數字信息化背景下高校檔案管理創新探討

□劉 暢

信息化是高校檔案管理工作的必然，網絡校園建設提供了技術支持，同時高校發展每日產生的大量信息文件，規范化與高效化管理，都離不開檔案管理信息化建設，以此實現檔案資源作用最大程度發揮。數字化處理與檔案存儲后，查閱便利性與資源共享成為了可能，尤其是數據信息技術的引入，實現了檔案管理質量的持續改進，更利于高校長足發展。

一、數字信息化背景下高校檔案管理現狀

當前我國高校檔案管理問題，主要體現在以下幾方面；一是服務質量不高。檔案管理人員思想守舊，主動服務意識不足，嚴重影響檔案管理工作現代化建設。二是創新意識不足。信息技術應用與檔案管理工作融合淺層，管理體制與模式等方面，仍有較大的完善空間。三是管理人員業務素質不高。新時期檔案管理工作，對管理人員的綜合素質提出了更高要求，但管理人員創新意識不足，管理工作方法形式單一，先進技術與設備掌握不熟練，專業程度嚴重不足[1]。

二、數字信息化背景下高校檔案管理的創新對策

(一)轉變檔案管理理念。信息時代推動了高校管理工作的革新步伐，為檔案管理工作提供了數字信息技術支持，打破工作瓶頸，做到與時俱進，首要的是轉變管理觀念，提高智能化檔案管理水準，實現管理質量持續改進。管理者應當意識到檔案管理對高校與師生發展的重要性，主動發展工作中存在與潛在的問題，以此全面性、系統性完成數據整體任務，逐步轉變職責理念，并形成現代化管理觀念。高校應當加強管理者的知識技能培訓，加強其對管理工作的認識，幫助轉變觀念。高校在引進先進技術設備的同時，更需要加強對管理者的培訓，請專家介入指導，講解技術操作與思想灌輸，提高工作責任感與認同感，從而全面轉變工作觀念。

(二)加強基礎設施建設。根據高校日常管理工作需要，圍繞數據資源庫特征，加大檔案管理工作基礎建設力度。日常管理是發揮檔案服務作用必不可少的；對此，加強工作規范管理，提高服務水平意義重大。從歸檔工作入手分析，要對各收錄載體與門類進行規范的收集裝訂。在其基礎上，加強特藏資料柜、觸摸顯示屏與密集架等高科技設備以及自動消防設施的配置，設置報警系統、電子監控系統，為檔案館庫建設提供基礎保障，確保其符合信息化與標準化等檔案管理建設要求。在建設數據資源庫時，應當認清檔案事業重要目標，即逐步向數字化、精細化管理模式過渡；對此，應圍繞數字檔案管理趨勢，加強相關基礎設施建設，為檔案事業發展提供信息技術支持，確保資料數字化歸檔、異地同步備份等工作高效落實，以提高檔案管理安全可靠性，為高校網絡全覆蓋與信息化管理助力[2]。

(三)完善管理標準。檔案資源內容豐富，提高檢索查閱便利性，離不開通常跨系統查詢技術的支持。對此，管理人員應當加強實踐經驗總結，根據高校網絡化與現代化建設需要，設立與其相契合的綜合業務管理系統，包括檔案數據庫等，確保檔案更新維護等工作處于可控范圍。在此過程中，應當加強數據歸檔，確保各電子數據均可通過跨系統查詢。完善權限與借閱登記制等機制，實現資料借閱與下載等業務同步操作，提高內部檔案利用價值，反映檔案管理工作現代化水準。高校是向社會培育高素質綜合型人才的場所，檔案資料直接關乎學生全面發展；對此，檔案管理工作的重要性不言而喻。在檔案管理工作中，應堅持問題區別對待與實事求是等原則，建立與高校現代化建設發展需要相切合的管理機制。檔案管理工作創新，更得益于體制革新對機制升級的帶動，以此增強檔案管理成效。管理機制的完善，為工作展開提供了基礎保障，實現了工作的有據可依，尤其是在新形勢下，工作標準要求逐步提高，傳統管理機制儼然不能滿足發展需要；對此，還需加強現代信息技術的有效融合，從管理機制創新入手，帶動管理服務模式升級，以此提高工作效率與質量。

