建筑施工企業檔案管理信息化建設的探析

鞠義軍

摘 要：隨著信息技術的快速發展，檔案信息化和檔案管理數字化成為一種趨勢。文章結合建筑施工企業的實際，分析傳統檔案管理中存在的問題，并針對性地提出幾條信息化建設的建議，以進一步探析檔案管理信息化的潛在價值。

關鍵詞：檔案管理;信息化;施工企業

建筑施工企業檔案內容多、圖表多、數據多、關聯資料多，其檔案資料的管理效果直接關系到工程能否順利交驗，迎接審計是否有充分依據，后期綜合利用是否有價值等，因此，加快檔案管理信息化建設意義重大。

一、檔案信息化及信息化管理的重要性

隨著互網聯發展和廣泛應用，檔案管理模式逐步從以檔案實體為重心，向以檔案信息為重心轉變。實現這一發展的過程，需要不斷采用現代信息技術裝備檔案部門，以此提高檔案管理和利用的現代化水平。

建筑施工企業的檔案管理工作與招投標、生產經營、施工技術、安全質量、清收清欠等活動息息相關。隨著現代企業管理制度不斷完善和優化，檔案利用也越來越頻繁。電子公文、各類管理系統、應用程序的推廣將無紙化辦公提升到新的層次，傳統的檔案管理模式已不能滿足新形勢下企業發展的需求。推進檔案管理信息化建設不僅提升了檔案傳輸、檢索、引用的效率，解決了檔案保管中對保溫、隔熱、溫濕、防塵、防污染等特殊要求，同時引發了檔案領域最劇烈的一次變革，直接影響著檔案工作的基本概念、運作方式乃至思維觀念，推動信息共享，為“互聯網+”時代注入新活力。

二、建筑施工企業檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案系統管理意識淡薄，基礎性工作不扎實

工程項目的獨特性、整體性、周期性、動態性和多方參與性，決定了建筑施工企業的檔案具有專業性強、種類多樣、形成分散、變更頻繁等特點。由于對檔案利用價值認識度不同，個別項目對重要文件、資料和憑證的收集留存沒有引起足夠的重視，關鍵資料缺失，降低了檔案的利用價值。部分檔案形成者對重要檔案的原始數據核對、編碼、分類和移交等認識不足，檔案歸檔沒有形成體系，檢索難度大。部分建筑施工企業沒有完善的檔案管理員制度，對不同類別的檔案建檔、錄入標準不明確，培訓不及時，下屬項目貫徹不力，歸檔意識淡薄，沒有形成檔案規范管理思想自覺和行動自覺，檔案管理整體不達標。

（二）檔案綜合利用率不高，管理創新動力不足

建設項目是一個綜合性工程，涉及單位和部門多，時間跨度長，使得項目文檔形成分散。實現對檔案資料的綜合利用，既需要對工程、經管、物資、安質、財務等不同類型的業務文檔有針對性地整理分類，同時要保持不同階段文檔間的有機聯系。當前，建筑施工企業檔案還沒有規范的行業標準。部分項目文檔脫節，管理不到位，檔案數據水分較多，難以反映項目全貌，也沒有產生良好的技術積累，反而成為沉重的內業負擔。部分工程項目為應對上級檢查驗收，不是想辦法借助信息化系統優化管理，提升標準化程度，而是大肆造假，檔案管理失去了本身的價值。面對一項專業性和技術性強的工作，工程量大，投入和產出不協調，各單位在檔案管理手段創新缺乏動力，信息化建設不愿意更多投入。

（三）系統兼容性不強，信息化建設覆蓋面不廣

目前，建筑施工企業數字檔案標準、數據庫建設標準不完善，執行不嚴格，各企業檔案系統內置模塊和功能也五花八門，沒能在廣域網上搭建共享渠道，檔案流轉電子化和流程化程度不高。行業內各單位檔案管理專業人才匱乏，檔案管理信息化建設培訓不到位，檔案系統使用者和管理員在遇到系統問題只能等專業人員解決，檔案系統的使用效率大打折扣。

（四）法律法規不完善，網絡安全防范能力有待提高

信息化建設與網絡環境聯系緊密，檔案管理信息化建設的提升既取決于技術手段的進步，也有賴于法律法規提供堅強的后盾。建筑施工企業由于業務分散、涉及人群復雜、業務內容更新快，現行的法律法規很難面面俱到，對檔案信息系統錄入、存儲和共享過程中所有行為都加以約束。高鐵敏感技術、軍民融合工程等檔案數據與國家機密存在眾多聯系，一旦因為網絡問題出現信息泄露，給知識產權保護和國家對外貿易均埋下隱患。

