高校知識產權檔案管理規范研究

沈晶

（廣東開放大學，廣東廣州，510091）

知識產權“指的是法人、公民和其他的社會組織,通過智力勞動所創造出的成果，這些成果較大的價值（有的具有很高的商業價值），這些信息是屬于人民依法享受的一項民事權利”[1]。高校作為人才培養的重要場所，同時也吸納大量的人才，在實踐工作中積極參與相關的科研項目研究，獲得許多研究成果。這些知識產權成果需要高校檔案管理人員加強管理，一方面保障科研項目材料的真實性，另一方面防止科研成果遭到損壞。高校檔案管理人員需要采取良好的措施加強對相關科研材料的管理，以更好地服務師生。

一、高校知識產權檔案的管理范圍

實踐管理工作中，可以將知識產權檔案劃分為如下四種類型：

（一）專利檔案

專利檔案主要是研究人員結合自身的學科性質以及特征所研究出的成果，這些成果由研究人員自主申請并獲得專利認可。對于這類知識產權的檔案信息管理工作而言，檔案管理人員需要統一設計管理模式，保障專利檔案信息的真實性。此外，管理人員在收集專利檔案信息過程中還需要注意保存方式，尤其是一些特殊的專利，需要優化信息的收集工作，切實保障檔案信息的完整。

（二）商標檔案

商標檔案指的是研究人員通過深入研究不同的商品，或者構建自己的商品而設計的商標，這一過程中所形成的具體信息都可以將其作為重要的檔案資料存放。檔案管理人員在管理這類知識產權檔案過程中主要注意控制好質量，即商標的價值，防止其受到其他因素的干擾[2]。

（三）版權檔案

版權檔案指的是研究者在研究工作中所得到的成果，如著書等。這類型的檔案信息包含研究者的信息、研究過程以及研究成果，其中研究成果展示的方式各不相同。因此，對于這類檔案信息的管理工作而言，檔案管理人員需要重視保護其成果，一方面尊重研究者的勞動成果，另一方面要防止版權檔案受到損害。

（四）商業秘密檔案

當前，許多高校都積極推進創新創業工作，其中不乏學生的創新創業研究成果。例如在設計創業方案中，以學生獨特的視角掌握商機，并且形成專業的商業機密。檔案管理人員在保護這類檔案信息過程中也需要做好相關的工作，尤其是防止該商業機密的泄漏。

二、高校知識產權檔案的特點

高校教學和研究人員積極從事科研工作，在研究過程中獲得許多研究成果，這些成果屬于知識產權的范疇。為了保障研究成果不受到損害，檔案管理人員需要采取積極措施加強管理。在管理工作中，檔案管理人員需要明確知識產權檔案所具有的特征。

（一）責任主體的唯一性

在科研工作中，知識產權具有自身獨特的價值，高校在管理檔案過程中需要明確產權的主體，通常情況下知識產權檔案都具有明確的責任主體。責任主體的唯一性指的是高校知識產權檔案的主體是“高校”，而不是內部的相關職能部門及管理人員，而且該責任主體具有唯一性，高校作為一個獨立的法人應強化其主體意識、責任意識，切實履行好作為知識產權權利人所應承擔的包括及時整理收集知識產權文件材料等方面的職責。因此，在知識產權檔案的管理工作中，檔案管理人員需要掌握責任主體唯一性這一特征。

（二）歸檔分類的有限性

高校知識產權檔案信息在歸檔方面具有有限性的特點。所謂有限性，指的是高校知識產權歸檔范圍僅限于高校進行知識產權專業活動中直接形成的諸如專利申請、軟件登記、商標注冊等方面的資料集合，不包括與知識產權檔案活動有關聯但又與知識產權專業活動不產生直接關系的文件材料的內容，比如高校知識產權檔案管理制度文件、宣傳材料等。檔案管理人員需要嚴格按照科研信息的分類情況做好歸檔工作，從而有序開展知識產權檔案信息的管理工作。

（三）法律效用的證據性

知識產權檔案信息還具有另一個重要的特點，即從法律角度分析，其具有證據性。因此，檔案管理人員在收集、歸檔以及處理檔案信息過程中需要保持嚴謹的工作態度，從收集科研信息到最終的歸檔工作都嚴格遵照保證證據的真實性、時效性的原則，保障知識產權檔案信息的完整可靠。

三、高校知識產權檔案歸檔時存在的問題

（一）知識產權檔案意識薄弱

多年來，檔案工作在有些領導和科研人員心目中一直被視為輔助性工作，各級領導只關注科研工作的執行，對知識產權材料的形成、積累和作為檔案歸檔保存卻重視不夠。表現為科研實驗原始記錄不規范，科研裝置圖紙不齊全，科研報告不完整等等，結果不僅對科研實驗工作本身不利，同時也給知識產權檔案保存造成不可彌補的損失，給很多科研工作的繼承和延續留下了隱患。

（二）缺少核心內容導致知識產權流失

當前，一些高校科研部門存在只重視知識產權成果的推廣實施，而忽視知識產權材料的形成、歸納積累和向檔案部門移交歸檔的情況。有的分解檔案材料，只移交一般性材料而將關鍵性材料留下；更有個別科研人員將知識產權成果據為己有，損公肥私，影響了學校正常的經濟秩序和科研秩序；還有的將科研報告中核心內容用自己設定的代碼代替，嚴重影響了科技檔案的完整性與高質量，也喪失了檔案的實際價值效用，不利于后期查考利用，不利于技術儲存和成果轉化。

