“互聯網+”環境下的檔案外包服務問題及對策研究

□張玉昭 張國民

一、“互聯網+”環境下檔案外包服務定義及類型

當今社會對檔案中介機構的稱呼各式各樣：“檔案外包公司”、“檔案事務所”、“檔案中介服務機構”等，叫法不一。而企事業單位與個人委托檔案中介機構為國家機關、社會機構與個人提供各種類型檔案業務，以較低的成本獲得較高的服務質量，檔案中介機構承包接管檔案服務工作為其進行管理的過程就是檔案外包服務的過程。檔案外包服務工作可以幫助客戶提高檔案管理專業性、規范性、安全性，借助互聯網有效提高檔案管理效率和信息化水平。在“互聯網+”時代下，各行各業發展都如火如荼，呈現出新的發展勢頭，于是檔案行業也跟隨潮流開始了“互聯網+檔案”的腳步。“互聯網+”要求以優化生產要素、更新業務體系、重構商業模式等途徑來完成經濟的轉型和升級，傳統檔案行業與互聯網技術的合作完全不是簡單的行業疊加與聯合，而是借助互聯網平臺優勢為檔案發展提供更多優勢，彼此合作、相互依靠，共同進步。當下，我國檔案外包服務還是一個非?！澳贻p”的行業，作為后起之秀，目前檔案學界對“互聯網+”時代檔案服務外包的理論與實踐研究并不深入。但隨著時代發展與社會進步，勢必掀起一股檔案外包服務行業發展的浪潮。

在2018年國家檔案局發布的《檔案外包服務工作規范》中，國家層面明確提出檔案服務包括檔案寄存服務、檔案數字化服務、檔案整理服務、檔案管理咨詢服務、檔案開發利用服務、檔案銷毀服務6種業務類型。故而可以了解到，檔案外包機構并不是“承辦至上”、“包攬一切”，其所能承擔的業務范圍是在這6種業務類型中得以體現的。

二、檔案外包服務行業發展現狀

(一)檔案中介服務機構形式多樣分散。目前，社會上檔案中介服務機構有國有、民辦、合資三種[1]。其中，每類檔案中介服務機構的主營業務范圍也有所不同：一是主要負責檔案代管。即幫助企事業單位管理與保存檔案，異地保存本單位機構部分檔案，例如上海信安達檔案文件管理有限公司與深圳檔案寄存中心等機構。二是主要負責提供檔案技術服務。即研究與開發檔案管理系統軟件，為企事業單位檔案館制定適用于自身的特色的信息化管理方案，幫助其建立檔案數據庫，除此之外，還可以幫助檔案館、檔案室進行檔案數字化服務。三是主要負責進行檔案咨詢。即向各單位提供各類信息，開展咨詢服務，現社會檔案中介機構大部分存在形式都是檔案事務所、檔案咨詢服務中心，為政府機關、企事業單位、個人提供各類檔案的鑒定審查、整理、數字化掃描、存儲保管、提供利用以及銷毀等服務，對于如何管理檔案、如何策劃建立科學合理管理制度提出合理規劃與建議，例如杭州“偉幫”檔案管理咨詢有限公司、上海檔案咨詢服務中心等。

(二)檔案中介服務機構地域性明顯。由于我國檔案中介服務機構是一個年輕且新興的產業，所以在我國發展起來的年代較晚。隨著我國經濟的高速發展，國內檔案管理需求快速增長，來自金融機構、大型企事業單位的大量業務資料、憑證、單據等呈幾何級數增加，與原本有限的公共檔案管理設施資源形成了鮮明對比，專業檔案管理外包服務企業由此開始涌現出來[2]，發達城市憑借地理與經濟優勢，開啟了建立檔案中介機構的先河，率先引進“互聯網+”技術開展先進的檔案外包服務工作。所以，檔案外包企業機構的分布極為單一且具有地域性。我國的檔案外包企業機構集中分布在北京、上海、廣州、深圳等一線經濟發達城市，單一性特點明顯，例如上海信安達檔案文件管理有限公司、華信檔案管理有限公司的總部都設于上海，廣州致遠檔案管理有限公司總部設于廣州，深港檔案寄存中心位于深圳。這些地區的經濟在國內處于發達水平，經濟發達因素的存在給各大檔案外包公司機構提供了良好的發展前景與廣闊的市場，所以成長速度快，業務水平實現飛躍。雖然同一時期其他地區檔案外包機構也開始發展，但是由于地域環境與發展水平自身限制，發展速度緩慢，成立的檔案外包公司較少。

(三)檔案中介機構服務對象單一狹隘。盡管當前很多檔案外包公司面向金融行業、醫療行業、各大企業、政府機關都提供全面服務，但是由于一些國有和民營的檔案外包企業受到當地政府機關的扶持，故而大多為當地政府部門提供服務，且各類企業發展受到資金限制，出現認為專業管理檔案的外包機構管理成本高、經濟負擔重的現象。

