檔案管理創新在等級醫院評審中的應用

劉釗

摘 要：當今社會發展形勢下，等級醫療評審的推行與實施，迅速成為衡量醫院綜合發展實力的重要標準。而在等級醫院評審當中，各項材料檔案的制作和管理是成為參與三級綜合等級評審的基礎工作類型。為此本文充分結合醫院綜合檔案管理工作的特性，深入分析面向等級醫院評審的各項檔案材料管理的缺陷和不足，由此提出面向等級醫院評審的檔案管理創新模式，進行簡要論述以供參考。

關鍵詞：檔案管理；創新；等級醫院評審

近年來，國家針對國有企業的評定標準變得越來越高，醫院方面為了能夠真正適應社會發展的要求，通常會選擇進行等級評審，期望能夠由此來提升自身綜合發展實力，因此相應的檔案管理工作在醫院等級評審當中起到了積極的促進作用。在醫院等級評審當中，開展檔案管理工作的內容具體是針對醫院發展中所產生的各項綜合數據信息做好整理、分類的過程，在此基礎上建立起相應的檔案信息庫，并做好及時的完善與更新工作。其中所涵蓋的檔案類型具體包含文書類、病歷類、人事管理類、科研類及設備管理類等多種檔案類型。因此，就必須開展科學、規范化的檔案管理工作，只有這樣才能切實保障醫院等級評審工作的順利進行。

1 等級醫院評審中檔案管理的作用

等級醫院評審是針對醫院整體發展的實力和水平進行評價，因此所開展的檔案管理工作也涵蓋醫院發展當中的各個方面，由此衍生出多種不同的檔案類型，如文書類、病歷類、人事管理類、科研類及設備管理類等多種檔案類型。而每種檔案類型的管理對等級醫院評審都將發揮出不同的作用。具體表現為如下方面：

1）文書類檔案，文書檔案的形成主要源于醫院行政管理事務當中所形成的檔案類型，包括通知、報告、會議記錄及合同等等。這種檔案的作用主要是能夠有效提升管理人員服務意識，明確檔案管理重要，積極轉變自身工作思維。同時能夠科學評判管理人員本身職業素養及人格品質等。最主要是能夠強化醫院對文書檔案的重視程度，院內領導能夠據此掌握最新動態信息，進而肯定文書檔案。

2）病歷類檔案，這類檔案屬于醫院檔案的重要組成，能夠真實、全面反映醫務人員診斷、治療、康復的全過程。因此病歷類檔案管理的作用主要是能夠真實的體現出醫院及義務人員本身專業治療能力及水平，進而為醫院參與等級評審提供重要依據。

3）人事管理類檔案，此類檔案是對醫院內部職工學歷、政治面貌及工作經歷等進行記錄的檔案類型，對于相關人員的晉升和相應福利項目的辦理起到了重要的依據作用。而從醫院的角度來看，人事檔案工作能夠為醫院發展提供更多人才，以此確保醫院的穩定、可持續發展。

4）科研類檔案，醫院科研檔案形成是基于病歷檔案的支撐，直接為醫院本身醫療水平的進一步發展提供了重要的科學保障。具體為醫院治療各種開展提供科學部研究、先進設備支持，既是醫院科研成果推廣的保障，同時也是等級評審的重要依據。

5）設備管理類檔案，醫院設備管理類檔案是醫療設備引進、維修及最終淘汰或報廢的主要記錄。因此醫療設備檔案管理是醫院工作開展的基礎，也是醫院設備更新的主要依據，在等級醫院評審中具有明顯的加分效果。

2 當前等級醫院評審中醫院綜合檔案管理現狀及不足

等級醫院評審的推進，需要醫院切實開展綜合檔案管理工作，然而在實際的檔案管理當中仍然存在較多不足，歸納總結起來具體表現為以下方面內容：

1）檔案管理制度不全，效率偏低。當前多數醫院更多注重對醫療質量安全檔案的管理，而涉及到檔案管理的制度明顯匱乏，缺乏較為完整的質量衡量標準。在醫院內的目標管理考核當中，并沒有將檔案管理工作歸于目標考核，從而很容易致使檔案的收集不夠齊全，收集管理的效率也明顯偏低。

