淺談項(xiàng)目管理在企業(yè)慶典活動(dòng)組織中的應(yīng)用

摘 要：在現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)行過程中，慶典活動(dòng)的組織是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工作，同時(shí)，也具有十分重要的地位和作用。慶典活動(dòng)的成功組織能夠塑造企業(yè)文化、提升企業(yè)形象及社會(huì)影響力，從某種程度上也對(duì)員工隊(duì)伍的凝聚力發(fā)揮著積極而重要的作用。在大型慶典活動(dòng)的組織工作中，可以引入項(xiàng)目管理的方法，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理與組織企業(yè)慶典活動(dòng)相結(jié)合，規(guī)范企業(yè)慶典活動(dòng)的組織過程，提升企業(yè)的社會(huì)美譽(yù)度，展示企業(yè)實(shí)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)又好又快的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理;慶典活動(dòng);企業(yè)文化

企業(yè)的慶典活動(dòng)是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟組織的協(xié)調(diào)活動(dòng)。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來說，慶典活動(dòng)的成功組織和實(shí)施對(duì)企業(yè)文化的塑造和員工隊(duì)伍的建設(shè)發(fā)揮著重要而積極的作用。為了進(jìn)一步提升企業(yè)形象，大多企業(yè)會(huì)選擇在發(fā)展的特殊時(shí)間點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)，例如企業(yè)上市或周年慶，新產(chǎn)品推介等時(shí)期，借助慶典活動(dòng)的形式來擴(kuò)大社會(huì)影響力，通過引導(dǎo)職工參與活動(dòng)來增強(qiáng)企業(yè)員工團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

但是隨著企業(yè)規(guī)模的不斷壯大，員工數(shù)量逐漸增多，管理日趨規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)提高，企業(yè)組織各類慶典活動(dòng)的數(shù)量越來越多，涉及面越來越廣，形式也越來越豐富，與此同時(shí)，組織的難度也不斷增大。

為了使企業(yè)慶典活動(dòng)在組織過程愈加規(guī)范，讓組織方的工作人員能各司其職，緊密配合、流暢完美地執(zhí)行慶典活動(dòng)的整個(gè)流程，有必要引入更為先進(jìn)的活動(dòng)管理模式來助力活動(dòng)組織方各項(xiàng)工作的有序開展。

一、企業(yè)慶典活動(dòng)組織過程存在的問題

當(dāng)前，企業(yè)慶典活動(dòng)組織過程中暴露出的難點(diǎn)比較集中，究其根本原因，大多是由于慶典活動(dòng)愈加大型化、數(shù)量模式逐漸增多和組織方的專業(yè)程度不匹配導(dǎo)致的。活動(dòng)規(guī)模的大型化，要求組織方有更加豐富的經(jīng)驗(yàn)，更加專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，更加完善的籌備計(jì)劃和更加流暢的活動(dòng)流程;而對(duì)大多數(shù)企業(yè)來講，比較難以同時(shí)滿足以上條件。一般容易出現(xiàn)以下幾個(gè)方面的問題：

1.組織經(jīng)驗(yàn)欠缺

企業(yè)慶典活動(dòng)的組織方一般均是由內(nèi)部抽調(diào)人員組成，組織方大多為非專業(yè)出身，對(duì)慶典活動(dòng)的了解和認(rèn)知不夠深入，考慮活動(dòng)細(xì)節(jié)及突出問題也不夠全面，整個(gè)過程基本都是在摸著石頭過河。組織過程中，難免會(huì)出現(xiàn)各種各樣的紕漏，給活動(dòng)開展造成困難和負(fù)面影響。

2.職責(zé)分配不清，實(shí)施過程混亂

隨著慶典活動(dòng)越來越大型化，使用的工作人員越來越多，組織方的兼職化，職責(zé)互相交叉等因素，往往使職責(zé)分配達(dá)不到權(quán)責(zé)明晰、任務(wù)細(xì)化，導(dǎo)致大多數(shù)工作人員人浮于事，實(shí)施過程差強(qiáng)人意，活動(dòng)難以順利推進(jìn)。

3.前期調(diào)研不充分，籌備不全面

對(duì)于慶典活動(dòng)的組織，最主要的目的便是要達(dá)到良好的效果，說白了，就是企業(yè)把錢花了，就需要有成效。那么，慶典活動(dòng)的基調(diào)和主旨尤為重要。因此，前期籌備工作的調(diào)研和論證必不可少。作為企業(yè)的組織者，往往忽略了這一環(huán)節(jié)，接到任務(wù)盲目實(shí)施，輕方案、重過程，導(dǎo)致組織過程反復(fù)，影響活動(dòng)開展。企業(yè)與社會(huì)化慶典不同的是，企業(yè)經(jīng)費(fèi)有限，組織人員在籌備過程顧慮也較多，最終會(huì)弱化籌備工作，活動(dòng)達(dá)不到預(yù)期的效果。

