檔案管理，“安全”為主

劉嵐萍 曠文俊

摘要：“互聯網+”時代的到來，檔案信息化建設進入到新時期。作為未來檔案建設的根本方向，檔案信息化成為未來的主要檔案管理模式。但“互聯網+檔案信息化”建設雖然有其自身優勢，同樣也面臨一定的威脅，主要表現在檔案信息的安全因素上。以此為研究核心，分析“互聯網+”視域下檔案信息化面臨的安全威脅，就安全建設的必要性和價值展開分析，提出檔案信息化的建設策略。

關鍵詞：檔案管理;“互聯網+”;檔案信息化;安全建設

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）34-0025-02

1 概述

檔案管理工作是一項重要的工作形式，檔案以多元的形式記錄著社會文明的發展歷程，也關乎于各領域的發展。傳統的檔案管理工作在今天已經向著信息化的方向演進，紙質檔案也開始向著數字檔案的方向傾斜。要注意的問題是，依托網絡環境雖然使得檔案管理工作更高效，但開放的網絡環境也使得檔案信息化建設出現了相應的安全隱患與威脅，只有保證做好安全建設，才能夠為檔案管理有效性提供保障。

2 檔案信息化建設面臨的安全威脅

其一，網絡環境下的安全系數有限。網絡技術的發展，造福了人類[1]。但同樣，網絡本身有著極高的開放性，將其應用到檔案管理工作中，雖然實現了檔案管理的信息化，但也帶來了潛在的威脅。惡意的攻擊性網站、病毒等都降低了網絡的安全系數，導致其處于一種相對尷尬的局面;其二，計算機環境存在安全隱患。檔案信息的操作和管理，計算機終端是核心。這也使得計算機成為網絡攻擊的重點，其中木馬、病毒等都在嚴重威脅計算機安全，特別是今天網絡攻擊技術的不斷發展，更難以提前預防和做好針對性的處理，計算機環境存在安全隱患，也就在一定程度上說明了檔案信息化存在隱患;其三，檔案信息自身的脆弱性。相比于傳統的紙質載體，數字檔案的形式是檔案信息化的一種直接體現，雖然這種形式優化了檔案信息的使用效率，但也導致更容易受到安全威脅的沖擊，其本身相較于紙質載體更脆弱，極容易出現意想不到的威脅;其四，使用者的錯誤操作。無論是哪一種檔案管理模式，工作人員都是核心組成部分。檔案信息化建設，工作人員一旦出現錯誤操作的情況，則將對信息安全產生影響，要妥善解決這一問題，成為重中之重[2]。

3“互聯網+”視域下檔案信息化安全建設的必要性與價值

3.1 必要性

新時期檔案信息化建設正在如火如荼地進行中，檔案管理正在以新的模式來為更多有使用需求的主體提供所需信息。相比于傳統的煩瑣查找模式，檔案信息化視角下檔案的使用率明顯提升，能夠根據關鍵詞檢索快速的定位所需檔案[3]。但在享有便捷的同時，也需要看到其所面臨的安全威脅，安全建設的價值越來越重要。究其原因，具體有二。第一，安全建設是保證新時期檔案信息化建設成功與否的關鍵要素。檔案工作本身意義重大，如何更好地發揮出其內在價值和信息優勢，是信息化時代檔案管理的新趨勢，各行業也在積極探索既安全又高效的檔案管理模式，安全建設也成為主要的建設方向之一。檔案信息化安全建設成功與否，將與檔案事業的持續發展息息相關;第二，安全建設是各領域檔案信息化的基礎。檔案信息化建設近年來進入到了發展“快車道”，但由于傳統檔案工作及檔案信息的復雜性，保證檔案信息的安全是根本。為此，想要達到該目標，則需要以安全建設為前提，為各領域檔案信息化發展提供助力，保駕護航[4]。

3.2 價值分析

檔案信息化安全建設的重要性毋庸置疑，經過歸納和總結，具體如下：其一，優化檔案管理環境，提高管理效率。當前檔案信息化的安全建設，使得工作效率明顯提升。系統分析，發現在安全建設完成后，更多的精力和側重點被集中在檔案本身，無論是檔案管理單位還是檔案管理工作人員，都能夠更好的挖掘檔案本身的價值，而不是被安全問題所困擾，工作效率也因此得到全面提升;其二，提高新時期檔案管理單位的檔案管理有效性。檔案管理單位，檔案本身的價值不可估量。傳統的紙質檔案的管理，檔案的使用效率十分有限，如何放大管理優勢，檔案信息化是根本方向。只有保證安全建設，才是提高檔案管理的根本;其三，滿足現代化管理要求。紙質檔案向著數字檔案的過渡是新時期的新要求，也是新時代下對檔案管理工作提出的新目標[5]。安全建設，重點在于對數字檔案的保護，確?，F代檔案管理工作發揮效用，提高檔案信息使用效率。

4“互聯網+”視域下檔案信息化安全建設策略

“互聯網+”視域下，檔案信息化安全建設十分關鍵且必要。但安全建設并非一朝一夕能夠實現，還需要明確建設思路，把握“安全”這一核心。只有形成系統的安全建設思路，才能夠保證檔案信息的價值充分發揮出來。

