科技期刊編輯部的稿件規范化管理方法

李 莉，黃祖賓，程 紅，周翠鳴，蔣巧媛

(1.《廣西植物》編輯部編輯，廣西 桂林 541006;2.《廣西民族大學學報》編輯部,廣西 南寧 530006;3.《東北林業大學學報》編輯部，黑龍江 哈爾濱 150040)

稿件是科技期刊的重要組成部分，如何實現稿件的規范化管理是每個編輯部都要思考的問題.目前關于稿件計算機管理以及網絡化管理方面的報道有：王艷玲等、[1]劉運飛等、[2]劉巖等、[3]張建榮等[4]應用Excel進行稿件的計算機管理；劉為清[5]為編輯部稿件數據庫管理的網絡編程；秦文貴等、[6]回文廣等、[7]陳家駿、[8]鄧大玉[9]則將數據庫程序Access應用于稿件管理；張前鋒等、[10]胡祥培等、[11]李莉等[12]設計并實現了計算機稿件管理系統.隨著采編系統的廣泛采用，上述很多方法都被采編系統所替代.但是，隨著各種優先出版平臺的出現和對編輯部版權轉讓協議、作者聲明的重視，采編系統已不是萬能，目前仍有不少科技期刊編輯部在稿件管理中還存在不規范的現象，從而影響了科技期刊的編輯與出版.為了更加全面、規范化地管理科技期刊的稿件，文章結合《廣西植物》期刊編輯部的稿件管理實踐，探討科技期刊編輯部的稿件規范化管理模式(充分利用采編系統，以稿簽、稿件柜、錄用稿件Excel流程記錄和檔案保存為輔助)來實現編輯部稿件日常處理規范化管理，以供各編輯部同仁參考.

1 稿件管理存在的主要問題

因為編輯部自身情況的多樣性，所以，稿件管理的問題也不盡相同，有的只有一種問題，有的是多種問題并存.通過調研和走訪不同學科的一些編輯部，表現出以下主要問題.

1.1 不夠重視稿件管理

編輯部認為只要有稿源，出好刊已經足夠，把稿件處理得井然有序并不可能.因為編輯部的稿件處理環節紛繁復雜，編輯都忙于處理各種流程、服務于作者的各種需求，無暇顧及太多，所以沒有把稿件管理當作一項重要工作來抓.

1.2 稿件放置混亂

一般來講，編輯部每個編輯負責一部分稿件，將稿件手工記錄或者存在自己的電腦上.有的編輯可能對每個流程并沒有詳細的記錄，丟失稿件情況時有發生.即使有的編輯在記錄稿件進程時都很詳細準確，但是，不能讓所有稿件都放在一個整體的流程中顯示出來，領導在制定排刊計劃時，還是不能掌握全部稿件的情況，容易出現漏排等問題.

1.3 錄用后的稿件流程有疏漏

有的編輯認為，只要稿件錄用就萬事大吉，于是放松了后續工作，可是當已經進入到下一個步驟時，才發現前面的一個或者多個步驟都漏掉了.例如：有的稿件已經排好刊期，校稿時卻不見紙稿，或者沒有送給作者校對，作者還沒有校回，作者提供的作圖源文件不符合要求，這樣就會造成流程銜接不上，比較混亂.

1.4 稿件檔案不全

每篇稿件都應該有由始而終的檔案，包括退稿和撤稿的稿件.有的編輯部不打印稿簽，有的對送審和退修情況也不做詳細記錄，有的甚至把退稿和撤稿的稿件直接扔掉，有的校對稿也不存檔，有的編輯部根本就不要版權轉讓協議和作者聲明.短期內相關負責人員可能還會記得當時的情況，但是很久以后，根本查不到.

2 稿件規范化管理的重要性和必要性

稿件管理是編輯部的基本工作，也是稿件錄用與否和制定刊發計劃的依據.規范化的稿件管理可以更好、更快地服務于廣大作者，還可以提高編輯部的整體工作效率.稿件的規范化管理包括完整的稿件流程記錄、穩而有序的稿件放置和完整的稿件檔案保管.有了規范化管理既可以確保每一篇稿件都能走完應有流程的所有步驟，確保責編工作流程的順暢，確保主編和各個編輯之間工作的完美銜接，確保排刊計劃和熱點專題的順利制定.[13]版權轉讓協議和作者聲明的有效保管還可以維護編輯部應有的合法權益，有利于加強學術規范、凈化學術環境、加強科研誠信.[14]

