信息時代中小型高校檔案的利用研究

□林建國

信息和信息技術(shù)在大學的工作中起著越來越重要的作用。數(shù)字系統(tǒng)的建設(shè)已經(jīng)成為高?，F(xiàn)代信息管理的重要組成部分，也是知識經(jīng)濟時代的必然選擇。在學校的信息庫中獲取信息是實現(xiàn)高?！皵?shù)字校園”的重要組成部分。由于高校檔案的構(gòu)成缺乏公平的程序和科學的管理,其信譽越來越受到社會的質(zhì)疑。嚴格的檔案管理制度和落后的方法越來越不符合信息時代的發(fā)展要求。高校檔案管理應(yīng)該利用信息技術(shù)的潛力，在規(guī)范時代，不斷提高高校檔案管理和使用水平。

一、信息技術(shù)管理在高校檔案管理中的重要性

(一)信息技術(shù)可以提供更大的存儲容量和更安全的文件管理。長期以來，高等教育機構(gòu)的檔案管理員在檔案管理中使用手工分類，工作量高、效率低。在文件管理信息量增加的情況下，處理文件的工作人員的業(yè)績通常會提高。這是一個自動化和聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)。文件管理系統(tǒng)的主要特點是：一旦數(shù)據(jù)輸入到計算機，它可以被執(zhí)行的次數(shù)相同。無論是在信息中還是在文件目錄中輸入文件數(shù)據(jù),只需輸入一次,即可在局域網(wǎng)內(nèi)共享數(shù)據(jù),通過輸入數(shù)據(jù)，不僅可以創(chuàng)建一個報告進行打印和總結(jié)，也可以進行統(tǒng)計分析檔案信息，在很大程度上有助于學校的管理、教學、入學，甚至社會服務(wù)。這些任務(wù)可以通過計算機在短時間內(nèi)完成。這大大提高了文件管理的效率，方便和加快了用戶的訪問，促進高等教育機構(gòu)檔案的信息化建設(shè)，發(fā)展相關(guān)的規(guī)范法規(guī)，提高檔案的整體質(zhì)量，從而真正提高了高等院校檔案館的信息化管理水平。

(二)可以共享文件資源并便于查閱文件信息。在高等教育機構(gòu)的信息管理實施后，第一，可以讓管理人員擺脫繁重的體力勞動，重點轉(zhuǎn)移到收集和編輯藝術(shù)作品上。它可以提高文件管理的專業(yè)水平，更有效地履行其他的檔案管理功能，更好地為大學學習和研究服務(wù)。第二，對檔案的收集、分類、開發(fā)和使用也是一個挑戰(zhàn)。在管理平臺不完善的情況下，這些任務(wù)的完成是非常緩慢的。一旦廣泛使用信息和管理技術(shù)，文件可以確保共享資源。一方面，它是一個教學工具。研究人員可根據(jù)其職權(quán)范圍在網(wǎng)上獲得相關(guān)信息；另一方面，利益相關(guān)者也可在線獲取相關(guān)信息。通過網(wǎng)絡(luò)傳送檔案材料。此外，培訓在線檔案業(yè)務(wù)以及檔案數(shù)字化，這有助于第二次開發(fā)和使用培養(yǎng)科研人員，大大提高了高等院校的整體效率。

二、大學檔案管理現(xiàn)狀

(一)相對控制落后。隨著中國招生規(guī)模的擴大，大學的資料數(shù)量以驚人的速度在增加。對于檔案館的增長，很多大學使用電腦進行輔助管理，其功能僅限于簡單的檔案檢索。幾乎沒有文件、語音、圖像的無紙張管理。此外，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展以及辦公室自動化和系統(tǒng)的普及，高等學校正在通過培訓、傳輸和儲存文件來處理政府事務(wù)，因此，文件管理效率低下的問題仍然無法徹底改變。另外，電子設(shè)備：記錄的信息格式越來越多，電子文件數(shù)量也越來越多，使得文件管理員的工作更加困難和繁重。