在數字化建設中，需完善安全管理機制，貫徹執行檔案安全責任制，落實崗位職責，實現權責利一體。提高各部門工作人員檔案安全管理意識，包括后勤與行政等部門，從而為檔案數字信息化建設助力。在高校檔案信息化管理相關法律法規建設方面，我國教育部、檔案局雖然聯合下發了《高等院校檔案管理辦法》整理規范，但各個高校檔案管理工作實質性不同，加之各地方的業務流程、執行標準等存在差異，還需加大相關法律法規建設力度，以法律手段約束高校檔案信息化管理，并制定統一的標準規范，為數字信息下高校檔案信息利用與科學管理提供基礎保障。

(四)運用數字檔案技術。高校檔案管理是系統的工程，實際工作展開復雜且繁瑣，易受到資金人力等主客觀因素限制，導致管理模式滯后與工作效率低等問題逐漸暴露，嚴重制約高校檔案管理水平提升。檔案管理涉及檔案記錄、安全存儲與檢索三方面工作。傳統管理模式中對檔案資料的收集整理，依托于大量的人力，工作成果不理想，不能避免人為因素錯誤影響，使得檔案利用率與服務成效不強。而現代信息技術的運用，彌補了傳統管理工作的不足，在人力資源應用與工作效率等方面的優勢，都是傳統管理模式不能比擬的，體現在以下幾方面；一是依托數字化技術加大電子檔案庫建設力度，并根據需要適當公開。檔案管理人員應當實時對高校發展產生的電子數據進行記錄歸檔，鼓勵師生與各部門參與到檔案資料完善工作中來；在其基礎上，加強檔案資料審核，審核合格的資料歸檔。工作壓力下降，任務展開成效與檔案資料準確性隨之提高。尤其是各部門在完善資料時，能夠對工作有全面的認識，對彌補不足與發展方向制定提供了參照依據。二是借助數字化技術，提高了畢業生存儲提取的便利性，避免了檔案資料丟失等問題出現。檔案管理人員可利用現代信息技術，在畢業生學位證等證件上，以二維碼的形式獲取學生檔案資料，確保了信息資料的準確性與獲取便利性。為確保檔案資料信息完整與安全存儲，還需加強信息入口密碼設置，尤其是網絡環境開放，為防止病毒與黑客攻擊，還需加強防火墻等安全技術的高效運用。檔案信息化管理手段多樣，一是云計算技術，具有成本低、虛擬化程度強、靈活性與存儲能力強等特征，能夠分析大數據，實現所需數據、計算待遇提煉。二是數據挖掘技術，可短時間挖掘價值信息，并將其存儲至檔案管理系統，從而根據用戶需要提供針對性、個性化服務。三是電子標簽，其相當于一個芯片，將檔案信息存入其中，通過檔案管理軟件，可實現信息自動管理。同時檔案登記與提取等操作便利性、快捷性提高。除此之外，電子標簽可用作用戶標識與檔案統計利用等工作，高校檔案管理水平與質量隨之提高。在設立高校檔案信息化管理體系時，除信息技術支持外，還需設立統一的計算數據庫，最終實現國內信息共享。

(五)增強管理者業務素質。檔案管理人員的業務素質，直接關乎工作完成效率與質量以及檔案數字信息化建設水準，對此，完善培訓考核機制意義重大，以輕松應對崗位工作。一是轉變管理者服務理念，將開放檔案取代以往封閉式管理模式，提高服務效率。基于現代化管理理念的檔案管理，能夠促使各部門工作流程優化，提高全員檔案管理意識，從而形成全員參與的工作氛圍。二是通過培訓提高檔案管理者的數字信息化意識，強化對數字信息技術掌握的熟練度，以此提高業務專業水平。三是提供實踐平臺，讓檔案管理人員成為檔案數字信息化建設的主力軍。要求其通過檔案管理數據分析，發現管理工作的不足，以此調整管理方向，從而在摸索實踐中創新管理措施與服務模式。通過檔案管理信息分析，深入挖掘了檔案價值，并使其呈多元化體現，對優化內部創新環境，帶動檔案管理創新有現實指導意義。高校管理部門在加強隊伍建設的同時，還需加大對檔案信息化管理的知識宣傳，提高全民意識，強化高校檔案管理軟實力。

三、結語

高校檔案管理的數字信息化建設，能夠滿足高校檔案發展實際需要，提高了檔案管理邏輯性與實效性。但新時期的檔案管理工作對檔案人員的專業素質與管理模式等提出了更多要求；對此，加強檔案管理系統網絡化建設，緊跟時代發展步伐，成為了高校檔案管理創新的重要方向。但前提是解決人員綜合素質不高與管理體制滯后等問題，以夯實檔案管理工作數字信息化發展基礎。