微信在正式組織中應用的經濟成本分析與優化建議

□盧秋欣

一、前言

如今，微信已經成為人們工作和生活的一部分，且在正式組織日常管理中同樣得到廣泛應用，特別是其支付與交易的便捷性、信息傳遞的及時性、信息可儲存與共享等，為組織管理提供了諸多便利，節約了管理成本。

但同時，引發出“工作時間消滅私人空間”的問題。微信作為正式組織的溝通方式，使得工作與生活的邊界日漸模糊，個人不得不在工作時間以外處理由微信布置下來的工作任務。日常管理中頻繁使用微信，致使組織工作的計劃性弱化，微信傳遞的“碎片化”降低了正常工作時間內的效率，且這一問題不易被組織發現，因為無論在工作時間內是否完成，回到家后還可繼續做，這將導致個人時間成本增加。此外，組織內部將微信作為信息溝通渠道之后，微信群開始泛濫，信息超載、信息接收時滯性、信息不對稱等頻發，往往造成任務“擱淺”、組織正常運營成本劇增，但這似乎未引起正式組織的關注。

成本是企業生產與經營活動所必須付出的代價，而經濟分析中所使用的經濟成本比會計成本的概念含義更為廣泛。經濟成本可分為顯性成本和隱性成本，顯性成本需要正式組織支出貨幣的投入成本；隱性成本則是不需要支付貨幣的投入成本。本文所分析的經濟成本側重于不易被察覺、不需要正式組織支出貨幣的隱性成本。

微信在正式組織廣泛應用的初期，的確為組織節約了顯性成本。但隨著微信在組織中使用廣度和深度的不斷擴大和深入，組織因此所付出的隱性成本劇增，直接影響到正式組織的重大決策，增加組織運營和戰略制定的風險，因為隱性成本直接影響經濟利潤(經濟利潤=總收益-顯性成本-隱性成本)。若隱性成本不斷增加，甚至導致經濟利潤為負，即便會計賬面上利潤大于零，也難以達到預期的經營目標，因為決策是錯誤的，組織是虧損的。

下面，筆者嘗試分析正式組織中使用微信可能產生的隱性成本及其原因，就此提出微信規范使用的建議。

二、微信在正式組織中應用的隱性成本分析

(一)微信信息發布沒有時空限制，工作計劃性被弱化，勢必增加個人和組織工作的時間成本。由于微信發布信息的隨時隨地性，個人在工作時間以外仍會收到工作任務的信息，不得不利用私人時間完成工作任務，原本屬于家庭和私人的生活空間被擠占，工作時間變相增加，導致個人的時間成本增加，但在薪酬上沒有得到相應的體現。

同時，組織工作時間成本也在增加。一方面，工作時間經常擠占家庭和私人生活的空間和時間，忽視身邊家人，無疑會引起不滿，直接影響個人生活質量，致使個人產生抵觸情緒，影響組織工作效率，增加組織工作時間成本。另一方面，微信傳遞的隨時隨地性，任務落實可以不受時間和地點的限制，隨意發布、更改、補救，致使工作計劃的重要性得不到充分認識，工作的計劃性要求在組織中被漸漸弱化，長期的和短期的工作計劃越發模糊，致使組織工作中個人主動性和創造性被限制，機械地接受和完成任務成為常態，組織工作效率和創新能力降低，組織工作時間成本增加。

(二)微信信息量超載不可控性和傳遞碎片化，勢必增加組織的運轉成本和完成工作任務的成本。微信信息量超載不可控性主要表現在：一是正式組織把微信作為信息溝通重要渠道，建立多個微信群，處理這些微信群的信息本身就是一項挑戰。同時，組織為了追求工作效率，要求在規定時間內必須完成環節和內容復雜的任務，致使個人處理的信息量超載。二是微信信息傳遞數量大且點面結合，組織系統容易出現信息過載，不斷被刷屏，無用信息大量堆積，重要信息無意中流失，任務常常被“擱淺”，項目進程受阻，增加了完成工作任務的成本，又因成本產生的原因容易被忽視，所以成本增加難以得到有效的控制。

微信信息傳遞還存在“碎片化”的問題。微信主要是在移動端使用，而移動端使用的自主性很大，信息發送者根據自己合適的時間，間斷或不間斷發送信息，造成信息“碎片化”，對信息接受者的工作連續性造成干擾；加之接受者是否及時接受信息，發送者是不知情的，這也導致信息被延遲。信息的“碎片化”還使得個人不能獲得足夠的信息而無法很好地完成工作，拖慢整個工作進度，造成團隊中其他成員的信息超載，導致成本上升。

