檔案信息化建設創新研究

董淑娟

摘 要：社會不斷發展和進步，現代信息管理機制和信息管理模式也在不斷的變化。信息全球化背景下，生產生活中產生的信息量增多。大量的信息資源被歸集在一起后，形成了各種樣式的檔案。近些年來，現代數字技術和信息技術的出現，改變了檔案的形式和檔案服務機制，檔案信息化成為檔案服務的方向。如何利用現有的信息技術條件，結合檔案的特點對檔案進行開發和管理，是檔案管理人員需要思考的命題。本文基于數字檔案管理背景，從信息化的視角對檔案服務工作予以闡述，希望能夠為有關單位開展檔案服務工作提供指引。

關鍵詞：信息化；區塊鏈；終端；云儲存；管理

1 相關理論概括

我國于21世紀初開始檔案信息化建設工作，最早主要單一的運用計算機來對一些電子文件進行歸檔和整理[1]。近些年來，檔案學研究的不斷深入以及信息技術進一步發展，使得我國檔案信息化建設工作有所突破，也取得了相應成就。對于檔案信息化的概念，學界觀點眾多，也尚未系統且統一的概念[2]。本文認為，檔案信息化的核心在于信息化，即依托于互聯網以及其他信息技術，并將這些技術融入到檔案管理當中，以提升檔案管理成效的一種方式。檔案信息化建設并不會改變檔案管理工作的內核與實質，檔案管理工作仍然是一種服務性工作，服務于單位各項決策以及其他工作。信息化建設過程中，檔案管理仍然應當堅持安全第一的原則，單位仍然應當確保檔案具備原始性和真實性。

2 新形勢下檔案信息化建設創新意義所在

2.1 時代發展之必然

在全球信息技術革命的浪潮之下，信息技術以及其他電子信息設備在各行各業愈發的普及，人們在生活與生產過程中需要運用信息技術以及電子信息設備的頻率增多。在這種時代背景下， 單位必須要創新檔案信息化建設工作，在服務內容、服務手段和服務機制上予以創新，用創新引領單位發展。除此之外，我國早已將信息化建設上升到國家發展戰略的高度。單位只有堅定不移的利用現代化科技和信息化技術，才能不斷完善檔案服務體系、革新檔案利用手段并優化檔案資源結構，推動單位走向可持續發展的道路。綜上所述，單位在檔案服務領域進行創新，符合國家總體發展戰略規劃和時代發展潮流，能夠加深檔案服務工作與其他工作之間的聯系。

2.2 實現檔案工作價值和目的的必要方式

近些年來，部分單位檔案服務工作逐步出現邊緣化的特征，檔案服務工作始終難以得到重視。之所以出現這種情況，歸根到底是檔案價值沒有得到充分體現與挖掘[3]。單位創新檔案信息化建設工作，能夠彰顯檔案的社會效益和經濟效益，防止檔案服務工作出現邊緣化。一方面，單位創新檔案信息化建設工作，雖然前期的人力、物力和財力投入較大，但在后期卻往往能取得卓越成果，在整體上縮減單位人力、物力和財力的開支，確保檔案服務工作能夠可持續化，為單位創造更多的經濟效益。另一方面，單位創新檔案信息化建設工作，能夠使用戶享受到創新所帶來的成果，提升用戶的滿意度，為單位創造出更多的社會效益。綜上所述，檔案信息化建設創新能夠實現檔案工作價值和目的。

3 創新路徑

3.1 探索云儲存技術的運用

伴隨檔案資源的日漸增多，不僅檔案管理人員需要承載較多工作量，檔案管理基礎設施的工作量也在不斷增多。為了有效節約單位檔案經費開支，緩解檔案資源增多與檔案基礎設施承載力之間的矛盾，有必要充分利用云儲存技術以及大數據技術，降低檔案管理基礎設施的工作量。首先，單位應當與相應的云儲存系統供應商進行合作，購置相關的云儲存系統，將檔案資源上傳到云儲存系統當中，降低計算機硬盤的儲存壓力。其次，單位可以將云存儲系統與檔案管理系統相連接，實現二者的共通，加快數字檔案上傳速度和上傳效率。最后，對于涉密且重要檔案，單位應當有區分的進行管理，根據檔案的內容決定是否上傳到云儲存系統，嚴格遵守檔案保密的規定。

