淺談縣級醫(yī)院人事檔案信息管理工作中的重要性

昌樂縣人民醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學、科研、急救、預防、保健為一體的三級乙等綜合性公立醫(yī)院，現(xiàn)有職工1446人，專業(yè)技術(shù)人員1296人，正高級職稱31名，副高級職稱122名，中級職稱560名，其中博士、碩士研究生136人。隨著醫(yī)院日益增多的中、高級人才交流、人才的培養(yǎng)和日趨繁雜的人事檔案管理工作，使得醫(yī)院對人事檔案信息的查閱、搜索及利用，成為對人才交流、培養(yǎng)、院外專家相互學習的重要途徑。

醫(yī)院的人事檔案信息較為完整的、系統(tǒng)的、客觀的記錄了醫(yī)院醫(yī)、護人員、后勤人員及其家庭成員的教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、重要的社會關系及其他簡要信息，它是醫(yī)院對本院職工具體情況間接了解的一種直接途徑，它是有效的掌握了醫(yī)院管理的重要信息資源方式，是單方面考察、了解全院職工的重要方式，是正確合理評價和使用人才的重要依據(jù)。隨著縣級公立醫(yī)院改革的深入推進，實行法人治理，醫(yī)院自主進行招聘，人才隊伍在不斷壯大，人才的流入非常頻繁，醫(yī)院對個人的人事檔案管理工作在人才流動的過程中起著非常重要的作用，并針對個人外出進修的派遣、培訓等提高人才隊伍素質(zhì)方面的作用十分重要，成為醫(yī)院對個人評價的重要資源。

由于人事檔案信息管理工作很枯燥，缺乏技術(shù)含量，而且受環(huán)境、人員的專業(yè)性、傳統(tǒng)的檔案管理制度等因素的限制，醫(yī)院在認知上對人事檔案管理工作很輕視，根本不重視檔案管理工作的重要性。因此，在檔案管理員收集、整理、保管中存在著局限性，導致人事檔案不能發(fā)揮其重要的價值。

1 醫(yī)院在人事檔案工作方面存在的問題

1.1 醫(yī)院對人事檔案管理的重要性認識不足

在以往的檔案工作中，非檔案信息管理者對于檔案的管理工作很輕視，認為人事檔案信息管理工作就是簡單的收集、整理、歸檔、登記，比起臨床上的工作，是很單純、簡單的，他們完全缺乏對人事信息檔案的了解和重視。最突出的表現(xiàn)為：1）醫(yī)院對于人事檔案信息管理工作缺乏足夠的重視，把人事檔案信息管理作為平時很簡單的一項工作來抓，主管領導對檔案進行放松式管理，并沒有制定相應的管理制度，規(guī)范性不夠，對檔案信息管理沒有創(chuàng)新意識；2）對將要歸檔的人事檔案信息不夠重視，甚至出現(xiàn)有些職工不將人事信息檔案交給檔案管理員管理，致使人、檔分離，造成入檔材料不完整，當需要查閱的時候，就會出現(xiàn)有些人將檔案造假來填補空白，損害了人事檔案信息的重要性、真實性、權(quán)威性；非專業(yè)的檔案信息管理員同時還缺乏主動收集、整理、保管檔案的意識，對于不完整，或者人事信息嚴重缺失的，不愿意去補全，這就嚴重損害了人事檔案信息的重要性和完整性，致使人事檔案信息不能完全的體現(xiàn)出它的利用價值。

1.2 人事檔案管理隊伍的專業(yè)性不足

人事檔案信息管理工作必須要具有專業(yè)性，需要專門的人員進行專業(yè)化管理。從現(xiàn)階段醫(yī)院的情況來看，根本沒有專業(yè)性的人事檔案信息管理人員，存在著非檔案管理專業(yè)人員在做其他工作的同時還要監(jiān)管檔案管理信息等問題，醫(yī)院的檔案工作現(xiàn)歸醫(yī)院辦公室管理，由于行政人員緊缺，檔案的管理工作與人事工作合二為一，因此，沒有專業(yè)的人事檔案信息管理人員管理檔案，且對其專業(yè)性不重視，沒有進行專業(yè)培訓就上崗，按照以往的檔案管理方法簡單的收集、整理、歸檔，所以觀念依然陳舊落后，不能對人事檔案信息進行創(chuàng)新化管理，而且工作量很大，會造成兼管不利，造成人事信息檔案準確性的缺失。

1.3 檔案信息管理的信息化水平比較低

隨著互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療的到來，科學的技術(shù)手段的不斷更新，但醫(yī)院的檔案信息管理讓然以紙質(zhì)的檔案為主，還是傳統(tǒng)的的手工編碼、錄入，仍然沿用以往的方式方法進行人事信息檔案的收集、整理、歸檔，對于采用數(shù)字信息化的方式進行人事檔案信息管理還比較生疏。隨著醫(yī)院人才隊伍大量流入或流出，人事檔案信息的流動性增大，人員信息使用手工操作，成為紙質(zhì)檔案裝入人事信息檔案當中，歸檔的工作量大，耗費人力、物力，成本也較高，并且紙質(zhì)檔案不利于科學化管理，不易于查閱、搜索，很容易丟失或被人損壞，因此，人事檔案信息的完整性、準確性、系統(tǒng)性得不到有利的保障，嚴重影響了醫(yī)院人才的交流、互動、管理。

