加強企業文書檔案信息化建設的若干思考及建議

李軍

[摘? ? 要] 隨著信息化、大數據時代的到來，改變傳統的企業文書檔案工作機制，利用信息化建設手段，不斷提高企業文書檔案信息資源的開發、利用和共享，成為完善和創新發展企業文書檔案工作的重要內容和目標，針對目前企業文書檔案信息化建設工作現狀和面臨的問題，進行了分析思考并提出了加強和改善的若干措施建議。

[關鍵詞] 企業文書檔案;信息化建設;若干思考建議

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 03. 051

[中圖分類號] F271? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）03- 0127- 02

1? ? ? 企業文書檔案信息化建設的必要性

企業文書檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的對企業具有保存價值的各種不同形式和載體的原始文書記錄信息[1]。隨著計算機網絡技術的迅猛發展和大數據時代的到來，企業文書檔案管理方式發生了重大變革。過去傳統文書檔案管理方式，主要是以紙質材料為載體，庫存保管，手工傳閱和查詢，耗時費力，效率低下而且經常出錯，檔案信息的安全保密性容易受到影響，不利于企業事務辦理的順暢高效。隨著現代信息技術的發展和應用，辦公自動化成為企業日常管理的主要模式，企業文書檔案的運營管理也隨之發生了調整轉變，主要采用計算機作為信息載體，利用數字技術把紙質文件及聲像資料等文書檔案信息進行數字化處理，最終以電子檔案的形式存儲下來，按照規范性、安全性、效益性原則系統地組織成具有有序結構的檔案信息庫[2]，從而對企業文書檔案進行信息化建設，提高了管理的真實性、及時性、完整性和有效性。隨著數據處理效率和利用程度不斷提升，利用網絡技術，對于企業文書檔案進行計算機聯網處理，實現文書檔案的在線閱覽、傳閱及查詢，快速便捷，準確全面，大大提高了文書檔案管理工作的便利和效率。同時，因企業發展需要，對于文書檔案資源開發與利用的需求日益迫切，進一步提高企業文書檔的利用價值，為企業的生產、管理和科研服務[3]，不斷加強文書檔案的信息化建設已成為企業信息化建設的重要任務和發展必然。

2? ? ? 企業文書檔案信息化建設現狀和存在的問題

2.1? ?基礎薄弱，亟待加強

由于傳統文書檔案工作的影響，許多企業文書檔案信息化建設工作起步較晚，各類文書檔案信息收集與處理缺乏統一標準，比如紙質文書檔案還可統一整理、編排目錄以及立卷裝訂歸檔，而其他比如聲像檔案則無法與之一致，而進行信息化建設首先需要解決所有文書檔案的一體化處理問題，工作量大，時間緊迫，需要花費時間和精力購置電子計算機、掃描儀、掃描儀等相應的數字化處理設備，開發相應的數據庫管理軟件，聘請軟件開發人員進行企業檔案信息化規劃與設計，同時需要文書檔案人員將既往文書檔案統一進行數字化處理，要確保加工處理所形成的電子文檔真實準確、完整規范，工作量較大。

2.2? ?缺乏頂層設計和統一規劃

目前雖然很多企業已經逐步開展了文書檔案的信息化建設工作，但是由于缺少頂層設計，沒有統一的標準和實施細則，往往各自為政。就企業內部而言，其信息化建設工作缺乏計劃性和延續性，目的性不強，往往形成文檔數據庫初具規模后，便停滯不前，平時根據需要，“零打碎敲”，隨時調整改動。有的企業文書檔案數據庫不能與辦公自動化系統互通，無法實現數據資源的網絡拓展;有的企業沒有實現網絡數據資源的流通流轉;有的企業雖然建立文書檔案數據資源，但缺乏安全保密意識和行之有效的維護手段，這些都會造成資源的浪費損耗和安全隱患。企業之間，由于各自開發軟件，各成一體，形成的數據難以對接，限制了檔案信息資源的合理流動和共享開發，背離了信息化建設的初衷。