4.1 電子和紙質檔案的同步管理

傳統的紙質檔案是最基礎的檔案形式，但隨著信息技術的快速發展，特別是在今天“互聯網+”視域下，電子檔案成為主要的檔案載體形式。安全建設，要保證電子和紙質檔案的同步管理。對于檔案的管理，要做好前期的搜集和整理工作，紙質檔案是原始的檔案手段，也是檔案的基本來源。大量檔案的積累，為今天的電子檔案整理帶來了難度。電子檔案的形成，是對傳統紙質檔案的掃描而得來，相比于紙質檔案的反復使用出現的損耗問題，電子檔案能夠有效規避，但電子檔案的安全問題也是難點所在。為此，檔案信息化安全建設，要形成雙重保證，確保紙質檔案與電子檔案的同步管理，妥善地保管好紙質檔案，也要對電子檔案提高重視程度，這樣的同步管理模式，相當于雙重的保障，使得新時期的檔案管理工作更具安全性[6]。

4.2 建立明確的信息化安全管理機制

在“互聯網+”時代，檔案信息化建設在持續推進，如何保證安全建設有著正確的走向，則需要各單位依靠明確的安全管理機制，確保檔案信息化的安全建設有效性。從前文的分析當中可以看到，檔案信息化建設面臨著一定的安全隱患，為此則需要制定明確的管理制度。第一，建立檔案信息終端網絡平臺的管理機制。作為檔案信息化建設的基礎載體，終端網絡平臺是核心。在管理機制當中，要對終端網絡平臺的使用權限、使用規則和方法具體明確，防止非工作人員之外的人員接觸到終端平臺;其二，形成明確的管理制度，確保檔案信息化軟件的專人專用。對工作人員的使用標準和操作規范進行明確，并落實具體責任，避免因為操作不當的問題而影響檔案信息的有效性;其三，建立以安全維護為核心的管理機制。如與檔案信息化相關的硬件軟的維護、管理細則、保障機制等等，這些內容都要在單位內部具體明確，以這樣的方式，確保各單位檔案信息化建設有章可循，并在良好的氛圍環境中提高安全意識[7]。

4.3 強化對工作人員的安全意識和能力教育

傳統的檔案管理環境中，紙質檔案是基礎載體，受到其搜集、存儲和查閱特殊性的影響，對工作人員的工作效率產生了一定的阻礙，且工作模式煩瑣瑣，工作壓力較大。為解決這一問題，“互聯網+檔案管理”帶來了新的檔案管理工作思路，即信息化管理。為此，對于檔案信息管理的工作人員來說，需要在安全意識和檔案管理能力兩個方面不斷強化。在工作人員的安全意識的培養層面，工作人員自身和檔案管理機構要發揮出應有的作用。對于工作人員來說，要意識到新時期檔案管理工作的變化，對影響檔案安全的要素進行具體明確，看到檔案本身的脆弱性。只有在思想上意識到檔案信息化管理的難度和所需要的更多精力，才能夠按照安全操作的細則，做好檔案的信息化管理工作，提高工作效率。檔案管理單位，要積極為工作人員提供多元的培訓機會，為檔案信息化安全建設貢獻力量;在檔案管理能力方面。傳統的檔案管理方式，對傳統時期的檔案管理人員理念和操作意識上產生了根深蒂固的影響，導致在新時期的檔案管理模式下，這一群體需要一個很長的時間去適應管理工作。在這種情況下，要依托內部的培訓和自我努力，接觸新的管理模式和管理思維，對新時代的電子檔案有著深層次的認知，最終使得安全意識和綜合能力得以提升[8]。

4.4 保證硬、軟件的系統優化

檔案信息化安全建設，對硬件和軟件方面有著較高的要求。硬件方面，計算機是檔案管理的核心，軟件則是針對檔案管理的專門軟件，這樣才能夠最大限度上的發揮出新時代檔案信息的有效性。但從當前的檔案信息化的潛在隱患出發，硬、軟件方面依舊要提高重視程度，保證安全。硬件方面，要確保其安全性的不斷提升，并避免受到外力作用與影響。軟件建設方面，要以檔案信息的優化為前提，并實時做好電子檔案的備份工作，充分利用云端數據，將檔案信息的安全性提升到最高等級，避免出現檔案信息的安全問題，最終為檔案信息化安全建設提供基礎保障。

參考文獻：

[1]潘海燕.“互聯網+”背景下檔案信息化安全建設探討[J].信息與電腦：理論版，2018（14）：202-203.

[2]崔岱.基于“互聯網+”視角對檔案信息化安全建設策略的探討[J].城建檔案，2018（03）：17-18.

[3]鐘巧琴.“互聯網+”環境下的檔案信息化安全建設[J].城建檔案，2018（2）：31-32.

[4]朱瑜，王冉，程喜.“互聯網+”下檔案信息化安全建設研究[J].檔案學研究，2017（1）：73-76.

[5]朱柳紅.檔案信息化建設的安全體系建構與完善[J].城建檔案，2016（12）：35-36.

[6]陳心威.檔案信息化安全建設中的問題及對策分析[J].福建電腦，2016，32（11）：98+85.

[7]郭子亮.檔案信息化安全體系建設研究[J].產業與科技論壇，2013，12（13）：211-213.

[8]李肖軍.檔案信息化安全體系建設研究[D].河北大學，2010.

【通聯編輯：梁書】

收稿日期：2019-10-25

基金項目：湖南省社科基金“會計檔案信息資源的開發與利用研究”（編號12YBA276）

作者簡介：劉嵐萍（1969-），女，湖南邵陽人，館員，本科，主要研究方向為會計檔案、檔案信息化管理;曠文?。?989-），男，湖南洞口人，大專，主要研究方向為會計檔案、檔案信息化管理。