2）檔案材料分散，歸整管理困難。當前多數醫院內的檔案材料明顯分散，給管理工作帶來一定的困難，專職的管理人員嚴重不足。絕大多數檔案管理人員都屬于兼職人員，完全不懂得如何進行檔案管理和使用。而從檔案材料的收納保存角度來看，同種類型的檔案材料，很容易造成空間和人物力的浪費，直接影響到檔案材料的綜合運用及安全完整性。而從等級醫院評審的角度來看，大量的檔案材料必須進行歸整、銜接與分類，促使檔案管理規范化、科學化轉變。

3）檔案管理意識匱乏，整體利用率偏低。具體表現為院內工作人員對于檔案管理的意識較為薄弱，對檔案管理工作的作用不明確，缺乏收集和整理資料的習慣。更有甚至認為檔案管理是一項技術含量偏低、操作簡單的工作類型。而一到等級醫院評審的關鍵時刻，需要查找相關檔案材料時，卻手忙腳亂，浪費大量時間與精力進行翻找與查閱，甚至難以從中找出能夠支撐和參與醫院評審的材料，導致醫院評審難以符合評審的要求。

4）硬件投入不足，管理水平難以提升，有些醫院內的檔案管理設備較為陳舊，所采用的管理技術落后，信息化水平偏低，很不利于檔案的管理和開發，嚴重制約了檔案事業的可持續發展。

5）科室檔案資料管理較為薄弱。當前等級醫院評審標準對醫院工作提出了新的要求，具體要求檔案工作開展縱向到底、橫向到邊。但是科室檔案管理始終是醫院檔案管理的薄弱環節，絕大多數醫護人員都未將檔案管理放在心上，大都專注于本職工作的開展。

3 檔案管理創新在等級醫院評審中的應用

1）創新醫院檔案管理理念。在醫院等級評審當中，應當摒棄以往傳統的檔案管理理念，將醫院檔案管理工作進行理念上的升華，促使其上升至醫院文化建設的高度。在全新的醫院檔案管理理念，要求管理人員應當嚴格依照評審工作的要求來牢牢掌控相應的條款要求，并且需要充分熟悉和掌握醫院管理流程，可成立專門的等級醫院評審小組。在此基礎上，為各個科室制定相應的等級醫院評審手冊、崗位職責匯編及醫療管理、應急事件預案等文書檔案。部分醫院因為所采取的管理文件明顯與現代管理不符，因此這就要求醫院方面需結合等級醫院評審標準來建立全新的、統一化的檔案文化體系，嚴格控制文件檔案的一系列操作流程，促使醫院內綜合文件檔案管理趨于規范化轉變。

2）創新醫院檔案管理模式。等級醫院評審的推行，打破了以往傳統檔案管理模式，促使醫院紛紛引進全新的檔案管理模式來參與評審當中，并將其中所倡導的持續改進思想貫穿于整個過程。而在這整體過程當中，要求醫院不斷改善自身工作模式，切實提高院內檔案的使用效率。在具體的醫院檔案歸整當中，通常由專門的等級評審辦公室牽頭，由全院各科室針對所收集的檔案材料進行分類組卷，并在此基礎上建立起標準化的表格模板。在等級醫院評審當中，通過對院內資料檔案的標準化收集管理，不但能夠極大加深對評審規則的理解，同時也將極大提升評審通過的概率，促使評審過程標準、規范化，為醫院的持續發展奠定堅實基礎。

3）創新醫院檔案組織機構。在醫院等級評審當中，要求醫院各科室應當積極的做好迎查工作。而隨著迎查工作的開展，很快發現醫院的資料檔案管理明顯缺乏統一化的管理模式和標準，內部檔案的分類管理不夠清晰化、系統化及完善化，整體資料顯得較為混亂，查找困難，具有一定的隨意性，甚至一些院內科室檔案資料處于空白的狀態。由此可見，就必須針對醫院檔案組織機構進行創新，構建專門的科室檔案負責組織機制，專門負責院內科室檔案的建立和管理，并做好的定期的更新與完善，由此才能切實解決上述問題。

4）創新檔案資料內容。在等級醫院評審下，院內各個科室的工作任務變得越來越重，而為了能夠為評審工作做好檔案的完善和準備，就需要大力完善評審檔案內容的完整、規范及系統性。具體可在此基礎上制定規范統一化的模板，細化模板中的書寫規則，其中包含的內容要求都必須進行明確的書寫說明，這樣才真正利于各個科室檔案管理工作的完善開展。比如行政管理類的文書檔案需嚴格按照評審要求，不斷強化對指令性文件的整理與檢查，并大規模的組織人員學習先進檔案管理方法，由此才能為醫院面向等級評審提供良好的檔案依據。

參考文獻

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