2 如何改進并完善醫(yī)院人事檔案信息管理

2.1 加強人事檔案信息管理制度的建設

從醫(yī)院的現(xiàn)狀來看，人事檔案信息管理的制度很薄弱，一直沿用以往的工作制度，幾乎沒有更新，更沒有規(guī)定相應的崗位職責、工作流程，沒有創(chuàng)新意識，老是采用以往的粗放型的管理模式；其他科室的人事管理信息傳遞也不準確、不及時，嚴重影響了醫(yī)院人力資源的合理配置，因此，要做到：1）根據(jù)醫(yī)院的實際情況，要制定出《醫(yī)院人事檔案信息管理條例》等相關規(guī)范性制度，使檔案信息管理制度更加完善，要加強并鞏固醫(yī)院人事檔案信息管理制度；2）建立健全各類檔案信息管理的規(guī)章制度，提高檔案信息的利用率，及時將檔案信息進行收集、整理、歸檔、錄入，并不斷改善，實現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。

2.2 加強人事檔案信息管理專業(yè)化建設

醫(yī)院的不斷發(fā)展和工作性質(zhì)的準確劃分，對醫(yī)院人事檔案管理信息工作尤為重視，對人事檔案信息管理者的要求越來越多，甚至會更高，人事檔案信息管理的完整性和準確性，以及能否更好的利用人事檔案信息，這都與人事檔案信息管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和水平有關，直接影響醫(yī)院的人事工作。要加強醫(yī)院人事檔案信息管理專業(yè)化建設，首先要加強對檔案信息管理人員職業(yè)道德、職業(yè)操守的培養(yǎng)，必須具有較強的責任心，必須嚴謹細致，實事求是，強化對制定的檔案管理制度的學習，要不斷增強本工作崗位的專業(yè)素質(zhì)，對人事檔案信息要有效管理，保證能發(fā)揮出檔案信息的價值。其次，每年選派檔案管理人員參加省、州、市檔案局組織的業(yè)務知識或者創(chuàng)新性管理法的培訓，在培訓過程中不斷學習，并向其他檔案整理先進單位學習好的地方。因此，檔案信息管理者絕不僅僅要做好現(xiàn)在的檔案工作，還需要為未來的檔案管理做好工作，要學習利用數(shù)字化對檔案進行歸檔，使得檔案信息工作能有條不紊的進行。

2.3 加強人事數(shù)字化檔案的建立

建立醫(yī)院人事數(shù)字檔案，是適應現(xiàn)代化辦公需求的重要工作之一，也是提高整個醫(yī)院對人事檔案的規(guī)范化保管及醫(yī)院相關人員或其他人員能快速查閱及利用的重要途徑。建立醫(yī)院人事數(shù)字檔案，這就要求專業(yè)檔案管理者摒棄一直延續(xù)下來的檔案收集、整理、保管的傳統(tǒng)方式，以計算機為基礎設施，運用信息化技術(shù)，對數(shù)字檔案信息資源進行管理。在電子文件時代，集中統(tǒng)一原則任然適用于數(shù)字檔案管理，首先，制定出數(shù)字檔案的收集、整理和管理制度。在整個醫(yī)院，以人事檔案和文書檔案居多。因此，要求專業(yè)的檔案管理人員，協(xié)調(diào)醫(yī)院其他科室，將所有上報需存檔的檔案用電子文檔的形式上傳至相關數(shù)字系統(tǒng)，由專業(yè)檔案員統(tǒng)一編號。特別是人事檔案信息，需統(tǒng)一分類編碼，并將這些編碼統(tǒng)一存儲，以文字形式轉(zhuǎn)為電子文檔。其次，要建立統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫。以先整理好的人事檔案電子文檔為基礎，建立一個完整的人事檔案系統(tǒng)，統(tǒng)一錄入編碼或者文本形式。通過建立的人事檔案系統(tǒng)，可很快的查詢到醫(yī)院每位員工、甚至是調(diào)出員工的所有的信息。人事檔案系統(tǒng)的建立，對醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和正確性做到了人盡其才、才盡其用，為醫(yī)院的發(fā)展奠定了堅實基礎。

檔案凝聚著醫(yī)院的所有創(chuàng)造、所有知識、檔案承載著醫(yī)院人才的信息，檔案管理在醫(yī)院管理中處于十分重要的位置。人事檔案的管理要與時俱進，不斷開拓創(chuàng)新，真正適應時代發(fā)展要求，不斷為醫(yī)院發(fā)展做出更大的貢獻。

作者簡介

黃本英（1980-），男，漢族，山東省濰坊市，專科，檔案，昌樂縣人民醫(yī)院。