淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策

趙東

摘 要：采購檔案管理，是我們日常采購活動中最為重要的關鍵環節，能夠清楚準確的反映政府有關部門的所有采購的全過程，以客觀的方式，為政府的管理提供實證數據，能夠提高政府采購資金的使用效率，真真正正的維護采購當事人的合法權益，促進廉政建設的有效發展，采購檔案管理是對我們的采購活動進行評估、監督、處理投訴等等活動的基礎，在企業管理中占據重要位置，政府的領導必須對采購檔案管理加以重視。本文對于政府采購檔案管理工作中，存在的諸多不足的現狀做了細致的分析，并且提出了強對政府采購的檔案管理的觀點對策。

關鍵詞：政府;采購檔案管理;現狀;對策

政府采購檔案是政府采購活動的真實記錄，是保證公開、公正、公平 采購的重要方法和手段.因此，它的檔案是否全面、完整、真實地記載了政府采購活動的整個過程，直接透明地反映了政府采購工作質量的好壞.政府采購是當今各國政府對于社會經濟活動管理的一項重要途徑，2003年《政府采購法》的全面實施，進一步推進了政府采購的規章制度，保護了國家的經濟利益和社會利益，但是對于我們國家來說還是新事物，還要不斷的探索和研究不斷的完善政府采購的檔案管理制度。

一、政府采購檔案管理的意義

采購檔案管理是政府采購最為根本和基礎的工作，是記錄政府采購的全過程的憑證，是財政和各個部門對于采購項目執行的過程的一種在此監督，監督了政府在采購程序上的不足，是否利用政府關系把資金中飽私囊，放入自己腰包，還可以對于政府采購的審批和采購的結果進行查驗監督，對于審計部門進行審計是也是一項重要依據，政府采購資料檔案管理制度的建設，能夠促進政府采購的廉政建設發展，提高整個政府采購的形象。

二、采購檔案管理中存在的問題

（一）缺乏專業的人才，管理水平低下

現階段，我國國家政府采購檔案管理的情況，可謂是不堪入目，政府領導根本就對于采購沒有給予一定的重視，在實際工作中，采購檔案管理頻頻出現問題，在人才的選拔和配備上也是有組多的不合理，大多數企業認為采購檔案管理是可有可無的，在根本意識上就忽略了采購檔案管理的重要性，配備的工作人員往往是沒有經驗的、專業水平低下的、沒有相關資質的，有的還不是管理采購的，是在別的部門借用的，還肩負的其他職責，根本就沒有一個工作一個人負責，嚴重影響了采購檔案的管理，管理質量持續下降。

（二）檔案的收集周期過長，影響檔案的真實完整性

目前，我們國家的采購檔案管理中，大多是的采購中心沒有按照規章制度工作，采購時的資料信息和收集的信息有著明顯的差異和錯誤，整個過程中對于資料的完整真實不能夠保障，在實際的工作中，采購中心不能出具驗收鄭敏或者是在合同簽訂方面出現的問題，這樣會嚴重影響了檔案的歸檔和存儲，我國的投訴機制并不完善，都是維護單位內部的人員，人民群眾投訴根本不管用，投訴周期比較長，如果是要越級的話，基本也就被擱置了，這就導致了檔案的手機周期的時間被拉長，檔案的完整和真實性收到了嚴重的影響。

三、做好政府采購檔案管理的策略辦法

（一）提高采購檔案管理工作人員的管理意識

政府領導能夠提高對于采購檔案管理的重視，是優化采購管理的重要前提。單位領導要把這件事情納入單位管理的工作中，在人力、財力、物資上提供全力的支持，做好檔案管理不僅是針對于某個部門，是關系到整個政府和全社會的發展，所以，我們應該高度重視，提高認識，要把政府采購檔案管理提到首位，作為議事的日程，大力學習和宣傳，增強相關政府機關單位的檔案管理意識和法律觀念，依照國家的法律法規，從工作的根本要求出發，不斷的完善檔案管理工作的制度，樹立政府采購檔案建設與管理工作重要性的觀念。

（二）對于采購文件進行科學細致的分類歸檔

采購的人員再進行采購項目實施的過程中，會有許多的原始資料，就是當時的采購文件，我國的一些法律文獻規定，采購的文件主要包括：采購人在采購時的有關記錄，投標的文件、財政部門的審批結果，計劃的實施和采購的預算等，對于這些資料要妥善管理，進行分類保管，可以按照文件的特殊性質，根據采購的順序進行整理，保證文件完整連貫，結合相應的價值和利用規律和步驟實施工作，盡全力的保障檔案管理資料的完整，提高檔案的管理的保管質量。

四、結束語

采購檔案管理，對于社會的發展起到了促進作用，政府采購是公共財政支出體系改革的重要組成部分，是市場經濟體制下進一步加強財政資金管理，規范采購行為的重要制度性安排，政府內部的管理層人員要提高重視程度，切實加強對資金使用的管理監督，提高財政資金的使用效益。總之各級主管部門、財務部門、采購部門要切實的工作中履行職責，嚴格按照規章制度辦事，保證有質有量的完成政府采購檔案管理工作。

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