新時期測繪檔案管理探析

胡小玲 （安徽省第一測繪院，安徽 合肥 230000）

測繪地理信息檔案指的是測繪業(yè)務(wù)單位在履行管理職能和開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中直接形成的，對國家、社會和本單位具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等形式和載體的歷史記錄。測繪地理信息檔案是測繪地理信息事業(yè)的重要組成資源，是業(yè)務(wù)單位履行職責(zé)、開展業(yè)務(wù)的信息支持和保障。隨著測繪技術(shù)的不斷進(jìn)步，在測繪信息檔案管理中，需要與時俱進(jìn)，發(fā)揮創(chuàng)新管理模式，同時應(yīng)兼顧測繪成果的保密性。

1 測繪地理信息檔案的特點(diǎn)

結(jié)合我國測繪地理信息發(fā)展形勢，目前測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案的主要內(nèi)容包括：航空航天遙感影像獲取檔案；基礎(chǔ)測繪項(xiàng)目檔案；地理國情監(jiān)測檔案；應(yīng)急測繪保障服務(wù)檔案；測繪成果與地理信息應(yīng)用檔案；測繪科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案；工程測量檔案；海洋測繪與江河湖水下測量檔案；界線測繪與不動產(chǎn)測繪檔案；公開地圖制作檔案。針對以上內(nèi)容，測繪地理信息檔案有如下特點(diǎn)。

1.1 專業(yè)性強(qiáng)

傳統(tǒng)意義上的測繪檔案管理僅是單一的資料收集和整理，資料借閱與發(fā)放。資源利用效率不高，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速進(jìn)步，測繪地理信息行業(yè)得以支撐并取得迅猛發(fā)展，在測繪地理信息產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新中，檔案管理人員從最初單一的資料搜集管理發(fā)放到目前數(shù)據(jù)信息的獲取、分析、表達(dá)、處理和管理，是一項(xiàng)集測繪技術(shù)、數(shù)據(jù)分析、檔案管理為一體的專業(yè)性活動，具有較高的專業(yè)技術(shù)要求。

1.2 階段性強(qiáng)

在測繪地理信息檔案管理中，檔案的建立管理貫穿于整個測繪地理信息生產(chǎn)活動，需要進(jìn)行階段性的跟蹤和處理。以目前省級基礎(chǔ)性地理國情監(jiān)測項(xiàng)目為例，從立項(xiàng)到結(jié)項(xiàng)階段，檔案管理貫穿全局，應(yīng)納入測繪地理信息項(xiàng)目計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、管理程序、質(zhì)量控制、崗位責(zé)任等，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，同步檢查建檔制度執(zhí)行情況。在前期資料收集及分析中，產(chǎn)生的影像數(shù)據(jù)、本底數(shù)據(jù)、文檔規(guī)范等，作為項(xiàng)目過程數(shù)據(jù)需要及時跟蹤建檔整理，便于內(nèi)業(yè)生產(chǎn)人員及時查閱，做到生產(chǎn)過程有規(guī)可依，有據(jù)可循；外業(yè)調(diào)查產(chǎn)生的照片、解釋樣本、外業(yè)軌跡等數(shù)據(jù)，以及項(xiàng)目管控過程產(chǎn)生的一級二級檢查記錄，都需及時存檔處理；技術(shù)總結(jié)、工作總結(jié)、最終驗(yàn)收報(bào)告等文檔作為結(jié)項(xiàng)依據(jù)，需要?dú)w檔，前期資料和過程數(shù)據(jù)作為生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，是提供最終成果數(shù)據(jù)的依據(jù)保障。由此可見，測繪檔案管理在項(xiàng)目實(shí)施過程中，環(huán)環(huán)相扣，需要和生產(chǎn)活動同步進(jìn)行。

1.3 保存周期長，數(shù)據(jù)量大

測繪地理信息檔案保管期限分為永久和定期，具有重要查考利用保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)永久保存；具有一般查考利用保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)定期保存，期限為10年或30年。無論是永久保存還是定期保存，都應(yīng)對測繪檔案進(jìn)行分類，整理編制目錄，做到分類科學(xué)、整理規(guī)范、排列有序、目錄完整。

