淺析大數(shù)據(jù)背景下高職院校人事檔案的管理與利用

陸冬梅

[摘 要]目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)是我國各行業(yè)比較關(guān)注的融合數(shù)據(jù)、信息、統(tǒng)計等學(xué)科的技術(shù)，而檔案管理也融合了數(shù)據(jù)、信息、統(tǒng)計等學(xué)科，所以大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠應(yīng)用在檔案管理業(yè)務(wù)中。目前，我國各行業(yè)都在探索深度應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的路徑，檔案行業(yè)也不例外，尤其是人力資源檔案，可以引進大數(shù)據(jù)技術(shù)來推進自身發(fā)展與創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅有助于更深入地利用人事檔案信息，同時也能實現(xiàn)人力資源的更深入應(yīng)用。本文主要從檔案管理方面，全面深入地剖析了大數(shù)據(jù)時代對人事檔案管理的影響，并結(jié)合實踐經(jīng)驗分析大數(shù)據(jù)技術(shù)給高職院校人事檔案管理帶來的問題，并提出了高職院校如何更好地將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理中。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；人事檔案；高職院校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.02.082

[中圖分類號]G717.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2019）02-0-02

1 大數(shù)據(jù)理論概述

針對大數(shù)據(jù)的概念，不同學(xué)者在不同階段提出了若干定義，綜合相關(guān)研究可以總結(jié)出具有代表性的概念：大數(shù)據(jù)是海量的數(shù)據(jù)集合，其數(shù)據(jù)量往往遠(yuǎn)超常規(guī)數(shù)據(jù)庫能夠獲取的范圍，并且更新速度極快，信息含量復(fù)雜且價值挖掘難度較高的高度依賴網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集合。大數(shù)據(jù)一般有以下幾個特點。第一，信息規(guī)模超大。一般來說，大數(shù)據(jù)計量單位往往都以PB、EB為單位，甚至ZB量級也有可能，這與網(wǎng)絡(luò)信息不斷更新發(fā)展是分不開的。第二，數(shù)據(jù)多樣性。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)不同于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化特點，而是不僅包含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還包含非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，例如多媒體數(shù)據(jù)、微博朋友圈代表的文本數(shù)據(jù)，而且大數(shù)據(jù)技術(shù)更強調(diào)對數(shù)據(jù)進行分析。第三，處理速度快。大數(shù)據(jù)技術(shù)要求必須對搜集到的數(shù)據(jù)實時分析并立即處理，如果不這樣做，按照傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫查詢得到的結(jié)果可能會過時并無價值。第四，復(fù)雜關(guān)聯(lián)性。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)間往往存在緊密的聯(lián)系，可以轉(zhuǎn)化為有效的商業(yè)信息。第五，價值密度低。大數(shù)據(jù)中的冗余信息較多，需要應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對海量信息進行挖掘以便找到有價值的數(shù)據(jù)，但這部分很可能只是微小的一部分。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境對于高職院校人事檔案管理的影響

2.1 能夠提高高職院校的工作效率

高職院校應(yīng)當(dāng)高度重視大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的作用，因為高職院校的教師基本是實踐經(jīng)驗非常豐富的專家型人才，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)有助于更好地搜索及識別高職院校教師人力資源，也有利于社會對高職院校教師的更深入利用，不僅能搜集到學(xué)歷信息，更有利于深入地搜集及分析高職院校教師的實踐經(jīng)驗信息。同時，大數(shù)據(jù)還能對搜集到的信息進行整理和分析，保證及時得到有價值的信息。

2.2 有助于提高科研活動的共享性、協(xié)同性

高職院校利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對人力資源檔案蘊含的信息資源進行深入分析與挖掘，能夠提煉高職院校教師的科研能力和經(jīng)驗方面的信息，有利于高職院校深入開展科研活動。大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于人事檔案工作從高職教師實踐經(jīng)驗信息中分析社會對實踐性研究的需求，幫助高職院校進一步確定新的研究方向，將新技術(shù)成果更好地進行應(yīng)用。同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中有助于發(fā)掘出實踐研究的發(fā)展方向和脈絡(luò)，為高職院校下一步的研發(fā)工作指明方向。此外，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于高職院校更好地開發(fā)科研項目。

3 高職院校檔案創(chuàng)新管理存在的問題

3.1 檔案數(shù)據(jù)分析難度大

目前，我國高職院校人事檔案管理的初始生成工作很多還是采用手工方式，人力資源信息查詢需要先轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒑蟛拍軐崿F(xiàn)數(shù)字化，但是即使數(shù)字化后，采用數(shù)據(jù)庫方式來管理人事檔案的方式還不多見。雖然高職院校人事檔案管理部門通過應(yīng)用信息化方式大大提高了人事資料查詢速度，但是隨著我國信息經(jīng)濟的不斷發(fā)展，簡單的信息查詢對于人力資源檔案管理的價值將越來越小，高效并深入鑒別人事信息的關(guān)聯(lián)及用處，是目前高職院校人事檔案管理所需要改進的地方。目前，我國高職院校人事檔案管理還沒有對檔案信息數(shù)據(jù)進行深入分析，存在較大的分析難度。

3.2 對于大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案中的應(yīng)用價值缺乏足夠的認(rèn)識