4.經(jīng)費(fèi)預(yù)算易超支

由于組織方經(jīng)驗(yàn)的不足和籌備不充分等因素，沒有對(duì)活動(dòng)過程進(jìn)行全流程的考量計(jì)劃，也無法對(duì)各分支的支出做出較詳細(xì)的預(yù)算。所以在活動(dòng)實(shí)施過程中，時(shí)常會(huì)有臨時(shí)性的額外支出，也會(huì)發(fā)生返工誤時(shí)費(fèi)等，最終在活動(dòng)結(jié)算時(shí)出現(xiàn)超支現(xiàn)象。容易造成的超支主要有以下幾個(gè)方面，一是慶典活動(dòng)人員預(yù)計(jì)不準(zhǔn);二是物資準(zhǔn)備不足，臨時(shí)購(gòu)買;三是物資超出計(jì)劃，造成浪費(fèi);四是費(fèi)用控制不細(xì);五是臨時(shí)變更，多次調(diào)整計(jì)劃造成的支出增加。

5.管理理念和模式陳舊

現(xiàn)代企業(yè)管理整體理念較落后，尤其是國(guó)有企業(yè)管理模式陳舊，現(xiàn)有的管理模式和文化氛圍導(dǎo)致組織者創(chuàng)新不足，企業(yè)慶典活動(dòng)的質(zhì)量下降。

（1）企業(yè)管理者懈怠

企業(yè)慶典活動(dòng)的組織主要是企業(yè)管理者，但一些企業(yè)管理者，尤其是中層管理者，喜歡做表面文章，喜歡向高層領(lǐng)導(dǎo)邀功請(qǐng)賞，工作起來慢慢吞吞卻忙忙碌碌。這對(duì)組織慶典活動(dòng)有較大的傷害，因?yàn)閼c典活動(dòng)是一項(xiàng)中短期的工作，一般都有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，需要比較快、比較流暢的工作節(jié)奏。如果總是喜歡磨洋工，很難做到計(jì)劃統(tǒng)籌有力，那就必然做不好一場(chǎng)慶典活動(dòng)。

（2）工作思路老套

工作思路的老套與企業(yè)封閉式的管理是分不開的。在活動(dòng)執(zhí)行過程中，企業(yè)管理者喜歡按部就班，不愿創(chuàng)新思維，傾向于用老經(jīng)驗(yàn)、老辦法，用不求有功但求無過的思路推進(jìn)慶典活動(dòng)，閉門造車必然會(huì)產(chǎn)生不必要的人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，從而也辦不出高質(zhì)量的慶典活動(dòng)。

二、企業(yè)慶典活動(dòng)組織過程存在問題的原因

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠高度重視

慶典一經(jīng)決定舉行，即成立對(duì)此全權(quán)負(fù)責(zé)的慶典籌備組織機(jī)構(gòu)。成員通常應(yīng)由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)、具體承辦部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員組成。只有慶典籌備組織機(jī)構(gòu)人員高層化，才可以確保為慶典活動(dòng)提供強(qiáng)有力的組織和資源保障。在慶典籌備組織機(jī)構(gòu)內(nèi)，應(yīng)根據(jù)慶典活動(dòng)具體工作需要，下設(shè)若干專項(xiàng)工作小組，在會(huì)務(wù)組織、現(xiàn)場(chǎng)接待、文秘宣傳、現(xiàn)場(chǎng)布置、車輛交通、安全保衛(wèi)、財(cái)務(wù)等各方面分工負(fù)責(zé)，銜接到位。各工作組應(yīng)明確負(fù)責(zé)人、組成人員和工作職責(zé)分工，各組之間加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，積極主動(dòng)開展各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，將慶典活動(dòng)可能涉及的各種情況考慮周全，責(zé)任落實(shí)到人，分工合作，密切配合，這樣才能保證慶典活動(dòng)圓滿成功。

2.慶典活動(dòng)沒有一個(gè)全面、具體、操作性強(qiáng)的慶典活動(dòng)總體策劃

慶典策劃時(shí)存在以下幾個(gè)問題：

（1）沒有體現(xiàn)出慶典的特色：慶典是慶祝活動(dòng)的一種形式，要求每一項(xiàng)具體活動(dòng)都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重，不論是舉行慶典的具體場(chǎng)合、慶典進(jìn)行過程中的某個(gè)具體場(chǎng)面，還是全體出席者的情緒、表現(xiàn)，都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡快、喜悅的氣氛。這樣慶典的宗旨——塑造企業(yè)良好形象，展示企業(yè)雄厚實(shí)力和美好的發(fā)展前景，展示企業(yè)員工的良好精神面貌和干部隊(duì)伍的凝聚力、戰(zhàn)斗力，擴(kuò)大企業(yè)在社會(huì)各界的影響力，才能夠真正地得以貫徹落實(shí)。

