小技巧讓你的PPT更“神奇”

PPT，教師們最熟悉不過的教學軟件之一，盡管隨著時代的發展，各種新的技術工具層出不窮，作為教師課堂教學中使用最頻繁的教學課件工具，PPT還是一直深受一線教師的青睞。但是，在大多數課堂教學中，教師應用的還是其多媒體展示功能，其實，PPT中有很多隱藏的“神技”，看似復雜的操作，在這些技巧面前，分分鐘就能搞定。下面向大家推薦幾種PPT操作小技巧（以PPT2016版為例），希望對教師教學及教研等活動有所幫助。

演示者視圖

在日常教學中，很多時候教師會遇到教學內容較多的情況，為了能夠使自己在課堂上的講授和教學過程更加流暢，很多教師往往會把所有的文字寫到PPT上，密密麻麻一片又一片，嚴重影響了PPT的播放效果。為了解決這一問題，教師可以在PPT主頁中通過精美的設計，簡單、概括地呈現授課提綱，將大量的文字內容放在備注欄中輔助自己授課，在講課時通過“演講者視圖”進行授課。

演講者視圖是PPT放映時的一種視圖效果。一般而言，無論是投影屏幕還是電腦，PPT顯示的都是本頁內容。而如果在放映PPT時選擇演示者視圖，則可以保持在投影上正常全屏播放的同時，在電腦上可以清楚地看到這一頁的備注內容及小圖預覽下一頁。

操作方法：點擊PPT放映后，如圖1所示，點擊屏幕左下角出現的帶有三個點的圓圈按鈕，然后在彈出的對話框中選擇“顯示演示者視圖”按鈕（或單機鼠標右鍵，選擇“顯示演示者視圖”按鈕），進入演示者視圖。這樣教師既能看到文字備注使自己的課堂講授更加流暢，還能提前看到下一頁小圖預覽幫助自己順暢轉場，使自己的課堂更加流暢的同時，保持PPT的簡潔、美觀。

在講課過程中，教師可以選擇屏幕左下角的筆形按鈕，選擇其中的激光筆、熒光筆、筆、橡皮擦等工具，并選擇顏色之后，對知識重難點進行即時標注，幫助學生更好地識別和記憶。

圖1 選擇顯示演示者視圖

SmartArt排版圖片

PPT一般都要講究圖文并茂，然而圖文排版卻是一大難題，不僅要安排好每張照片的間距、比例，還要將不同照片設置成同一大小。其實我們可以借助SmartArt來快速排版。

操作方法：點擊插入→SmartArt→圖片→選擇圖形→選擇圖片，如圖2所示。運用這些邏輯圖表，可以將大段文字轉為簡單的邏輯關系圖，使信息更簡潔易懂。這些由PPT本身自帶的邏輯圖表，也可以很大程度省下我們自行繪制的時間。

我們可以通過四個步驟來快速完成文本框到邏輯圖表的轉換。第一步，插入一個文本框，并輸入文字內容；第二步，判斷并調整文字內容的層級關系，選中文字后，用“提高列表級別”來調整，也可以使用快捷鍵Tab；第三步，選中文本框，點“轉換為SmartArt”選擇合適的邏輯圖表，就能完成一鍵轉換；第四步，選中圖表中的項目，可以用“升級—降級”調整項目的上下階層，也可以用“上移—下移”調整項目的平行位置。

圖2 選擇SmartArt圖形

此外，教師在PPT中插入圖片后往往會覺得圖片形狀太單一，影響圖片的排版和PPT的美感。我們可以通過點擊“圖片工具→格式→裁剪→裁剪為形狀”，如圖3所示，將圖片裁剪成多彩的形狀，便于教師設計更加精美的PPT。

圖3 圖片裁剪工具

快速下載PPT中的圖片

有的時候教師會希望借其他PPT中的高質量圖片為自己所用，或者將PPT中所有的圖片保存以備他用。然而如果一張一張保存圖片實在費事費力，其實有一個很小的技巧就會幫助教師快速簡單地解決這一難題。

操作方法：在資源管理器中將PPT文件的后綴名更改為“.rar”。然后雙擊壓縮包，選擇“PPT→MEDIA”，此時，PPT中的所有圖片就會出現在你的眼前了，教師可以方便快捷地獲取自己需要的圖片。

PPT中的“另存為”

PPT首先是作為一款演示設計類軟件而存在的，所以我們在保存文件的時候通常都是直接保存為默認的.pptx（.ppt）格式。其實，PPT發展至今，已經擁有了豐富的輸出類型。面對不同場景的時候，往往對應著不同的導出選擇和技巧。

1.存PDF

PDF是一種非常常見的、且易于傳播的文件格式。具有體積小、質量高的特點，這是由于PDF對文件內的矢量圖形進行了重新編碼，包括繪制的圖形和文字。矢量圖是由數學表達式形成的計算機圖形，怎樣放大都不會失真；而文字矢量化的好處，就是可以杜絕對方計算機上沒有安裝你使用的某種特殊字體而尷尬的情況。需要注意的是，只有靜態PPT轉為PDF效果最佳，具有復雜效果的PPT并不適合。而轉換PDF格式的操作非常簡單，甚至都不需要我們安裝第三方軟件，只要單擊“文件→另存為”，就可以選擇PDF格式；或者選擇“文件→導出→創建PDF”。

2.存圖片

相對于PDF，圖片是一種更為普通的格式。幸運的是，PPT同樣為我們提供了圖片類格式的轉換選項。

點擊“文件→導出”，找到“更改文件類型”，我們可以選擇PNG或JPEG兩種格式。單擊“另存為”命令，選擇位置之后，它會詢問導出當前選中的幻燈片還是保存所有的幻燈片。僅當前幻燈片：導出單張，會將圖片保存在你剛剛選定的位置；所有幻燈片：選擇保存所有，則會在你所選的位置下再新建一個子文件夾，所有的圖片都會保存到這里。

3.存視頻

有的時候由于PPT版本、播放設備或字體等原因，PPT演示效果會受到多種限制。教師不妨把制作好的PPT 導出為視頻，以便適應不同的教學設備或環境。單擊“文件→導出”，選擇“創建視頻”。我們可以先選擇導出視頻的分辨率和質量。PPT目前最大支持導出 1920×1080 分辨率的視頻，足以滿足大多數外放設備。PPT2016 的最新版本中已經添加 4K 視頻的導出功能。如果在創建視頻的時候，需要添加旁白，則點擊“使用錄制的計時和旁白”按鈕即可實現。

4.存講義

除了常見的圖片、視頻、PDF外，我們還可以用PPT創建演講或講課所用的講義。點擊“文件”，在“導出”中選擇“創建講義”命令。我們會發現最終導出的是一份Word文檔，并有幾個版式以供挑選。其中有兩個是與幻燈片中的備注有關的，也就是說會將幻燈片下填寫的備注一并作為講義的一部分導出。若是沒有備注，也可以選擇導出為空行，以便日后手工填寫，或者只把幻燈片的大綱導出，以有提綱挈領之效。

其實，在PPT中類似的技巧還有很多，很多時候這些小技巧可以讓教師們在制作過程中或教學過程中事半功倍，而且會收獲到意想不到的效果。在日常應用過程中，教師可以通過不斷探索和實踐，讓PPT真正成為自己教學中的一個“利器”。

（徐靖程、馮艷艷編輯整理）