如果編輯部沒有規范化地管理稿件，有可能在出現比較棘手的問題時，無法處理妥當.例如：文章發表后若作者發現有錯，如果是由于作者的原因而造成的損失，那么此時若編輯部能拿出檔案來看，就有憑有據，不會給期刊編輯部帶來太多的麻煩；若編輯部拿不出校對稿件的檔案，即使責編記得此事，也無憑無據.還有一個就是稿件的版權轉讓協議書和作者投稿聲明的規范化管理，如果作者投稿時是一稿多投，而編輯部查重時沒有顯現出來，待文章發表后才發現，即使作者的投稿日期是早于其他刊物的，但此時若沒有版權轉讓協議和作者聲明，就只能將此文章從本刊上撤下來，并寫撤稿聲明，有苦說不出.

3 稿件的規范化管理

筆者從事科技期刊編輯出版工作多年，結合多年的辦刊實踐，介紹科技期刊稿件規范化管理的一些方法，即充分利用采編系統，以稿簽、稿件柜、錄用稿件Excel流程記錄和檔案保存為輔助的綜合管理模式.

3.1 采編系統

近幾年來，編輯部采編系統的啟用，省去原來手工或者電腦零散記錄的一些稿件檔案，給編輯工作提供了便利，節省了時間，使煩冗復雜的工作變得井然有序，提高了工作效率.

3.1.1 稿件處理

通過系統，可以及時發現任務，及時處理.還沒在系統上指定責編的稿件，可在“新收稿”或者“收稿登記”中處理.已經指定責編的稿件，該編輯在“我的任務”中處理審回、俢回、校回的稿件和作者留言等.同樣，副主編和主編在“我的任務”中分別處理需要復審和終審的稿件.在“審稿管理”中查看初審、外審、復審和終審的“未審回” “已退審” “已審回”.責編應定期檢查已經送審的稿件，如果其中有快要到期或者已經超期未審回的，就應及時催審審稿專家，有電話號碼的打電話催審，沒有電話的可以點擊“手工催審”，若專家沒有收到郵件，可以直接點擊“重新發送審稿通知”；多次催審未審回和已退審的及時更換審稿專家；已審回的要查看專家的意見是否填寫完整，審稿意見中是否提及審改稿，而附件中卻沒有，這樣就應及時與專家聯系，請其將附件上傳或者發到指定郵箱，因為有的專家在審完稿后，過段時間可能會在自己電腦上刪除審改稿，如果責編發現不及時，就浪費了審稿專家的寶貴時間，也會耽誤下一步作者返修的效果.責編要檢查已俢回的稿件是否按照專家意見認真修改，修改是否到位，或者有不符合本刊標準的地方，點擊“再退修”一并返回作者再次修改；沒有及時修回的點擊“催修”，長時間未修回的按退稿處理.稿件錄用后的步驟有“版權轉讓協議和作者聲明”“編輯再退修”“校對”和“優先發表”.首先要看一下作者是否上傳版權轉讓協議和作者聲明，若沒有要求其上傳，若有直接進行到下一步編輯再退修，將終審意見(若有)和本刊關于中英文摘要、圖表和參考文獻的格式要求等一并返回作者修改.

系統上會記錄每篇稿件每一步的進展信息，例如：收稿、送審和退修的相關郵件，稿件編號、收稿日期、文章題名、作者信息等，錄用前的所有步驟和錄用后的部分步驟都可以在系統上操作并留有詳細記錄，如錄用前送審、審回意見、退修、修回，以及錄用后編輯再退修、校對、版權轉讓協議和作者聲明流程的操作人、內容和時間等.

3.1.2 系統設置

通過系統可以將編輯部針對處于不同階段稿件的固定要求和意見設置在不同用途的郵件模板、打印模板上，和作者、編輯、副主編和主編的系統操作頁面上.同時，可以將稿件模板、關于中英文摘要的寫作要求和參考文獻等的要求放在網站的下載中心里以便作者參考.這樣可以省去同一內容的重復輸入時間，方便、快捷，提高工作效率.因為有一些外審專家可能不會在規定的審稿期限內審回，可以在系統上設置自動催審的日期和催審次數，也可以點擊“審稿管理”進入“未審回”中進行手工催審.審回后，編輯可以同時將多個外審意見、復審意見和終審意見一鍵組合起來，返回給作者修改.主編終審結論為錄用時，系統會按照郵件模板內容自動給作者發郵件告知此文章已經采用.之后提交版權轉讓協議和作者聲明，校對和優先發表都可以在系統上進行.不足的是，這里的優先發表僅限于此系統網站上的優先發表，而其他優先發表需在網站上“在線數字優先出版”板塊中設置鏈接才可.