(二)學生調(diào)查表太簡單，信息價值不高。大學生的大部分信息記錄主要包含以下內(nèi)容：姓名、性別、個人經(jīng)歷、職位、班級、愛好和家族關(guān)系。其他信息包括：截止日期測試結(jié)果、獎勵、教師和其他科目的反饋。在高等院校目前的學習階段，全日制教師的任務(wù)非常大，咨詢?nèi)藛T也需執(zhí)行繁重的管理任務(wù)，很少有時間。在復(fù)雜多變的現(xiàn)實中，不可能穩(wěn)定學生的情緒和保證他們的情緒，全面參與學習，提高學生的學習質(zhì)量。

(三)初期的重要文件沒有電子化，容易導(dǎo)致文件損壞或丟失。許多大學忽視了重要文件的修復(fù)工作，許多文件在損壞或丟失后無法修復(fù)，給學校和社會造成了巨大損失。學校必須修復(fù)這些保存的文件,例如掃描文件,以及由于大面積而無法掃描的建筑圖紙,可以通過縮微膠片制成微縮膠卷。

(四)已形成的電子文件管理不足現(xiàn)象非常嚴重。沒有專門的管理,沒有規(guī)則或科學方法來保證電子記錄的真實性、可靠性、完整性和可用性。盡管已經(jīng)進行了一些實驗研究,但由于資金問題,尚未創(chuàng)建數(shù)字文件管理系統(tǒng)。接受電子文件的問題尚未列入議程。大多數(shù)電子文檔都是通過它們的形成來存儲和處理的。電子文件仍處于自我毀滅的狀態(tài)。

三、增強高校檔案的管理信息化建設(shè)

(一)實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。由于數(shù)字化控制的趨勢,數(shù)字技術(shù)應(yīng)與光盤、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和寬帶數(shù)據(jù)存儲相結(jié)合。所有形式的書面文件的數(shù)字處理。高校檔案信息管理已成為中國最先進的多媒體信息管理系統(tǒng)之一。并要求使用客戶端結(jié)構(gòu)/服務(wù)器和TCP/IP技術(shù)，通信協(xié)議，Un5X操作系統(tǒng)，大型Oracle數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，300GBHP光學庫,MPEGZ壓縮系統(tǒng)和專業(yè)編輯技術(shù)來配置兩個服務(wù)器以形成雙系統(tǒng)備份系統(tǒng)視頻播放。因此，文件檢索工具可在閱覽室張貼后立即安裝和檢索。可以提高搜索效率，增加搜索功能，增加文件信息的使用，加快文件管理的信息化速度。同時,可以有效保護一些珍貴的原始文件。

(二)管理文檔質(zhì)量并拒絕不符合要求的文檔。案件檔案的具體質(zhì)量要求如下:第一，有必要建立一個雙軌系統(tǒng)，用于存檔紙質(zhì)和電子文檔。然而，應(yīng)當注意到從電子文件中收集的數(shù)據(jù)以及完全符合電子文件內(nèi)容的電子和書面文件的提交。第二，文件必須完整。第三,文件必須保持干凈整潔。在書寫過程中,筆或簽字筆必須統(tǒng)一使用。第四,要真正反映學校教學內(nèi)容、研究和管理。第五，遵守規(guī)則，所有的材料都應(yīng)該是有用的，這樣可以長期保持管理。高等學校的信息文件不僅要建立高校檔案管理系統(tǒng)，還要注意提高保障信息系統(tǒng)安全的認識。嚴格要求負責安全、文件和信息安全、高等教育機構(gòu)檔案管理和保密關(guān)系的工作人員。

(三)文件信息化的主要目的是提供無障礙環(huán)境。利用有價值的信息來滿足對使用這種信息的需求，應(yīng)成為檔案信息化最有力的推動力，也是衡量信息效果的主要指標。檔案規(guī)范化。對檔案信息化工作需求的分析，以及對檔案信息使用的理解和預(yù)測表明，檔案應(yīng)該開始因此，在高等院校檔案中使用信息技術(shù)將有效地提高工作效率，并對檔案館的發(fā)展具有重要意義。創(chuàng)建檔案的主要方向可以迅速轉(zhuǎn)移到信息化和現(xiàn)代化。管理模式的轉(zhuǎn)型最大限度地面向檔案對象,成為檔案信息的中心。