近些年，隨著智慧城市、三維模型等新型測繪產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，產(chǎn)生的測繪海量信息數(shù)據(jù)需要及時存檔備份，目前檔案數(shù)據(jù)的保存主要為硬盤和光盤介質(zhì)進(jìn)行雙備份異地保存，此外在服務(wù)器有對應(yīng)的陣列備份儲存。當(dāng)前較大數(shù)據(jù)的存儲一般采用服務(wù)器或磁盤陣列進(jìn)行保存處理。

1.4 成果具備保密性

測繪地理成果數(shù)據(jù)信息關(guān)系到國家的主權(quán)、安全和效益等，具有保密性的特點(diǎn)，測繪成果是針對不同時期的自然地理要素和地表人工設(shè)施的真實(shí)反映，數(shù)據(jù)信息量涉及內(nèi)容廣泛，測繪成果的獲取更是需要花費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，一經(jīng)丟失必須實(shí)地重測，且成果散失后易造成泄密，對國家安全有重大危害，因此，測繪成果的保管需要業(yè)務(wù)單位建立健全測繪成果資料保管制度，采取安全保障措施，以保障測繪成果的完整和安全，測繪成果在對外發(fā)放時，需使用方辦理正規(guī)有效的測繪成果領(lǐng)用手續(xù)，且檔案管理方需和使用方簽訂測繪成果保密協(xié)議。檔案管理人員應(yīng)了解檔案數(shù)據(jù)的保密程度和資料概況等，定期學(xué)習(xí)測繪法律法規(guī)，強(qiáng)化保密意識，確保測繪成果安全。

2 測繪檔案服務(wù)管理體系建設(shè)現(xiàn)狀

測繪檔案管理體系建設(shè)過程中受到各種因素的影響，存在不同程度的問題，現(xiàn)結(jié)合當(dāng)前體系建設(shè)進(jìn)行以下簡要分析。

2.1 管理手段落后

當(dāng)前測繪檔案管理主要還是以傳統(tǒng)人工管理方式，依靠計(jì)算機(jī)手工檢索的方式進(jìn)行資料查閱，效率低下，信息滯后，資料的借閱登記目前采用紙質(zhì)手工登記臺賬管理，涉及到周期長、參與人員多的復(fù)雜項(xiàng)目，在資料借閱管控方面不易掌握，不能滿足當(dāng)前數(shù)字化測繪快速發(fā)展的要求。測繪檔案管理是一項(xiàng)集測繪技術(shù)和檔案管理的專業(yè)性工作，需要兩者進(jìn)行有效的技術(shù)管理融合。

2.2 技術(shù)手段欠缺

目前測繪檔案管理采用的是物理方式和邏輯方式進(jìn)行歸檔處理，考慮經(jīng)濟(jì)成本和保密性的原則，大多業(yè)務(wù)單位主要以物理方式進(jìn)行歸檔，而物理歸檔受當(dāng)前技術(shù)條件的影響，難以進(jìn)行離線存檔，對數(shù)據(jù)量大的項(xiàng)目成果容易造成存檔延遲等問題。TB級以上的測繪信息數(shù)據(jù)存儲更易造成數(shù)據(jù)冗余的現(xiàn)象。不同項(xiàng)目之間難免存在資料數(shù)據(jù)交叉使用的現(xiàn)象，如不進(jìn)行規(guī)范的數(shù)據(jù)整理分析，在項(xiàng)目生產(chǎn)過程中，勢必存在多頭資料的出現(xiàn)，對數(shù)據(jù)的內(nèi)業(yè)處理產(chǎn)生混淆，影響項(xiàng)目生產(chǎn)進(jìn)度的同時，也會降低測繪成果的準(zhǔn)確度，因此，在測繪檔案歸檔管理過程中，要求檔案管理人員根據(jù)實(shí)際情況及時進(jìn)行數(shù)據(jù)組織分析，做好數(shù)據(jù)分類歸檔工作。