（2）沒有安排好慶典的具體內(nèi)容。慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色，應(yīng)當(dāng)在其具體內(nèi)容的安排上，得到全面的體現(xiàn)。從慶典活動(dòng)組織者的角度來考慮，慶典的內(nèi)容安排，至少要注意出席者的確定、來賓的接待、環(huán)境的布置以及慶典的程序等問題。

三、按照項(xiàng)目管理的方法組織企業(yè)慶典活動(dòng)

1.項(xiàng)目啟動(dòng)階段

第一階段：召開籌備會(huì)，任命項(xiàng)目經(jīng)理，組建項(xiàng)目組

企業(yè)的大型慶典活動(dòng)，一般都是由企業(yè)管理層發(fā)起，經(jīng)過初步商議溝通后，明確活動(dòng)的必要性，組織管理層會(huì)議，根據(jù)活動(dòng)規(guī)模的大小，召開籌備會(huì)，會(huì)議討論確定活動(dòng)的主旨和要求，任命活動(dòng)的主要負(fù)責(zé)人，組建籌備小組。

第二階段：開展調(diào)研，了解活動(dòng)需求

大多慶典活動(dòng)的組織往往達(dá)到了形式上的熱熱鬧鬧，而與凝聚人心，提升社會(huì)影響力還存在一定的差距。調(diào)研工作一般領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)安排給牽頭單位，本次活動(dòng)的調(diào)研工作由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)，工會(huì)辦和宣傳部等配合完成。

調(diào)研方式一般有以下幾種：

（1）查閱本廠歷次活動(dòng)的檔案，揚(yáng)長(zhǎng)避短;

（2）查看網(wǎng)絡(luò)同類型活動(dòng)方案，啟發(fā)新思路;

（3）走訪本企業(yè)有經(jīng)驗(yàn)的老職工、老領(lǐng)導(dǎo);

（4）與兄弟企業(yè)溝通交流，學(xué)習(xí)組織的成功案例;

（5）與廣告公司、策劃公司約談，向?qū)I(yè)公司取經(jīng)。

2.項(xiàng)目規(guī)劃階段

第三階段：確定活動(dòng)的形式及內(nèi)容，分配職責(zé)分工

根據(jù)第二階段的調(diào)研結(jié)果，慶典活動(dòng)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組再次組織召開擴(kuò)大會(huì)，討論活動(dòng)的基本形式及內(nèi)容，確定活動(dòng)宗旨，活動(dòng)周期及經(jīng)費(fèi)預(yù)算。抽調(diào)工作人員，成立活動(dòng)推進(jìn)組，明確職責(zé)分工，必要時(shí)將任務(wù)細(xì)化到人。

第四階段：設(shè)計(jì)活動(dòng)細(xì)節(jié)，確定活動(dòng)方案

籌備小組討論確定慶典活動(dòng)的形式和內(nèi)容，初步確定各項(xiàng)活動(dòng)的計(jì)劃，分配活動(dòng)小組職責(zé)，做好活動(dòng)物料計(jì)劃，形成活動(dòng)總方案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審核。活動(dòng)方案審核通過后，進(jìn)入下一個(gè)階段;否則，繼續(xù)完善方案，直至通過審核為止。方案是后續(xù)實(shí)施的基礎(chǔ)，也是指導(dǎo)大綱，因此，必須反復(fù)論證完善，保證方案的有效性。

制定活動(dòng)方案時(shí)，不能用一個(gè)總方案貫穿到底。為了便于活動(dòng)執(zhí)行，六個(gè)單元的活動(dòng)，均需各責(zé)任單位設(shè)計(jì)單一的活動(dòng)方案來指導(dǎo)。

3.項(xiàng)目實(shí)施和控制階段

第五階段：按計(jì)劃逐步推進(jìn)，落實(shí)各項(xiàng)籌備工作

按照方案推進(jìn)慶典活動(dòng)的籌備工作。項(xiàng)目組針對(duì)總方案和各分項(xiàng)方案的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，定期對(duì)各小組籌備完成情況進(jìn)行檢查。對(duì)項(xiàng)目中重點(diǎn)內(nèi)容：“一場(chǎng)慶典”的場(chǎng)地和設(shè)備，物資等重點(diǎn)落實(shí)。為了便于活動(dòng)的執(zhí)行階段能流暢地進(jìn)行，籌備階段需要將工作盡可能做細(xì)，考慮到活動(dòng)的方方面面，把可能出現(xiàn)的問題消滅在萌芽狀態(tài)。