目前，高職院校檔案管理部門對于大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案中的應(yīng)用價值認(rèn)識還不夠深入，很多高職院校檔案管理部門管理層認(rèn)為人事檔案管理中的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用價值不大，人事檔案管理就是將人力資源信息整理并儲存供調(diào)用查閱即可，但是目前高職院校人事檔案管理中的信息網(wǎng)絡(luò)管理模式已經(jīng)高度應(yīng)用，人事檔案調(diào)用查閱效率大大提高。此時，人事檔案需求便應(yīng)運而生，隨著我國開始強調(diào)自主創(chuàng)新，科研界、經(jīng)濟界必然對于人力技術(shù)研發(fā)能力，尤其是對于人力資源實踐經(jīng)驗的分析與共享應(yīng)用的需求大大提升。

目前，很多高職院校檔案管理部門管理層認(rèn)為其對于提高人事檔案管理效率價值不大，在理念上高職院校目前仍側(cè)重于提高效率，而不夠重視檔案數(shù)據(jù)信息挖掘工作。因此，很多高職院校檔案管理對于大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用較少，導(dǎo)致很多高職院校人事檔案管理的社會效益不高。

3.3 人事檔案資源開發(fā)與信息服務(wù)能力低下

在高職院校人事檔案業(yè)務(wù)中，大多數(shù)的管理者認(rèn)為人事檔案管理的主要工作就是對人力資源信息進行儲存，以滿足一般工作需要，從而導(dǎo)致高職院校人事檔案管理工作的社會效益較低，人力資源檔案資源開發(fā)工作未得不到重視，相關(guān)服務(wù)意識不高。同時，一些管理者并沒有主動服務(wù)科研和社會人力資源需求的意識，從而不能充分發(fā)揮高職院校人力資源的實踐優(yōu)勢，在服務(wù)我國及產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟技術(shù)創(chuàng)新方面，人事檔案資源的人力資源信息作用沒有充分發(fā)揮，很多人力資源檔案資源也沒有得到充分利用，社會效益沒有發(fā)揮出來。

3.4 信息共享性能比較差

很多高職院校人事檔案管理部門的人力資源信息不能與其他高校實現(xiàn)有共享，一旦高職院校部門需要團隊性質(zhì)的人事檔案信息，則需要聯(lián)合多個高職院校進行分別查詢，更別說開展信息共享分析業(yè)務(wù)了，從而不但會浪費人力資源信息，還會延誤高職院校人事檔案信息的查詢時間，影響了人事檔案查詢的效果，尤其缺乏大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致我國高職院校人事檔案中的有實踐性、經(jīng)驗性的信息沒有得到共享應(yīng)用，很多科研成果和科研人力資源也沒有得到深入挖掘和利用。

4 應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高人事檔案管理能力的對策

4.1 利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高數(shù)據(jù)提取效率

大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于幫助科研人力資源和人事檔案部門搜尋并分析人事檔案中有價值的數(shù)據(jù)信息，幫助高職院校人事檔案管理部門提高人力資源信息資源的挖掘能力。因此，我國高職院校人事檔案管理部門應(yīng)積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展人力資源信息的分析與挖掘工作，在人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，積極建立我國高職院校聯(lián)合組建的人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案的集中化儲存與管理。同時，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行分析挖掘能夠有效挖掘人力資源檔案中數(shù)據(jù)價值。

4.2 提高大數(shù)據(jù)技術(shù)在高職院校人事檔案管理中的應(yīng)用價值認(rèn)識

我國科研人力資源人事檔案管理部門的管理者必須要強化大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的價值認(rèn)識，深刻研究大數(shù)據(jù)環(huán)境下人事檔案管理的新需求以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用的優(yōu)勢。同時，人力資源管理者在日常檔案工作中應(yīng)該積極宣傳大數(shù)據(jù)技術(shù)的價值和優(yōu)勢，讓每個人力資源工作人員都能重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用價值。

4.3 提高高職院校人力資源檔案資源開發(fā)與知識服務(wù)水平

首先，高職院校人事管理部門應(yīng)該利用大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷挖掘檔案信息中有價值的資源，尤其是高職教師在實踐中取得的科研成果、實踐經(jīng)驗相關(guān)數(shù)據(jù)。其次，高職院校人事檔案管理應(yīng)該增強服務(wù)意識，對于社會上的科研需求，應(yīng)當(dāng)積極從檔案信息中利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提取有效的信息。筆者建議高職院校在完成自身人事檔案信息化的基礎(chǔ)上，采購檔案云處理平臺系統(tǒng)，并且將人事檔案信息上傳到云處理平臺上，甚至實現(xiàn)全國高職院校的云平臺統(tǒng)一處理，然后結(jié)合我國高職院校人力資源管理及科研工作的實際情況，與軟件廠商共同編寫云計算程序和相關(guān)數(shù)據(jù)庫。

4.4 構(gòu)建大數(shù)據(jù)云平臺實現(xiàn)信息共享

高職院校人力資源檔案管理對于我國技術(shù)研發(fā)的發(fā)展具有重要的作用，針對目前人力資源檔案管理中信息化水平低的問題，高職院校管理部門應(yīng)該建立一個人事檔案相關(guān)的云平臺，加強各高職院校以及各科研機構(gòu)之間的合作，增強高職院校人力資源檔案信息的資源共享程度。筆者建議高職院校在完成自身人事檔案信息化的基礎(chǔ)上，建設(shè)云處理平臺系統(tǒng)，并且將人事檔案相關(guān)資料和信息上傳到云處理平臺，在云平臺上采用大數(shù)據(jù)計算系統(tǒng)。

5 結(jié) 語

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高職院校人事檔案管理部門應(yīng)提高對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用程度，積極運用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高人力資源檔案的數(shù)據(jù)挖掘及信息利用水平，保證人事檔案能夠得到充分利用，為我國科研資源及教學(xué)資源的優(yōu)化配置做出突出貢獻(xiàn)。

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