2.3 管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

當(dāng)前測繪檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容廣泛、數(shù)據(jù)量大、復(fù)雜冗余，在數(shù)字化檔案管理中，歸檔工作面臨極大的挑戰(zhàn)性。目前我們所做的測繪檔案管理工作遠(yuǎn)達(dá)不上測繪數(shù)字化產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展需求。項(xiàng)目交叉，數(shù)據(jù)沒有按照要求進(jìn)行合理分析保管，尤其數(shù)據(jù)多頭來源、混合存檔、數(shù)據(jù)冗余等問題較為嚴(yán)重，如沒有合理的管理標(biāo)準(zhǔn)制約，對于后期資料查找使用極為不便。為避免出現(xiàn)資料管理不到位的情況，需進(jìn)行合理管控，業(yè)務(wù)單位可結(jié)合本單位實(shí)際情況進(jìn)行規(guī)范的檔案管理，建立有效的管理標(biāo)準(zhǔn)制度，定期對測繪檔案進(jìn)行檢查，對出現(xiàn)不合理的情況需要及時整改。

3 新時期測繪檔案管理的措施

在信息化時代快速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)逐漸滲透到測繪地理信息行業(yè)，海量數(shù)據(jù)為測繪產(chǎn)業(yè)帶來了更多的發(fā)展機(jī)遇。新的發(fā)展時期必將對測繪信息檔案管理提出更嚴(yán)格的要求，針對當(dāng)前測繪管理體系的具體要求，對新時期測繪檔案管理做以下簡要分析。

3.1 夯實(shí)基礎(chǔ)，完善標(biāo)準(zhǔn)的測繪信息化流程

測繪檔案是一種傳承，歷年檔案對于測繪事業(yè)的發(fā)展更是一筆寶貴財(cái)富，業(yè)務(wù)單位應(yīng)摸清家底，整理立卷，在做好檔案管理的基礎(chǔ)工作之余，結(jié)合一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范逐步完善測繪檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成統(tǒng)一有效的管理機(jī)制以滿足當(dāng)前檔案查閱使用要求，推動周期性管理。根據(jù)測繪資料檔案的方案進(jìn)行共享模式規(guī)范管理，在資料接收管理過程中，做好宗卷鑒定分析和登記造冊工作，及時做好檔案數(shù)據(jù)的編制檢索工作。

3.2 不斷學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

測繪檔案信息管理工作是一門理論知識和專業(yè)技能相結(jié)合的工作，不僅要求檔案管理人員熟悉國家保密法、測繪法律法規(guī)，還需要有專業(yè)的測繪基礎(chǔ)知識、檔案管理知識和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識。檔案管理的信息化發(fā)展，需要業(yè)務(wù)單位有專業(yè)優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)，同時測繪檔案管理應(yīng)采取專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)，人庫分離。可通過定期參加學(xué)術(shù)交流會、組織開展相關(guān)專業(yè)的管理技能培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識，提升管理業(yè)務(wù)水平，建立高素質(zhì)高技能的檔案管理隊(duì)伍，以保障測繪檔案的質(zhì)量，做好檔案資源的管理和開發(fā)循環(huán)利用。

3.3 優(yōu)化創(chuàng)新，建立信息化檔案管理模式

隨著信息時代的發(fā)展，測繪檔案管理與計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不可分割，兩者的融合貫通推進(jìn)了測繪檔案信息資源的有效利用。測繪業(yè)務(wù)單位應(yīng)嚴(yán)格遵守現(xiàn)有的檔案管理制度，在此基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際需求，優(yōu)化現(xiàn)有管理制度，提高創(chuàng)新意識，順應(yīng)信息化時代的檔案管理發(fā)展要求。依據(jù)信息化測繪檔案的標(biāo)準(zhǔn)流程，可按行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)和業(yè)務(wù)要求，對不同項(xiàng)目進(jìn)行檔案分類化管理，在存儲設(shè)備、專業(yè)技術(shù)、管理水平等方面逐步提升，建立全面、專業(yè)、利用率高的檔案測繪數(shù)據(jù)庫。

4 結(jié)語

測繪檔案管理是個循序漸進(jìn)、不斷創(chuàng)新的過程，在管理制度不斷完善的同時，新的信息化創(chuàng)新管理尤其重要，結(jié)合信息化管理、基礎(chǔ)設(shè)施更新以及人才培養(yǎng)等方面，進(jìn)而提升測繪信息的檔案管理效率，不斷推動測繪檔案信息化建設(shè)，滿足測繪信息產(chǎn)業(yè)化快速發(fā)展的需求。業(yè)務(wù)單位應(yīng)把握好測繪地理信息技術(shù)和檔案管理技術(shù)的發(fā)展方向，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖龊脺y繪地理信息檔案管理工作，提高測繪檔案信息資源的利用率，為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更好的服務(wù)。