三、檔案外包服務工作存在問題

(一)檔案外包服務人員素質參差不齊。目前，盡管在檔案外包公司中有檔案學專業畢業與有較高學習能力、豐富工作經驗的人做“領頭羊”，但是外包服務公司中從業的工作人員學歷仍普遍較低，很多人都非本專業出身、處于臨時兼職狀態，許多人僅經過簡單培訓就進行實習工作，且大多以手工操作為主，并未接觸過與互聯網相關方面的學習。檔案工作人員的職業道德與專業素質無法保障，就不能保證檔案外包服務工作的效率與質量。

(二)檔案外包服務設施陳舊落后。受到資金、自身發展時間、技術等限制與影響，我國檔案外包工作起步較晚，可以提供的外包服務工作業務類型比較陳舊且傳統，很多機構都只能進行紙質檔案的整理與簡單的數字化掃描工作，高新技術無法得到有效利用，無法開展檔案異地寄存、檔案管理系統軟件開發、電子文件安全歸檔等技術含量高的工作。

(三)外包檔案的安全及保密性風險大。檔案外包服務人員素質參差不齊導致的后果就是大部分工作人員對于“檔案保密”這一方面認識性不強，對于檔案專業方面的特殊安全保密意識欠缺，檔案保密工作做的不好，忽略了“信息”的重要性，增加了檔案信息泄露的風險。沒有前沿與先進的專業意識，就無法滿足客戶的各項要求，無法打開廣闊的客戶市場。并且可能無法避免檔案服務外包服務不到位引起的檔案實體受損后果，造成國家秘密、商業秘密和個人隱私被泄露，無法將各種風險降低到可控范圍。

(四)行業監管力度小，存在漏洞。第一，盡管國家已經在不斷進行檔案外包服務行業從業規范的完善，但國內很多地區檔案外包公司的檔案管理水平還未達到標準，初期建立時規模小，發展時間較短。第二，與發達地區檔案外包服務機構相比，其他地區由于資金規模限制，服務機構基礎設施不完善，想要開展檔案寄存服務，但檔案庫房并不符合保管要求。檔案處包行業發展不成熟，沒有合理完善統一的行業管理規范，太過于分散的發展狀態導致發展層次參差不一，漏洞很大。

四、檔案外包服務工作發展路徑及對策

(一)依托“互聯網+”技術，開拓工作思路。當前，我國檔案外包服務大多處于工作思路傳統的局面中，提供“勞動密集型”服務，對于“互聯網+”技術的引用并不到位，高新技術產業不涉及在業務范圍內，這就要求檔案外包服務公司更新自身發展理念，實現“互聯網+”技術與檔案管理行業的良好結合，貫徹落實國家下達的文件精神，拓展自身業務范圍與領域，努力發展依托互聯網技術的信息化、數字化服務，帶動全體檔案外包公司業務能力與水平提高的同時促進檔案外包服務行業的整體發展。依托“互聯網+”更大限度地突破時間、空間、技術、資源、管理與服務的局限，顯示出互動、溝通、共享的強大功能，增加檔案管理效率效益[3]。所以，要與時俱進，緊跟時代步伐，依托互聯網對檔案外包服務行業的大力支持，推動檔案管理工作的進步發展，進而實現檔案管理工作未來新景象。

(二)更新傳統觀念，培養專業人才。一個檔案外包服務公司能否進步與發展，主體是“從業人員”，只有檔案從業人員綜合素質高，整體素質良好，檔案外包服務行業才能有發展出路。一方面，檔案外包服務機構要對現任工作人員進行專業化知識培訓，以“老人”帶“新人”，以“專業”帶“非專業”，并且定期進行員工能力素質考核。同時，提高工作人員思想道德素質，提高人員檔案保密意識，提高管控檔案的風險。另一方面，外包公司可以引進高素質、高學歷人才來提高整個公司的服務水平與專業能力，從而促進公司全面發展。

(三)引入先進管理設備，提升服務水平。信息呈“爆炸式”速度增長，給檔案管理帶來了巨大壓力，檔案行業的發展現今落后于時代發展潮流，無法緊跟我國經濟發展速度。但“互聯網+”環境給檔案行業發展帶來挑戰的同時也正帶來良好的發展機遇。第十三屆全國人民代表大會第一次會議上，李克強總理提出“促進基本公共文化服務標準化均等化，發展文化藝術、新聞出版、廣播電影電視、檔案等事業。”從無到有，“檔案事業”寫入政府工作報告意味著我國檔案事業發展的重要性。故而檔案外包服務行業應該抓住機會，引進先進的檔案管理設備與設施，利用先進人才開發符合市場需要的管理軟件、數據庫，做好數字化工作，提升服務水平。

五、結語

檔案外包服務工作作為一個“年輕的行業”，具有非常廣闊的市場、巨大的發展潛力，行業發展前景良好。盡管當前檔案外包服務行業的各個公司在當前建設的許多方面還存在不足，但是借助“互聯網+”時代的發展大勢，檔案外包服務能補充自身，讓檔案外包服務工作更加專業和完善。相信在不久的將來，我國檔案外包服務工作會在不斷地探索和實踐中向著更美好的方向發展，檔案事業呈現繁榮景象。