2.3? ?信息化建設人才匱乏

人員是企業發展的最能動的資源，目前各企業進行文書檔案信息化建設，多是通過臨時委托軟件工程開發人員進行設計編程。由于缺乏規劃要領，加之企業自身沒有這方面的人員儲備，軟件的設計開發難以貼近需求，重復設計，雜亂無章，很難保持信息化建設的系統性和一致性，也難以保證管理信息系統維護的長期性和有效性。由于企業自身的文書檔案工作人員專業背景的限制，以及過去遺留下來的文書檔案人員“干與不干一個樣，干得好壞無差別”的落后意識，使部分文書檔案工作人員滿足于工作現狀，對信息化建設工作存在“坐、等、靠” 、“怕麻煩”思想，觀念上不愿接受信息數字化新技術，操作時相互推諉、固守成規，存在消極畏難情緒，工作進取心不夠，很難使信息化建設工作有效落實[4]。

3? ? ? 加強文書檔案信息化建設的建議和措施

3.1? ?按上級規定，統一標準，建立制度，規范開展

企業文書檔案管理部門應積極貫徹黨和國家有關信息化建設的方針政策，以《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為指導，以《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出的提高“以信息化為核心的檔案管理現代化水平”為目標，按照有關檔案信息化工作的法規、標準、規章，組織開展文書檔案的信息化建設工作，在上級檔案主管部門的指導下，結合實際情況，加強文書檔案信息化建設標準規范的建設和實施，嚴格執行檔案管理部門的相關技術標準，比如文書檔案的數字化標準，文書檔案的歸檔管理標準等。首先要明確管理規范，包括數字檔案相關要領定義、收錄、移交、整理、價值鑒定、存儲、歸類、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等方面的規范標準;還要注重業務規范的實施，包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案的文件格式、原數據標準、對象數據格式標準等的運用;要加強技術規范的落實，包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式標準、數字水印標準、電子簽章標準、加密算法標準等的制定完善。同時，企業要針對文書檔案信息化建設制定并完善相關制度與體系，制定一套科學的檔案管理示范標準，引導文書檔案信息化建設工作有序規范開展，在執行過程中，有關部門要對文書檔案信息化建設業務進行嚴格的指導和監督，杜絕文書檔案工作人員出現不規范的操作[5]。

3.2? ?加強對于信息化建設工作的領導，打好文書檔案信息化建設的基礎

企業文書檔案承載著企業生產經營管理過程中的重要工作內容和信息，企業文書檔案信息化建設刻不容緩，此項工作的開展離不開企業領導的支持，企業文書檔案管理部門要結合自身工作特點和信息化建設的重要性，勤于向領導匯報溝通，闡明此項工作對企業未來發展的長遠意義，使企業領導給以足夠重視和關注，加強對文書檔案信息化建設工作的支持力度，加強企業其他部門對此項工作的協調配合，保證經費的充足配給，制定企業文書檔案信息化建設工作的發展計劃和建設目標藍圖，對于此項工作科學規劃設計，協調調配資源，分布穩妥進行，使企業文書檔案信息化建設工作順利有效開展。

將不同介質來源、不同類型的原始文書檔案，經過數字化處理，使之成為一體化電子文檔，從而形成有序結構的電子檔案數據庫，這是文書檔案信息化建設的重要前提和基礎。因此原始文書檔案的數字加工處理和電子文檔的及時準確傳輸及保存至關重要，這是確保企業文書檔案信息化建設質量水平的重要基礎，從事數字化工作的文書檔案人員的工作水平和責任心直接影響到信息化工作的根基，在對企業過去留存的紙質檔案進行數字化處理時，要對其進行適當整理，梳理規范目錄內容;對由于年代久遠及保存不當造成破損嚴重的文書檔案材料，要抓緊進行修復，修復完成后再進行掃描處理。紙質檔案掃描完成后要進行編號立卷，與原版紙質檔案要同步對應，經核對無誤后需企業主管領導簽批通過，因此需要企業本身對此項工作給以足夠的重視，夯實文書檔案信息化建設的基礎。