(三)微信溝通方式不規范，導致組織溝通障礙，增加組織內部和外部溝通成本。正式組織使用微信溝通時，發布信息方和接受信息方掌握的信息是不完全的，有些人擁有比其他人更多相關信息。主要表現在以下幾個方面：第一，微信的文字信息，在不同時間、交流雙方不同心境、知識經驗背景不同等情況下，在理解上容易產生歧義，往往不能相互理解甚至誤解對方，進而影響任務落實。第二，微信的文字信息在理解上容易讓人主次不分，忽略重點，產生溝通成本。簡單地通過微信群發布通知、計劃和方案來落實任務，會導致接到工作任務的個人對工作重點和細節的把握與信息發布者要求有出入，可能出現工作任務執行問題。第三，微信的文字信息或是語音溝通非常占用時間，增加成本。自微信溝通成為習慣以后，面對面溝通、電話溝通等越來越少，原本簡單的電話溝通就能確定的事情，發送微信可能要經過多個回合，耗費時間，且溝通不暢，溝通成本增加，效率受到影響。

(四)微信群沒有使用限制，會導致各種問題從而增加溝通成本。主要表現為：通過微信群來收集意見、建議甚至投票等，很難區分是個人意見、集體意見或純粹的情緒發泄。此外，部分個人在微信群“曬幸福”，包括結婚、生子、旅游、特殊經歷、發表個人高見等，群里的同事都爭相點贊和恭喜，而微信群需要落實的工作信息已被“曬幸福”刷得無影無蹤。畢竟是工作微信群，私人行為占用公共資源，干擾組織正常工作，但敢怒不敢言，影響工作效率和情緒，導致成本上升。另外，微信群極易導致虛假信息的快速轉發和傳播，影響組織成員士氣和效率。組織微信群參與的人數多，出現虛假不實信息的可能性非常高，通過不停的轉發，其傳播速度之快，波及范圍之廣，對組織成員的士氣、組織工作和正常運轉的影響不容小覷。

三、優化微信在正式組織中應用的建議

通過對微信在正式組織中應用的隱性成本分析，不難看出它在應用過程中造成組織成本增加的問題。必須加強引導，適當約束，規范使用。

(一)制定微信在組織內的使用制度，積極發揮優勢，同時降低微信使用的隱性成本，提高組織效率。明確和規范組織內微信使用的時間、權限、范圍、發送內容等，并制定相應的約束制度。微信作為正式組織的溝通方式之一，未必是最有效的，要明確規定組織適用微信溝通的情況，制定相應制度，加以規范和約束，盡可能減少微信對組織工作的干擾，減少組織內部微信群過量、信息超載的現象。比如：一是根據實際工作需要，限制微信信息發布和溝通時間，禁止在非工作時間使用和布置任務，清晰界定工作與生活界限。二是微信群數量必須控制在合理的范圍，規定組織內各群的發布流程、使用范圍和權限。三是規定微信的發布內容，微信群作為官方發布不會產生歧義的通知或其他信息。比如開會時間地點、行程安排、放假通知等以及共享容量不大的文件材料、圖片和表格，方便及時下載。四是滿足符合組織規范的費用支付。五是不準在組織工作群內“曬幸福”以及發布與組織工作無關的內容，禁止刷屏。六是對信息回復內容作出明確規定、規范使用等。

(二)不斷完善現有的組織結構，把微信使用的原則、規定、權限和責任加入已有的組織結構設計中，明確并落實使用制度和責權，保證微信的有效使用。微信在組織中的有效使用，需要對組織所有溝通渠道有一個比較全面的理解與把控，全面優化溝通渠道建設，對不同渠道進行分類，在滿足組織結構合理需求時盡量簡化流程和環節。同時，要打通不同溝通渠道，相互配合，取長補短，打破空間與時間的界限，產生協同效應。此外，組織結構設計中要明確在不同溝通渠道相對應管理層或是其他人員的權限與責任。尤其要規范微信在組織中的使用權限與職責，同時在組織結構中增設微信使用過程的監督管理崗位，保證微信使用制度的執行和相關責任落實。

(三)加強員工對微信使用的制度培訓及宣傳引導，使微信使用的規范融進組織文化中，提升組織員工士氣和工作效率。注重培訓和宣傳引導，將微信使用的規范融入組織價值觀中。第一，要對正式組織包括管理層和員工進行管理制度的培訓學習，重點要在思想觀念上讓員工接受和理解這些制度制定對組織和個人將帶來的一系列改變、不適和利益，降低組織內部產生的抵觸情緒。第二，要多與管理層和員工溝通，協助員工解決在改變的過程中出現心理、技術和習慣等問題，使其理解、漸漸適應，并積極配合這一切的改變。第三，舉辦關于合理安排個人工作與家庭時間的講座，增強員工提高工作效率、維護家庭關系、處理上下級和同事關系的技巧和能力。如果組織中的個人，不管是家庭還是工作關系都非常融洽，個人歸屬感自然就強，就愿意全身心的投入組織工作中，整個組織的競爭力就提升了。

(四)配合微信使用制度要求，對微信軟件進行優化，使其滿足組織使用需求的同時更便捷和人性化。可以使用相關插件軟件，對微信時間、渠道、方式、權力使用進行監控、提醒、限制。此外，使軟件設計可以更具人性化，在滿足企業正常工作溝通需要外，個人按照自己的習慣設計相關限制、個性化提醒方式和界面等，使其更加符合人們生活和工作習慣，使員工更好區分管理工作與私人生活，保證工作效率，提升生活品質。