為了避免系統漏洞或更換系統和執行人在操作系統時出現錯漏，為了讓各個階段不同操作人之間的工作能夠更好地銜接，在稿簽上標注總的流程備案還是必要的.系統上稿簽的設計也要全面，主要包括三部分：(1)從系統中直接提取的內容，如稿件編號、收稿日期、文章題名、第一作者、通訊作者和投稿作者信息(姓名、單位、電話、郵箱)；(2)編輯需要勾選或登記的內容，如責任編輯、推薦審稿人，是否優先發表、送排版、排回、送校、校回、版權轉讓協議和作者聲明是否符合標準，以及重復率等記錄；(3)稿件處理情況，如送審專家姓名和時間及審回、送修、修回、復審、終審、錄用時間等.

3.2 稿件柜

采編系統上的記錄已經很全，但由于采編系統公司制作的系統是統一模式的，有的步驟與編輯部的實際操作不相符，又不能單獨更改.同時，為了防患于未然，如更換系統后不能提取原系統的所有信息或者原系統公司不同意把服務器的全部數據都導出給編輯部，那以后就無法查閱每篇稿件的詳細操作步驟及所有附件.所以，與傳統稿件處理模式相結合，編輯部的工作效率更佳，檔案保管更具安全性.編輯部應有專門放置稿件的柜子，主要放置稿簽.此柜子是主編和編輯工作銜接的重要樞紐.稿件柜有多個隔層，每個隔層放置一個步驟的稿簽，在中間的隔板上貼上每個步驟的名稱，可使整個稿件流程一目了然.編輯處理完的稿件全部放到這個稿件柜，主編再從稿件柜拿走稿簽進行稿件處理，之后再放回稿件柜，然后編輯再拿走進行下一步的工作，之后再放回來，如此循環.稿件柜最好是玻璃門的，從外面就可以看到里面各個步驟是否有稿件，以便及時處理稿件.除了設有放置錄用前稿簽的稿件柜，還有一個專門放置錄用后稿簽和稿件的柜子，可以放置每個責編負責稿件的編輯再退修、修回、優先、送排、排回、送校、校回各個流程的稿簽和稿件，還有各個專欄的稿件，還可以按順序放置安排好刊期的稿簽和稿件.稿件排回后，為方便后續流程的順暢，將稿簽和打印的紙稿用膠水在左上角粘在一起，確定刊期最后編輯部校稿時再撕下來，這樣可以輕易分辨哪些送排，哪些沒有送排，不會出現忘記送排的情況(若編輯部有專門排版人員，可以從系統上直接送排；若沒有，則系統上體現不出來)；使稿簽和稿件成為一體，也方便在完成每一步后及時在稿簽上勾選相應的步驟，稿件流程進展到哪一步在稿簽上都能一一體現出來，使錄用后的稿件處理方便、快捷、高效.

3.3 用稿件Excel流程記錄

為了能全面了解稿件錄用后的流程，可以用Excel進行記錄，方便隨時查詢.錄用前的稿件流程可以在稿簽和采編系統上查到，但是稿件錄用后的步驟還是比較多，不做詳細記錄很容易出紕漏.原來排版和校對可能是稿件錄用后的最后兩個步驟，但是隨著采編系統的普及和各種優先出版的出現，還有刊物對印刷質量要求的提高，錄用后的稿件除了排版、校對、要作圖源文件，還需要編輯要對將要優先發表的稿件先進行編修，必須符合優先出版平臺的各種要求.《廣西植物》加入的優先發表平臺有3個：中國知網學術論文“錄用定稿網絡首發”平臺、中國科學院科技論文預發布平臺、本刊采編網站網絡預發表平臺.其中后兩個平臺發表的時間一定要在中國知網學術論文“錄用定稿網絡首發”平臺發表時間之后，不能同時發表，更不能在其之前.優先發表之前，還有非常重要的一步，即要求作者提供版權轉讓協議，核對其有效性(所有作者手寫簽名、日期、第一單位蓋章)后存檔，才能優先發表.因為有的作者需要申請專利等，不能先讓文章優先發表，否則申請的專利通不過；如果沒有版權轉讓協議和作者聲明編輯部就將文章優先發表，作者肯定是要求撤下優先發表的，但是如果當時在優先發表平臺上已經有下載量了，就很難辦，所以一定要先有版權轉讓協議再優先發表，最重要的是這樣還可以避免學術不端一稿多投給編輯部帶來的不良后果.