3.3? ?加強文書檔案信息化建設的技術開發和裝備保障能力

計算機文書檔案信息管理及應用系統的建成、維護和發展，需要穩定的軟件開發隊伍，需要可靠的設備保障。要充分調研并明確需求，界定軟件技術開發人員的職責業務，保證系統的實用性和拓展性。在企業文書檔案信息化建設的科學規劃下，加大資金投入，引進維持管理系統安全有效運營的軟硬件設備，包括計算機、交換機、路由器、服務器、掃描儀、刻錄機、打印機、復印機、存儲器、防火墻以及各類應用軟件，定期維護，及時升級。為加強文書檔案數據庫的安全保密，在設置防火墻及相關必備組件的同時，要建立檔案數據備份、恢復機制及措施手段，健全文書檔案數據信息安全保障體系。

3. 4? ?不斷加強文書檔案從業人員職業素質

加強企業文書檔案信息化建設工作，離不開工作人員的付出和努力。目前企業文書檔案工作人員因忙于日常工作，囿于專業背景對企業文書檔案信息化開發提出的需求有限，而反復的軟件測試又占用花費其大量精力。從長遠發展考慮，企業要著力培養自身既懂業務又懂計算機信息技術的復合型人才，將文書檔案工作實際和信息化建設的發展需求更好地結合起來，同時要嚴格對現有從業人員的管理和考核，對其進行辦公自動化、網絡操作等計算機技術的講授，經常組織文書檔案工作人員參加各類學習培訓和重要的檔案會議，積極組織文書檔案工作人員參加檔案信息數字化建設分析研究、服務咨詢等方面技術交流，使其不斷提高業務技術水平和工作本領，還要加強從業人員的經驗溝通交流，提高其對于信息化建設工作重要性和必要性的認識，及時轉變過時的檔案管理觀念，不斷加強其工作責任心和業務能力，同時根據員工的責任心、進取心、工作時效和實績來真實、客觀地評定員工的業績，激發員工的工作積極性，從而打造出一支既精通檔案管理專業知識，又熟悉現代信息技術，專業化、高素質的企業文書檔案信息化管理隊伍[6]，為企業文書檔案信息化建設工作提供可靠的人力資源保障。

4? ? ? 結? ? 語

信息化、大數據時代的到來，使企業文書檔案的信息化建設加速發展，文書檔案管理模式從過去單一傳統的封閉局面走向開放應用，從以往紙質檔案的保管和利用走向數字化的管理和利用，基于企業文書檔案數據信息的采集、開發、管理、服務和共享已成為現實需要和發展趨勢。充分利用信息化建設手段，對企業文書檔案信息資源進行優化配置和管理利用，創新性地豐富和完善企業文書檔案工作機制，提高文書檔案信息資源的開發效率和服務水平，必將為企業發展提供更有力的支撐和保障。

主要參考文獻

[1]張曼琴. 城建企業加強檔案信息化管理[J].檔案管理，2011 （5）：92.

[2]竇苡，張曉娥，張昕媛，等. 加快當前兵器工業系統檔案信息化建設的思考與建議 [J].機電兵船檔案 ，2017 （1 ）：46.

[3]庫俊平. 大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用[J].創新科技，2013 （9）：50.

[4]郭萍. 加強黨校檔案信息數字化建設的思考 [J].辦公室業務， 2016 （17）：49.

[5]李宏霞. 對機關檔案管理信息化建設分析 [J].辦公室業務，2016 （17）：48-49.

[6]孫剛. 如何做好機關檔案信息化建設[J].黑龍江科技信息，2016（11）：164.