項(xiàng)目文檔工作管理方法及經(jīng)驗(yàn)淺談

摘要：項(xiàng)目文檔部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目部產(chǎn)生文件（包括信函）的編碼控制，文件接收、核對(duì)、分發(fā)、記錄、更新、臨時(shí)儲(chǔ)存、預(yù)歸檔。信息文檔部日常工作主要以各類通信文件的收發(fā)、流轉(zhuǎn)為主，確保文件使用者能夠及時(shí)獲得適用、有效版本的項(xiàng)目文件，同時(shí)進(jìn)行文件預(yù)歸檔的工作，確保項(xiàng)目文件和資料充分滿足工程項(xiàng)目的正常運(yùn)作，為日后檔案工作打好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目文檔管理;日常文件控制;預(yù)歸檔

一、緒論

文檔管理是核目管理的重要內(nèi)容，涉及項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)方面，做好項(xiàng)目文檔管理對(duì)保障項(xiàng)目的順利開(kāi)展具有重要意義。文檔管理部門作為項(xiàng)目部文件傳遞的接口部門，規(guī)范文件編制，提高傳遞效率，理順通訊渠道，保證文件及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的分發(fā)及傳遞是日常工作的重點(diǎn)。文檔人員在提高自身技術(shù)能力的同時(shí)，需加強(qiáng)對(duì)程序及合同的學(xué)習(xí)，并組織文檔管理培訓(xùn)，與監(jiān)理、業(yè)主溝通學(xué)習(xí)，將項(xiàng)目文檔管理工作規(guī)范化。

二、規(guī)范日常工作管理

2.1加強(qiáng)文件控制

根據(jù)文檔管理相關(guān)程序要求，文檔人員加強(qiáng)對(duì)來(lái)往信函及文件規(guī)范性的檢查。由于日常工作量比較大，工作較為繁瑣，工程函件及項(xiàng)目文件中會(huì)出現(xiàn)相關(guān)文檔規(guī)范性錯(cuò)誤，文檔人員在文件處理中依據(jù)相關(guān)程序要求總結(jié)出文件檢查項(xiàng)包括如下：屬性填寫（頁(yè)數(shù)/版本/機(jī)組適應(yīng)性）、文件格式編制（頁(yè)面、頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼）、頁(yè)面/照片清晰度、傳遞方式（傳遞單/信函）、文件類型碼、函件及附件編審批、上報(bào)文件內(nèi)容準(zhǔn)確性、文件編碼唯一性檢查（文件重復(fù)上報(bào)等）、獨(dú)立文件單獨(dú)上報(bào)、其他（發(fā)文日期/回復(fù)函號(hào)等）等。

2.2建立文件跟蹤機(jī)制

隨著項(xiàng)目工程進(jìn)展，文件量逐漸增大，為了確保項(xiàng)目部各部門信函辦理及回復(fù)的及時(shí)，文檔部門建立了《未關(guān)閉技術(shù)文件跟蹤表》和《未回復(fù)信函跟蹤表》兩個(gè)檢索工具，每周一定期發(fā)布，不同文件的處理狀態(tài)用不同顏色標(biāo)示，提醒主責(zé)部門及時(shí)進(jìn)行處理。另外，在文檔管理系統(tǒng)中建立各類文件跟蹤搜索模板，及時(shí)跟蹤文檔管理系統(tǒng)中文件處理狀態(tài)，保證文件處理及時(shí)性。文檔管理人員對(duì)滯后的文件主動(dòng)進(jìn)行跟蹤，了解進(jìn)展情況，讓各類跟蹤表充分發(fā)揮其作用，進(jìn)一步提高文件處理效率和信函回復(fù)率，使項(xiàng)目文件整體管理水平得以提升。

三、建立文件預(yù)歸檔工作流程

3.1嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)收集文件

項(xiàng)目文件歸檔指的是建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位在項(xiàng)目完成時(shí)向建設(shè)單位或受委托的承包單位移交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件。收集工作是預(yù)歸檔文件管理工作的前提和基礎(chǔ)。項(xiàng)目文件歸檔的內(nèi)容按照項(xiàng)目相關(guān)歸檔要求執(zhí)行，同時(shí)參考DA/T28-2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》、EJ/T1225-2008《核電文件檔案管理要求》、GB/T 11822《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的歸檔范圍，收集符合條件的歸檔文件，并嚴(yán)格按照歸檔制度規(guī)定進(jìn)行接收，保證在項(xiàng)目施工過(guò)程中產(chǎn)生的文件系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確、有效。