（三）復印件過多導致知識產權檔案名存實亡

受市場經濟發展影響，個別科研人員在實踐工作中會假借研究工作需要而去檔案館復印相關材料，加上檔案管理工作本身存在漏洞，許多科研資料被多次復印，從而導致知識產權檔案的管理工作陷入“名存實亡”的局面。除此之外，由于檔案管理工作不力，個別人員通過投機取巧的方式套用科研材料，如直接將他人的研究成果和數據化用在文章中，違背科研工作的誠信和嚴謹。這些問題也折射出在知識產權檔案的管理工作中需要采取更加有力的措施加強管理，保障知識產權檔案的真實性以及權威性[3]。

（四）缺乏產權檔案監督的有效機制

對于知識產權歸檔材料不按時歸檔、歸檔不齊全、甚至全部材料都沒有歸檔的情況，檔案部門除了一再催促，沒有任何有效的制約措施。因為即使檔案部門制定了一些制約措施，但得不到科研部門的支持和配合，也是無法執行的。當前的制度對存在的一些問題處理起來操作性不強，有的只是輕描淡寫，或者以批評、檢查代替處罰，缺乏檔案行政管理部門的監督和制約力度。

四、提高高校知識產權檔案管理的對策

在高校中，知識產權檔案屬于十分重要的財富，檔案管理人員需要加強對這些材料信息的管理，保障知識產權檔案信息不受損害，讓科研人員在實踐工作中獲得應有的尊重，尊重他們的智力勞動成果。針對當前檔案信息管理中所出現的各種問題，可以從以下四個方面加以改進，切實提高知識產權檔案管理質量。

（一）統一管理，落實責任

高校檔案管理人員在實踐工作中需要對所有的知識產權檔案信息進行集中化的統一管理，這樣能夠真正將檔案管理相關工作落實在具體的崗位中，從而提升知識產權檔案信息的安全性。在工作中，檔案管理人員需要保證所歸檔資料與具體科研活動數據完整一致，同時要結合科研具體情況加強管理和監督[4]，以保障后續歸檔的科研成果資料的真實性。除此之外，科研活動所得到的成果，有的可以通過文字方式記錄，有的難以通過文字記錄，此時需要安排專業的檔案管理人員進行數字化處理，這樣才能全面地、客觀地保存科研信息，形成完整的科研信息檔案。

（二）完善規章制度

在高校的知識產權檔案管理工作中，檔案管理人員需要積極參照相關的法律法規完善當前管理的規章制度，讓檔案工作有法可依。第一，參照檔案法規有關的條款明確高校檔案工作的具體內容，并且對查閱檔案的事宜做出具體的規定；第二，知識產權檔案還屬于知識產權范疇，檔案管理人員在管理工作中還需要細化規定，強化高校科研人員知識產權保護意識，明確科研成果的價值，充分保護科研的綜合價值不受侵害；第三，在處理交易糾紛問題中參照我國相關的法律辦事，如技術合同法、經濟合同法等，保障一切經濟活動有序在法律法規的引導下開展，提升知識產權檔案管理的質量[5]。

（三）健全管理體系

知識產權檔案是知識產權所有單位檔案的重要組成部分，因此，各單位應當依法將知識產權檔案管理納入本單位檔案綜合管理體系，并把知識產權文件材料的形成、積累與歸檔納入本單位內部相關部門、崗位的管理、計劃和考核中，加強統一領導，明確歸檔要求，改善保管條件，提高管理水平。要建立健全知識產權檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、保密、利用等各項管理制度，并嚴格抓好落實。對屬于單位和集體所有的知識產權檔案，任何人不得據為己有。要進一步明確知識產權檔案工作中知識產權保護的方向，為知識產權檔案工作的優化完善奠定堅實基礎。

（四）創新管理手段

在當前知識產權檔案管理工作中，檔案管理人員可以將大數據時代發展所帶來的便利積極運用在管理工作中，創新檔案管理工作的方式方法。例如云技術，將其運用在知識產權檔案管理工作中，一方面可以將高校檔案中的知識產權資料進行數字化處理，從而保障知識產權檔案信息不受損壞，另一方面通過云技術能夠提升知識產權檔案的準確度以及科學性。因為云技術能夠很好地“記錄”信息，如人們查閱知識產權檔案的信息情況，包括時間和時長等，都可以在日志中得到很好地體現，對提升知識產權檔案的使用效率具有良好的促進作用。

（五）協調保護與利用之間的關系

高校科研信息屬于重要的知識產權，在管理工作中需要高度重視，以保障科研信息的安全性以及真實性。第一，檔案管理人員結合知識產權檔案管理的制度（上文已論述）辦事，即對于利用檔案信息需要按照相關的流程辦事，防止科研信息泄漏；第二，優化檔案管理的保護工作，如上文提到的創新管理手段，借助當前先進的技術提升檔案信息的管理效率，保障檔案信息的安全，保障知識產權檔案不受損害。同時，檔案管理人員還需要處理好保護知識產權檔案信息與利用之間的關系，使得研究成果可以更好地發揮其服務的作用。

在知識產權檔案管理工作中，檔案管理人員需要積極發現知識產權檔案管理所面臨的問題，結合學校的具體情況制定出可行的管理方案，保障高校科研工作的順利進行，保障科研成果以及科研資料的真實完整。此外，高校檔案管理人員還需要在實踐工作中積極創新管理手段，不斷提升知識產權檔案管理的效率，使得高校的各項研究成果可以在規范化、先進的管理模式下得到有力保護，讓每一位科研工作者的努力成果得到應有的尊重。