3.2 探索區塊鏈技術的運用

區塊鏈技術是現階段較為前沿且安全的信息技術，其可以很好地對檔案進行加密處理，最大限度的保障數字檔案的真實性。眾所周知，檔案真實性是檔案具備價值的基礎，一旦檔案失真，則內部大量的信息資源都可能喪失“生命力”。近幾年來，部分不法份子利用單位檔案管理系統的漏洞，對單位檔案管理系統進行入侵，導致部分檔案被人為竊取、遺失和損毀， 嚴重破壞了檔案的價值，不利于單位檔案服務工作的可持續發展。尤其是互聯網環境與云共享環境中，更是容易遭受不法份子的竊取。

在這種形勢下，單位有必要將區塊鏈技術融入到檔案服務領域，切實提升檔案服務工作的效率和質量，確保檔案信息真實可靠。首先，單位可以充分利用分布式數據存儲以及加密算法技術來對儲存在互聯網終端的數字檔案進行加密處理，夯實檔案安全管理的基礎。其次，單位可以利用區塊鏈技術中的點對點傳輸技術，對檔案資源進行一對一渠道傳輸，減少檔案傳輸過程中失真的風險，筑起檔案安全保護的城墻。最后，單位可以利用區塊鏈技術中的共識機制來對檔案進行管理，優化檔案數字簽名，做好檔案事前防控工作。

除此之外，單位還可以探索利用區塊鏈技術來切實推動檔案保管自動化工作。檔案信息化建設過程中，最為瑣碎的就是數字檔案格式轉化以及數字檔案移交接收工作。如何轉化不同類型的數字檔案文件，將其統一為一種格式進行管理，降低檔案管理人員工作負擔，是現階段較為復雜的問題。單位將區塊鏈技術融入到檔案管理領域，通過自動執行功能和代碼型合約，可以將數字檔案資源自動轉化成相關的代碼，進而有效對其進行管理，提升數字檔案格式轉化以及數字檔案移交接收工作的效率和質量，推動檔案信息化建設走向高效化、集成化和自動化。

3.3 探索掌上檔案服務功能

伴隨未來智能電子終端的進一步發展，檔案服務勢必會走向智能化、科學化和便利化的道路。因此，單位必須利用現有技術，開發和探索掌上檔案服務平臺，為用戶提供更為多元化、個性化和便利化的檔案服務，讓用戶切實享受到檔案信息化建設所帶來的便利。一方面，掌上檔案服務平臺可以集檢索、查閱、調入和調出等服務為一體，為用戶提供“一站式”的便捷服務。另一方面，檔案管理人員可以利用掌上服務平臺發布最前沿的消息和檔案服務信息，吸引更多公眾關注這一平臺，為公眾提供及時的檔案咨詢服務?？偠灾瑱n案管理人員必須樹立創新意識和開放思維，加快利用互聯網、APP、互聯網技術以及智能電子移動終端，才能切實為檔案信息化建設注入創新的活力和動力。

4 結束語

近些年來，檔案管理學界關于本課題的探討十分活躍，這說明了檔案服務工作轉型的緊迫性和必要性，也說明了該課題中尚存許多現實問題和理論問題亟待探討。本文根據未來檔案發展趨勢，立足于現有信息技術條件，細致分析了檔案信息化建設的路徑，希望能夠為單位優化檔案服務工作提供切實可行、詳盡且全面的理論參考。未來智能移動設備以及數字信息技術的進一步發展，檔案服務工作勢必會迎來新一輪的變革。在這種背景下，檔案管理人員必須打牢信息化建設的基礎，用聯系、整體和發展的眼光看待檔案信息化建設工作，彰顯檔案價值。

參考文獻

[1]張玲.新時期基層檔案管理信息化建設的思考[J].辦公室業務，2018（22）：87.

[2]劉嘯.檔案信息系統建設若干問題分析[J].辦公室業務，2018（22）：90.

[3]張繼東.檔案信息化建設現狀及改進策略分析[J].科技經濟導刊，2018，26（33）：234.