同時(shí)，項(xiàng)目部依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)編制了項(xiàng)目專用程序管理文件《工程竣工文件整理與歸檔管理》和《歸檔文件管理規(guī)定》，進(jìn)一步規(guī)范了文件歸檔管理的要求，使文件管理工作有章可循。每年制定項(xiàng)目年度文件材料歸檔計(jì)劃，根據(jù)歸檔計(jì)劃收集項(xiàng)目部產(chǎn)生的需歸檔移交的文件材料。

3.2保證收集文件的質(zhì)量要求

3.2.1紙質(zhì)文件質(zhì)量要求

文件應(yīng)真實(shí)反映工程建設(shè)施工過(guò)程的狀況，文件要真實(shí)、齊全、簽字手續(xù)完備;文件應(yīng)為原件，因故無(wú)原件歸檔的合法性、依據(jù)性、憑證性等永久保存的文件，提供單位應(yīng)在復(fù)制件上加蓋公章，并注明原件存放位置;所有文件紙張應(yīng)選用70g/㎡及以上中性白色書(shū)寫紙，白圖應(yīng)選用80g/㎡及以上中性白色書(shū)寫紙;文件載體應(yīng)符合檔案長(zhǎng)期及永久保存要求，不能有純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆、藍(lán)色簽字筆、彩筆熒光筆、復(fù)寫紙、普通印臺(tái)油、熱敏傳真紙等;文件應(yīng)符合記錄填寫要求，應(yīng)簽字的人員必須全部簽名并注明日期，不得空缺，規(guī)定填寫的欄目必須完整填寫，大量空白欄目如均無(wú)內(nèi)容填寫時(shí)，可用符號(hào)“/”劃線，并在空白處加蓋“以下內(nèi)容空白”章，以示閉環(huán);文件應(yīng)在左邊留出足夠空間（25mm）進(jìn)行裝訂，不同幅面統(tǒng)一折成A4尺寸。

3.2.2 質(zhì)量記錄的要求

質(zhì)量記錄應(yīng)做到完整且經(jīng)過(guò)有效簽署，以確保記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性;質(zhì)量記錄應(yīng)做到清晰可讀;質(zhì)量記錄應(yīng)提供物項(xiàng)或活動(dòng)符合特定質(zhì)量要求的書(shū)面證明;記錄應(yīng)具有可追溯性;質(zhì)量記錄應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，且應(yīng)具有較高的實(shí)用性，應(yīng)使用表格以方便填寫和統(tǒng)計(jì)分析;書(shū)面記錄應(yīng)用黑色或藍(lán)黑色簽字筆填寫后進(jìn)行歸檔，如需更改，更改者需在劃去錯(cuò)誤信息并更改后標(biāo)明更改日期并簽字（或蓋章）。

3.2.3 電子文件的質(zhì)量要求

一般文本掃描格式為PDF或TIFF格式，其圖像掃描分辨率不低于300dpi，竣工圖掃描格式為PDF或TIFF格式，其圖像掃描分辨率不低于400dpi;文件掃描后，應(yīng)對(duì)所生成的圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，對(duì)于出現(xiàn)偏斜的掃描件應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，對(duì)掃描后方向不正確的電子文件應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣;電子文件命名：拍照檔號(hào)+案卷標(biāo)題命名，竣工圖卷/盒的命名按照檔號(hào)+案卷標(biāo)題命名，數(shù)碼照片電子文件命名按照拍攝日期-題名，開(kāi)展電子文件命名工作;電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤進(jìn)行刻錄，光盤質(zhì)量必須為CD-R或者DVD-R金盤以上品質(zhì)，光盤內(nèi)包含文件著錄信息的可編輯版清單。

四、結(jié)束語(yǔ)

做好項(xiàng)目文檔的規(guī)范管理，既要從文件處理階段做好質(zhì)量把控，提高文件管理效能，同時(shí)也要加強(qiáng)文件的收集預(yù)歸檔工作，為后續(xù)形成檔案整理組卷打好基礎(chǔ)。當(dāng)然，要做好項(xiàng)目文檔管理工作，只有上述幾點(diǎn)還不夠，平時(shí)要做好日常工作的經(jīng)驗(yàn)反饋工作以及內(nèi)外部培訓(xùn)工作。積累的文件管理經(jīng)驗(yàn)，從項(xiàng)目實(shí)際出發(fā)，為形成合格、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案，提供強(qiáng)有力的支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]DA/T28-2018建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范

[2]EJ/T1225-2008核電文件檔案管理要求

[3]GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

作者簡(jiǎn)介：高林（1982-），女，山東煙臺(tái)人，大學(xué)本科，館員，國(guó)核工程有限公司。