錄用后的流程，即錄用—編輯再退修—作圖源文件—排版—版權轉讓協議/作者聲明—各種優先，步驟看似不多，因為涉及的工作人員不止一個，各種優先的順序還有所不同，所以中間的銜接很容易出現脫軌或順序混亂的情況.因此，除了在稿簽上勾選相應的項目外，應用Excel來記錄這些步驟的細節是有必要的，這樣可以將所有錄用后稿件的情況整合到一起，一目了然，隨時搜索查詢，為下一步的工作提供了根據和便利.需要根據稿件編號和第一作者姓名記錄的步驟有：編輯再退修、修回、作圖源文件、版權轉讓協議、作者聲明、優先發表(知網“網絡首發”、中科院預發布、本網站預發表)、送排、排回、送校、校回，步驟比較多.因為這個流程中只有排版不是由責編負責，所以要登記送排時間，以便有稿件沒有及時排回時責編方便向排版人員查詢，其他步驟只要勾選即可.

3.4 檔案保存

檔案保存主要包括兩部分：檔案裝訂和電子檔案.檔案裝訂主要包括三部分：流程檔案、原稿、退稿和撤稿.每期刊物印刷出來后，將此期的樣刊、排刊計劃表、稿簽、校對稿、版權轉讓協議和作者聲明按照順序裝訂成冊，其中的校對稿包括第一次的校回稿和第二次校對中修改較多以及編輯部修改較多的部分.因為原稿較多，不便與流程檔案一起裝訂，所以另外單獨裝訂成冊.撤稿和退稿的稿件分別按照月份順序每半年裝訂一次.不同的檔案冊先分別置于檔案盒中，并在其側面注明標簽(流程檔案、原稿、退稿和撤稿)，然后再分別按照年份和刊期的順序放置在專門的檔案柜里，便于日后查找.

電子檔案，是將每期最后定稿所有相關文件以及版權轉讓協議和作者聲明分別存檔保存在一個專用硬盤中，由專人負責保管并及時更新，便于不方便或不能查閱紙質檔案時使用.

4 采編系統待開發

采編系統給編輯工作提供了便利，提高了工作效率，其發展方向是編輯部無紙化辦公，但是就目前為止，編輯工作還不能應用采編系統實現徹底無紙化，原因有兩個：一是采編系統不能完全與編輯部工作流程完全契合，有些步驟還有待開發.就現在的采編系統而言，系統公司不愿或者不能因某一編輯部的工作流程不同而更改系統，比如無法按照編輯部要求來實現稿件錄用后的多種優先發表，無法在稿件發表后提取稿件經過的一系列流程概要情況形成單篇稿件流程概要檔案；二是編輯部無法定期提取稿件所有數據.如果系統有專門的按鈕可以一鍵提取每篇稿件的所有檔案資料，包括上述單篇稿件流程概要檔案、作者原稿、修改稿、審稿意見、審改稿、校對稿、作圖源文件、版權轉讓協議和作者聲明等.那么上述編輯部稿件管理中輔助管理的稿簽、稿件柜和檔案保存就可以不用，編輯部只要定期提取稿件信息作檔案管理即可.但是可能由于系統公司更想要編輯部信息的主動權，不愿設計這樣的程序，有的原系統公司甚至在編輯部更換新采編系統后不愿把原系統的稿件信息導出或者根本無法全部導出，這樣一來，編輯部就要在日常工作中準備稿件的紙質檔案和電子檔案，無法實現無紙化辦公.

5 結語

科技期刊編輯部重視稿件的規范管理，既能使工作流程制度化，又是對每一篇稿件做到認真負責.《廣西植物》編輯部的稿件管理也是從原來的手寫登記、電腦記錄，變成現在使用采編系統記錄稿件的流程和相關檔案，從多年的工作中摸索出一套適合自己編輯部工作流程的、規范的、高效的稿件管理方法，即采編系統+稿件柜+錄用稿件Excel流程記錄+檔案保存.這套稿件管理方法適用于大部分已經啟用采編系統的科技期刊編輯部.同時，也希望采編系統能夠更加完善，編輯部早日實現無紙化辦公.