第六階段：?jiǎn)?dòng)慶典活動(dòng)，逐步推進(jìn)

企業(yè)慶典活動(dòng)，持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，先于慶典儀式開始，晚于慶典儀式結(jié)束，貫穿整個(gè)慶典系列活動(dòng)的始終。所以，慶典活動(dòng)的啟動(dòng)儀式，一般早于慶典儀式一周到一個(gè)月，啟動(dòng)儀式標(biāo)志著系列文化活動(dòng)的開始，整個(gè)慶典活動(dòng)就進(jìn)入了執(zhí)行階段。

第七階段：慶典儀式的推進(jìn)與執(zhí)行

慶典儀式是整個(gè)慶典系列活動(dòng)的高潮，集合了慶典活動(dòng)所有重要元素，是展現(xiàn)企業(yè)實(shí)力和形象的最佳時(shí)機(jī)，所以需要格外用心。對(duì)慶典儀式的流程要進(jìn)行彩排走位，時(shí)間點(diǎn)的把控及突發(fā)狀況的處置均要設(shè)有方案。鑒于此，我們籌備慶典儀式肯定是事無巨細(xì)，考慮了方方面面的事情，考慮周全不代表執(zhí)行中不會(huì)出錯(cuò)，慶典活動(dòng)暴露的問題往往都在慶典儀式的執(zhí)行上。

4.項(xiàng)目收尾階段

第八階段：總結(jié)活動(dòng)得失，提升工作水平

慶典儀式結(jié)束后，整個(gè)慶典活動(dòng)就進(jìn)入了尾聲，有必要對(duì)效果進(jìn)行評(píng)估與總結(jié)，活動(dòng)總結(jié)與評(píng)估是指對(duì)執(zhí)行過程、效果作用和影響力所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析;通過活動(dòng)實(shí)踐的檢查總結(jié)，評(píng)估活動(dòng)預(yù)期的目標(biāo)是否達(dá)到，是否合理有效，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并通過及時(shí)有效的信息反饋，為未來有關(guān)活動(dòng)的組織提出建議，從而達(dá)到提升企業(yè)文化的目的。總結(jié)應(yīng)形成書面材料，并組織籌備組召開總結(jié)會(huì)議，總結(jié)得失，提高水平。總結(jié)慶典活動(dòng)的得失，找到活動(dòng)組織過程中暴露的問題，分析原因，能促進(jìn)未來工作的開展，是組織慶典活動(dòng)的重要組成部分，不可或缺;同時(shí)，還應(yīng)該對(duì)工作人員的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，予以表彰小組或個(gè)人，激發(fā)大家的工作熱情。

總結(jié)報(bào)告應(yīng)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

（1）回顧籌備組織過程;

（2）各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)施情況，參與的人數(shù)，產(chǎn)生的效果;

（3）整個(gè)系列活動(dòng)的總體評(píng)價(jià);

（4）組織過程中暴露的問題;

（5）活動(dòng)的收支情況，特別是超支部分產(chǎn)生的原因。

隨著企業(yè)慶典活動(dòng)規(guī)模的越來越大，數(shù)量日益增多，活動(dòng)形式日漸豐富，對(duì)活動(dòng)影響力和效果的要求逐漸提高，組織者的難度日趨加大，在這樣的大環(huán)境下，按照項(xiàng)目管理模式組織企業(yè)慶典活動(dòng)是必由之路。用項(xiàng)目管理模式組織企業(yè)慶典活動(dòng)，不僅能解決組織者經(jīng)驗(yàn)不足，規(guī)范工作流程，嚴(yán)密指導(dǎo)活動(dòng)過程，保證活動(dòng)質(zhì)量，保障活動(dòng)有序、順利的推進(jìn)，達(dá)到預(yù)期的活動(dòng)目的。也能使整個(gè)活動(dòng)過程更加規(guī)范、流暢，避免因缺少或簡(jiǎn)化關(guān)鍵環(huán)節(jié)造成的范圍、時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量、人力資源、風(fēng)險(xiǎn)、溝通、采購(gòu)與合同和綜合管理等等方面監(jiān)控不到位的情況。活動(dòng)的成功組織，對(duì)增強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，提升企業(yè)管理水平，提高企業(yè)的社會(huì)美譽(yù)度都有積極作用。

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作者簡(jiǎn)介：杜琦（1979- ），女，漢族，陜西西安人，博士，西安財(cái)經(jīng)大學(xué)商學(xué)院講師，研究方向：企業(yè)管理