的相關維修人員拿著舊配件去備件庫領取所需備用件，以舊換新既保證了領用備件領用的準確性，又保證了備件的合理有用性。此時在冠唐設備管理系統備件管理頁面對應的備件欄選擇領用，打印領用單，在領用單上需要領用人和經辦人簽字，然后存檔備查。備件領用的流程圖總結如圖3。

圖3

值得一提的是，引入計算機技術，在查找備件方面非常迅速精準，無論輸入備件的關鍵詞還是型號、備件編號等都能查到備件的數量和位置。在計算機冠唐設備管理軟件中，對于每一筆備件出庫都記錄在案，每種備件都能形成出入庫清單，通過分析，就能得出那些備件是易損件及需要常備及儲備的數量，減少了備件占用的流動資金。

3 備件庫管理模式認定

以上第2部分備件的管理模式我們稱之為“圖書樣式管理模式”，整個管理模式依托于計算機軟件科學技術，冠唐設備管理系統的引進規范了設備備件庫的管理，既能合理規范備件的點收和領用，又能在盤點庫存方面給予極大的便捷。雖然備件管理較之以前有了很大的改觀，但在備件庫管理過程中我們需要注意以下問題。

（1）備件種類之多，每種備件型號又有很多種，如果前期備件編號工作做的不細致到位，就會對備件的點收和領用出現問題，備件的編號過程繁瑣，備件信息輸入計算機和整理、分類備件費時，需要極大的耐心和毅力。

（2）計算機技術是按照程序工作的，有些呆板和不靈活，單純的依靠計算機有時不但會浪費時間，還會在備件管理的過程中制造不必要的麻煩；在使用計算機時候要注意及時備份和保存，同時還要備用一些應急措施，防止停電和電腦出現問題。備件庫管理是一項持久的工作，在管理過程中還會出現各種各樣的問題，需要我們不斷轉變思維、更新管理策略，直至備件的管理能滿足設備管理的需求。

4 結語

備件管理是資金密集型企業一項重要的工作，也是與企業并存的一項長期工作，在備件管理中，要大膽推行現代企業庫存管理模式，不斷吸收國內外現代企業管理的科學思想和運營模式，引進先進的計算機技術，不斷進行制度創新和管理創新，合理組織備件供應，為設備維護檢修和應急處理做好后勤物質保障和支持，為企業降本增效做出貢獻。