三、檔案管理信息化建設的要點

（一）以資源共享為原則加快信息化標準制定

建筑施工企業由于專業性強，不同類型的建筑基礎資料不盡相同，其檔案的內容、形成、歸檔的特點也有別于其它行業，具有自己顯著的特點。加快檔案管理信息化建設標準制定，是通過互聯網對行業內檔案資源進行優化、整合，最終實現資源共享。通過建筑行業協會或權威組織，有針對性地建立統一檔案信息化標準，對專業術語、計量單位、文件分類、登記、封裝、儲存、格式轉化、在線歸檔等進行約定，提出通用的語言和格式是實現共享的前提。這些檔案信息化標準既要符合《檔案法》等基本規范，確保真實性、完整性、可用性和安全性，又要與勘察、設計、監理、審計等單位信息化系統兼容，實現文件在不同系統間轉移、調用和儲存。如：長度計量統一為“米”;日期中“年”統一約定為四位數字表示，“月”和“日”分別用兩位數字表示。

（二）以實用性為導向科學布設檔案信息化系統模塊

作為一個服務系統，建筑施工企業檔案信息化建設首先應該以需求為目標，充分考慮后期數據檢索、檔案移交、創優申報、歸檔遷移等功能需求。模塊設定中，要堅持系統性原則，保證錄入數據的完整和系統性，能夠對數據遺漏、計算偏差、錄入錯誤等及時提示，切實為管理把好入口關。要科學引入通用公式、常用軟件、自動搜索、自動生成等功能，減輕人的負擔，避免復雜化和繁瑣化。要根據工程的生命周期和階段性工作特點，重點建立健全檔案檢索工具體系和目錄中心，搭建檔案信息交流平臺。

（三）以依法合規使用為宗旨建立網絡安全屏障

信息管理和網絡環境聯系緊密，投資決策、工藝工法、BIM數據、課題論文、招投標基礎資料等成為網絡黑客攻擊的對象。許多數據的泄露和竊取可能為專利的申請和成果的轉化帶來障礙，甚至造成不可逆的影響。因此，檔案管理信息化部署應該同步加強網絡安全建設。在制度上，加強專項法律法規的出臺，進一步強化監管方式和水平。在技術上，遵循現行《信息安全技術 信息系統安全管理要求》（GB/T 20269-2006）等國家信息安全技術規范，對可能出現的安全漏洞做到及時排查、定時查殺可疑木馬，保護檔案儲存的硬件軟件，必要時托管到阿里云，借助外部等級保護降低安全風險。要確保網絡連接的穩定性，避免存儲數據不完整或遭到破壞。在管理措施上，針對建筑施工企業項目分散、人員流動頻繁、涉及數據多等實際，在檔案人員錄用、離崗、考核以及安全意識教育和培訓、外部人員訪問等方面完善相應管理制度。要避免因交接導致資料儲存出現差錯，及時備份數據防止遺失，同時要注重對紙質檔版檔案的整理歸集。

（四）以提升增值服務為目標加快專業人才培養

檔案管理信息化建設不單是將紙質版材料錄入系統，而是對檔案資源進行處置、管理，最終為企業提供增值服務，是一個綜合管理的過程。建筑施工企業檔案不僅需要原始記錄的要求，還肩負著配合工程變更、交驗、審計、消缺等工作以及后期開發利用的重任。通過檔案管理信息化建設提高利用率，更好地為管理決策、工藝革新、技術“傳幫帶”提供支持和依據，管理人員的能力和素質是關鍵。要根據建設需要，培養和引進一批人才，構建一支知識結構合理的檔案工作隊伍，同時普及建筑行業相關知識，加強信息技術應用的培訓和工作考核，合理提高檔案管理人員的薪酬待遇，以增強其責任心和進取心，主動探索推動檔案管理工作的開展。要統籌謀劃，同步推進，通過施工現場和檔案室的專項培訓和有序引導，把檔案信息化納入辦公自動化的總格局中，實現紙質文件向電子文件有序過渡，確保文檔一體化和歸檔雙軌制的準確落地。

四、結束語

時代的發展要求檔案管理與時俱進。建筑施工檔案管理信息化既破解了資料分散、標準不一、調閱困難等問題，實現了檔案長期保存、資源共享，也是提升行業管理水平的重要內容。它改變了傳統的管理方式，是服務理念的變革，更是對大數據時代的積極響應。

參考文獻：

[1]梁金愛.數字化時代檔案管理信息化建設策略[J].蘭臺內外，2019（18）：21-22.